Smart Collaboration

Smart Collaboration – von der Idee bis zur Umsetzung

| Autor / Redakteur: Volker Wiora / Lena Höhn

Smart Collaboration kann die Zusammenareit im Team, sowie die Projektarbeit im Team effektiver machen.
Smart Collaboration kann die Zusammenareit im Team, sowie die Projektarbeit im Team effektiver machen. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Smart Collaboration – also die agile Zusammenarbeit innerhalb von Gruppen, bei der verschiedene Formen der Zusammenarbeit verbunden werden, um Lösungen schneller zu erzielen – kann Projektarbeit effektiver machen. Die Basis dafür sind Transparenz bei der Kommunikation und Zugriff auf die passenden Werkzeuge.

Die Realität sieht in vielen Unternehmen aber noch anders aus. Sie stehen vor der Herausforderung, das passende Setup für ihre Strukturen und Prozesse zu finden. Dabei ist darauf zu achten, dass nicht nur Anforderungen der täglichen Arbeit abgedeckt werden, sondern auch die organisationsübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht und externe Partner oder Kunden wirksam eingebunden werden können.

Die zentralen Fragen lauten: Wie können die richtigen Ressourcen und das notwendige Know-how schnell miteinander verknüpft werden? Und wie kann sich ein Projekt dabei agil entwickeln und zum Erfolg geführt werden?

Probleme der digitalen Zusammenarbeit

Digitale Zusammenarbeit ist trotz Internet und zahlreicher Collaboration-Tools heute häufig immer noch ineffizient. Gerade Ablage- und Kommunikationsprozesse, die Art der Informationsverbreitung und des Wissensmanagements sind dabei meist fehleranfällig, insbesondere dann, wenn Personen über mehrere Standorte oder Zeitzonen hinweg beteiligt sind. Schnell kommt es im Projektverlauf zu einem Wildwuchs einzelner, miteinander inkompatibler Lösungen für unterschiedlichste Tätigkeiten und einer Vielzahl von Daten in Kommunikationssilos.

Projekte laufen dann unbemerkt aus dem Ruder, weil es an einer transparenten, bereichsübergreifenden Datenbasis, Kommunikation und Zusammenarbeit fehlt. Eine einfache Aufgabe, wie zum Beispiel das Nachhalten des Bearbeitungsstatus von Einzelschritten oder das Auffinden der finalen Version von gemeinsam erstellten Dokumenten, erweist sich in der Praxis dann als hochgradig schwierig und ineffizient.

Smart Collaboration: Ganzheitliche Lösungen ermöglichen agile Zusammenarbeit von dezentralen Projektgruppen innerhalb großer Interessengemeinschaften.
Smart Collaboration: Ganzheitliche Lösungen ermöglichen agile Zusammenarbeit von dezentralen Projektgruppen innerhalb großer Interessengemeinschaften. (Bild: Schwartz Public Relations / Linkando)

Überblick verschaffen, Inhalte der Projekte definieren und Ziele festlegen

Doch wie lässt sich ein Projekt mithilfe des Konzepts der Smart Collaboration richtig umsetzen, gerade wenn es Aufgaben unterschiedlicher Priorität gibt? Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass Smart Collaboration bereits vor der eigentlichen Zusammenarbeit innerhalb eines Projekts ansetzt. Nimmt eine neue Projektidee Gestalt an, müssen im ersten Schritt passende Beteiligte gesucht und in das Projekt integriert werden. Bereits hier setzt Smart Collaboration an und unterstützt bei der Kandidatenauswahl. Anschließend müssen der Projektinhalt und die zur Verfügung stehenden Mittel genau definiert werden: Welche Ressourcen gibt es? Welche Experten tragen welchen Input bei? Welchen Wissensstand haben die Beteiligten und wo liegen ihre Stärken? Wann und wie sind sie verfügbar und welche Kosten sind damit verbunden? Um alle möglichen Mitwirkenden ideal einzubinden, sind oft unterschiedliche Werkzeuge und Kommunikationswege nötig. Zudem ist es ist es wichtig, Projekte transparent abzustimmen

Im nächsten Schritt ist es ist es wichtig, die vorliegenden Materialien zu bewerten und die genauen Abläufe des anstehenden Prozesses zu determinieren. Nicht nur das Projektziel, sondern auch verschiedene Teilziele müssen festgelegt werden. Sind die Teilziele definiert, müssen die dafür notwendigen Ressourcen identifiziert, miteinander verknüpft und eingeplant werden. Die Schwierigkeit liegt darin, den Input trotz vieler Projekt-Beteiligten themenbezogen zu ordnen. Verschiedene Ablageorte sowie unterschiedliche Formate machen einen Gesamtüberblick kaum möglich, was wiederum eine Zielfestlegung im Anfangsstadion eines Projektes erschwert. Um den Ressourcen-Überblick – auch während eines Projekts – zu wahren, müssen alle Informationen wie beispielsweise Texte, Bilder, Dokumente oder auch Expertisen an einem Ort zu finden sein. Sind die Ressourcen also ausnahmslos über eine gemeinsame Plattform zu finden, auf die auch alle Beteiligten Zugriff haben, steht dem Projekt nichts mehr im Wege – auch keine Datensilos.

Agile Teams in B2B-Unternehmen

Agilität

Agile Teams in B2B-Unternehmen

07.06.18 - Das Wort ist heute in aller Munde: Agilität. Eine agile Arbeitsweise sollte eigentlich schon in jedem Unternehmen verankert sein. Eigentlich. Wie das für B2B funktioniert, warum Agilität notwendig ist und wo die Hürden liegen, soll folgender Beitrag veranschaulichen. lesen

Agile Strukturen fördern Transparenz und somit Projekterfolg

In der täglichen Projektarbeit zeichnet sich erfolgreiche Smart Collaboration durch transparente Zusammenarbeit aus. Oftmals fehlt aber noch die ausreichende Transparenz über den Bearbeitungsstatus von abgelegten Dokumenten, besonders wenn das Datei-Format keine interne Änderungsverfolgung bietet. Es entstehen Dokumentenduplikate, die dann oft in verschiedenen Orten abliegen. Meist ist auch nicht klar, über welches Know-how die Beteiligten verfügen und welche Quellen sie genutzt haben. Eine intelligente Plattform kann dabei helfen, Informationschaos zu verhindern. Sie ermöglicht es, alle Beteiligte temporär oder dauerhaft mit verschiedenen Berechtigungen in ein Projekt einzubinden. Dies fördert eine agile und effiziente Bearbeitung von Aufgaben. Denn gerade in der projektgebundenen Zusammenarbeit ist es essenziell, dass Datenmanagement, Wissensaustausch und auch das Auffinden von Experten und Know-how so einfach wie möglich funktionieren.

In einem modernen Smart-Collaboration-System können sich potenzielle Projektmitglieder mit Profilen zu Arbeitsgebieten und Themenschwerpunkten schnell finden. Gelingt es, Smart Collaboration zu praktizieren, dann bedeutet dies vor allem, innerhalb eines dynamischen Ökosystems zu interagieren, gemeinsam neue Ideen zu generieren und gesteckte Ziele zu erreichen. Die mit einer durchgängigen, digitalen Zusammenarbeit einhergehende Transparenz unterstützt diesen Prozess sowie das Auflösen von starren Strukturen. Agile Arbeits- und Denkweisen halten toolgestützt Einzug in die gesamte Organisation.

Klare Kommunikation, einfacher Austausch, intuitive Bedienbarkeit

Mithilfe einer Plattform, auf der alle Informationen inklusive der Kommunikationsinhalte gebündelt und themen- sowie personenbezogen geordnet sind, wird die digitale Zusammenarbeit erleichtert. Denn ein Mehrwert entsteht vor allem durch vereinfachte Absprachen und den unkomplizierten Austausch von Informationen, Neuigkeiten und Meinungen. Durch eine Einbindung und Nutzung von Blog-, Chat- und Conferencing-Funktionalitäten auf einer ganzheitlichen Plattform ist das möglich. Ein wesentlicher Faktor für die Akzeptanz einer Smart-Collaboration-Lösung ist die intuitive Bedienbarkeit sowie die volle Integration der wichtigsten Tools und Arbeitsmittel, egal ob am Computer, Tablet oder Smartphone. Intransparente Kommunikation, Datensilos und Schatten-IT entstehen gerade dadurch, dass die zur Verfügung stehenden Werkzeuge entweder die Anforderungen nicht abbilden können oder einfach zu schwierig in der Anwendung sind.

Ganzheitliche Lösungen ermöglichen agile Zusammenarbeit

Um die richtigen Ressourcen und das notwendige Know-how effizient miteinander zu verknüpfen, eignet sich eine ganzheitliche Smart-Collaboration-Plattform. Dort können sich Projekte, egal ob von kleinen Teams oder von großen Interessensgemeinschaften, agil entwickeln und somit von dynamischen Ökosystemen erfolgreich umgesetzt werden. Gründe dafür sind die Übersicht über die Ressourcen und Expertisen der Beteiligten sowie transparente Informationsstrukturen, einfach zu bedienende Kommunikationswerkzeuge sowie ein klarer Überblick über Aufgaben und deren Stati für alle Beteiligten – und das alles gebündelt an einem Ort.

Volker Wiora ist Managing Director und Co-Founder von Linkando.
Volker Wiora ist Managing Director und Co-Founder von Linkando. (Bild: Schwartz Public Relations / Linkando)

Über den Autor

Volker Wiora ist Managing Director und Co-Founder bei Linkando und treibt die Entwicklung und Durchführung der Geschäftsstrategie hinter der Crowd-Collaboration-Plattform voran. In den vergangenen Jahren half er bereits mit seiner mehrjährigen Erfahrung als Managing Director und Gründer von wiora ventures rund 15 Unternehmen in Europa und den USA aufzubauen. In seiner bisherigen Laufbahn war er in zwei IPOs, sieben Übernahmen und vier „Liquidity events“ involviert. Zuvor hat Volker Wiora seine Expertise als CIO bei Altiris und als Strategic Advisor bei Matrix42, Nexthink, Adaptive Computing und Kaviza (heute Citrix) eingebracht. Neben Linkando ist Volker Wiora ebenfalls bei der ChannelXperts, Inc. im Executive Board involviert.

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