Produktdatenmanagement für Hersteller komplexer Produkte Schnell konfiguriert: Mit optimierten Produktdaten zu attraktiveren B2B-Bestellprozessen

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Im Wettbewerb um Kundenzufriedenheit werden digitalisierte Produktdaten-Management-Systeme immer wichtiger. Für Hersteller komplexer Produkte lohnen sich die Einführung eines solchen Systems besonders, denn es lassen sich dadurch auch maßgeschneiderte Konfigurationstools entwickeln, die Kunden die Auswahl erleichtern.

Automatisierte Fertigungsstraßen, straffe Prozesse und genaue Taktung waren in der Produktion vieler Unternehmen längst Alltag, als das Management der entsprechenden Produktdaten noch durch verteilte Ablagen, Redundanzen und hohen Zeitaufwand geprägt war. Doch die Erkenntnis setzt sich durch, dass Daten und Informationen wertvolle Assets sind, die auch das Alleinstellungsmerkmal eines Unternehmens mitbegründen.

Das gilt umso mehr, wenn es sich um komplexe Produkte handelt und das Know-How auch das Wissen einschließt, wie die einzelnen Komponenten zu einer passenden und funktionsfähigen Produktlösung zu kombinieren sind.

Produktdaten in PIM-Plattformen zentral verwalten

Um ihre wertvolle Datenressourcen auch bestmöglich zu nutzen, suchen Unternehmen daher nach geeigneten Softwarelösungen für das Produktdaten-Management. Die Forderungen nach Einführung solcher Systeme kommen häufig aus den Vertriebs- und Marketingabteilungen. Dabei geht es vor allem um Lösungen, die Product Information Management (PIM) mit Master Data Management und Digital Asset Management vereinen. „Das Prinzip: Wirklich alle nötigen Daten aus allen relevanten Bereichen – Produktstammdaten, Produktbeschreibungen, Bilder, Videos, Texte und vieles mehr – werden zentral zusammengefasst und verknüpft“, erklärt Andreas Staab, Senior Projektmanager Intera GmbH. Der IT-Dienstleister unterstützt insbesondere B2B-Anbieter komplexer Produkte bei der Einführung von PIM Systemen, überwiegend auf Basis der Pimcore-Plattform.

„Datenpflege und Zugriffsberechtigungen werden über ein integriertes Berechtigungsmanagement gesteuert; die entsprechenden Workflows sowie Versionierungen sind ebenfalls einstellbar.“ Indem alle Anwendungen auf diese zentrale Datenquelle (als single point of truth) zugreifen, ist sichergestellt, dass die Daten über alle Kanäle stets in der aktuellen Version bereitstehen.

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Was es bei der Einführung eines PIM-Systems zu beachten gibt

Effiziente Prozesse, konsistente Daten: Ein Qualitätssprung

Durch den Einsatz eines solchen digitalisierten Datenmanagement-Systems lassen sich nicht nur Prozesse beschleunigen und Kosten senken, sondern auch deutliche qualitative Verbesserungen erzielen. So geben etwa in einer aktuellen Studie der Hochschule Aalen über 90 Prozent der Befragten an, dass mit der Nutzungsdauer des PIM-Systems auch die Datenqualität gestiegen sei. Vergleichbare Verbesserungen bestätigt Staab: „Durch Anreicherung von Daten und optimierte Datenstrukturen erhöht sich auch die Datenqualität. Mit definierbaren Voreinstellungen zur Dateneingabe und –pflege sowie integrierten Prüf- und Freigabeprozessen lässt sich diese Qualität auch nachhaltig gewährleisten.“

Das PIM-System sollte anpassbar sein

Was auch heißt: Damit die Einführung eines neuen PIM-Systems zum Erfolg wird, muss zuvor in aller Regel noch etwas Arbeit in die Datenaufbereitung investiert werden.

Auf Basis des Anforderungskatalogs ist aber zunächst eine geeignete Softwarelösung auszuwählen. Ein entscheidendes Kriterium ist neben den beschriebenen Grundfunktionen die Kompatibilität: Werden bestehende Systemen durch Schnittstellen unterstützt? Andere Kriterien sind spezifischer, für international agierende Anbieter spielt zum Beispiel Mehrsprachigkeit eine Rolle, während für andere Hersteller die Massenbearbeitung sehr wichtig ist. Staab sieht Flexibilität und Skalierbarkeit als relevante Kriterien: „Erfahrungsgemäß unterscheiden sich Arbeitsweisen und Abläufe einzelner Unternehmen sogar innerhalb einer Branche stark. Die Software sollte sich daher an das Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt.“ Generell empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen: Zunächst sollten die wichtigsten Anwendungen angebunden werden. Danach kann sukzessive auch der Anschluss weiterer Systeme, etwa ein neuer Webshop oder weitere Länderseiten, erfolgen.

Daten anreichern und optimieren

Investitionen in Lizenzen oder Softwarekauf sind nicht zwingend; es gibt inzwischen auch Open-Source-Plattformen auf dem Markt, die ein großes Leistungsspektrum abdecken.

Für mittelständische Unternehmen, deren eigene IT-Abteilung stark ausgelastet ist, kann es sinnvoll sein, mit externen Partnern erste Bestandsaufnahmen durchzuführen – denn die bringen nicht selten Überraschungen mit sich: Die Betrachtung setzt am Ausgangspunkt, bei den Stammdaten an. Diese Produktstammdaten werden in der Regel aus dem jeweiligen ERP oder Warenwirtschaftssystem importiert. Aus technischer Sicht sind sie meist korrekt und vollständig. „Man sollte allerdings noch weiter gehen und zum Beispiel auch nach der Kompatibilität der Produkte untereinander fragen“, erläutert Staab. Für erfahrene Mitarbeiter ist die Antwort nicht schwer, sie erkennen Varianten und passende Komponenten vielleicht schon anhand der Produktnummer. Ganz anders stellt sich das für Außenstehende dar, etwa für B2B-Kunden, die man mit einem neuen Webshop oder einer digitalisierten Beschaffungslösung erreichen möchte. Woher wissen die Verantwortlichen im Einkauf, ob und wie einzelne Komponenten des Anbieters zusammenpassen? „Die Unternehmen erkennen schnell, dass noch Handlungsbedarf besteht, was die Logik innerhalb der Produktdaten angeht. Die Relationen der einzelnen Produktkomponenten untereinander auch IT-technisch abzubilden lautet daher die Herausforderung, die es anzugehen gilt“, erklärt Staab.

Weitere Optimierungen betreffen die Strukturierung der Daten. So ist es zum Beispiel effizienter, bestimmte Produktausprägungen, wie die Farbe, als Datenobjekt anzulegen, statt sie zahlreichen Artikeln einzeln manuell zuzuordnen. Das hat den Vorteil, dass auch weitere Daten wie der Farbcode und Abbildungen mit hinterlegt werden können. Änderungen, etwa in der Bezeichnung oder im hinterlegten Farbcode, lassen sich dann automatisch auf alle Artikel übertragen, die diese Farbe verwenden.

Nutzerfreundliche Produkt-Konfiguratoren erleichtern die Arbeit

Im Ergebnis der Datenoptimierung und -anreicherung stehen konsistente und qualitativ hochwertige Daten zur Ausspielung in allen Kanälen bereit. Für Präsentation und Auswahl von Mehrkomponentenlösungen und Produktvarianten ergeben sich daraus aber auch noch zusätzliche Möglichkeiten: „Indem man auch die Relation der Daten untereinander mit einbezieht, schafft man gleichzeitig die Grundlage für die Entwicklung einer maßgeschneiderten Konfigurationslösung. Übersichtliche, nutzerfreundliche Konfigurationstools stellen schließlich ein Feature dar, dass sich viele Anbieter komplexer Produkte für ihre Kunden wünschen – gerade wenn sie in Richtung Direktvertrieb gehen wollen“, so Staab.

Um wirklich die Erwartungshaltung der Einkäufer im B2B-Umfeld zu treffen, braucht es die kombinierte Expertise aus dem Vertrieb und Customer Experience. Sales-Verantwortliche können Erfahrungsstand und Erwartungshaltung der Beschaffer auf Kundenseite am besten einschätzen. Wenn es um die Entscheidung geht, wie das Auswahlmenü zu gestalten ist – eher als mehrseitiges Formular oder in einer Ansicht mit Checkboxen – können externe Berater mit Projekterfahrung helfen.

Die meisten Unternehmen denken bei Produkt-Konfigurationstools ad hoc an Kundenanwendungen, es gibt jedoch noch eine zweite Zielgruppe: Die eigenen Mitarbeitenden. Auch ihnen können Konfigurationen die Angebotserstellung wesentlich erleichtern, indem sie schneller konfigurieren und schneller kalkulieren.