Praxiscase elektronische Signaturen

Wenn Papier im digitalen Zeitalter zu langsam ist

| Redakteur: Georgina Bott

Papierchaos und langsame Vertragsvorgänge waren gestern. Elektronische Signaturen revolutionieren die Geschäftsprozesse.
Papierchaos und langsame Vertragsvorgänge waren gestern. Elektronische Signaturen revolutionieren die Geschäftsprozesse. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Verträge, Dokumente und Leistungsbeschreibungen werden in der Beschaffung noch immer auf Papier unterschrieben. Wie wichtig jedoch digitale Prozesse im Procurement sein können, zeigt T-Systems: Vertragsvorgänge, die früher drei bis vier Tage dauerten, erledigt das Unternehmen mittlerweile innerhalb von zwei Stunden.

Der Markt für IT und Telekommunikation durchlebt radikale Veränderungen: Die Geschäftsmodelle von heute sind digital und global vernetzt und entsprechen so der wachsenden Nachfrage nach Schnelligkeit, Benutzerfreundlichkeit und mobiler Verfügbarkeit. Unternehmen, die mit diesen Entwicklungen nicht mithalten können laufen Gefahr, der Konkurrenz hinterher zu hinken.

Elektronische Signatur – der Turbo für B2B Verträge

Geschäftsprozesse

Elektronische Signatur – der Turbo für B2B Verträge

13.02.18 - Bis Verträge auf dem Papier abgeschlossen werden, können schnell Wochen vergehen. Mit der elektronischen Signatur geht das Unterschreiben so schnell wie eine WhatsApp-Nachricht. Wie funktioniert die eSignatur, und wie sieht der rechtliche Rahmen aus? lesen

Auch der Cloud-Pionier T-Systems stand vor der Herausforderung, zeitaufwendige Papierprozesse durch digitale Lösungen zu ersetzen. Verträge und NDAs, die handschriftlich auf Papier unterzeichnet werden mussten, führten bei T-Systems beispielsweise zu Verzögerungen im Einkaufsprozess. Die Beschaffung wurde dadurch zu einer Art Flaschenhals, wenn Lösungen zum Kunden ausgeliefert werden sollten. Die Lösung: eine elektronische Signatur soll alle handschriftlichen Vertragsunterzeichnungen ersetzen.

Elektronische Signaturlösung schafft Abhilfe

Es wurde ein Tool benötigt, mit der elektronische Unterschriften überall, jederzeit und auf jedem Gerät möglich sind. Die erfolgreiche Partnerschaft von DocuSign mit der Muttergesellschaft Deutsche Telekom veranlasste T-Systems schließlich dazu, die elektronische Signatur-Plattform von DocuSign einzuführen. Das Unternehmen wollte sicherstellen, dass die Abwicklung mit seinen Lieferanten schnell abläuft und der Mehrwert von der Lieferkette direkt zum Kunden weitergegeben werden kann.

Doch vor der Einführung mussten auch rechtliche Fragen geklärt werden. „Es gab eine ständige Diskussion mit unserer Compliance- und Legal-Abteilung, ob wir ein elektronisches Signatur-Tool einführen sollten“, erklärt John Dawson, Head of Procurement bei T-Systems. Die rechtliche Gültigkeit der elektronischen Signatur wurde mit der eIDAS Verordnung im Juli 2016 neu geregelt. Mit dieser Verordnung wurde die eSignatur in allen EU-Ländern als Beweis für rechtliche Verfahren zugelassen. Das machte sie letztendlich auch für die Anwendung bei T-Systems geeignet.

Implementierung mit Mehrwehrt: Beschleunigte Prozesse und verbesserte Compliance

Die Einführung der elektronische Signatur-Lösung von DocuSign ist ein einfacher Prozess. Im Rahmen eines Workshops, bei dem das Tool auf die Bedürfnisse der Beschaffung abgestimmt und konfiguriert wird, können die Teilnehmer die Plattform in Aktion sehen und die Lösung adaptieren. Schon kurz nach der Einführung konnte T-Systems einen signifikanten Return on Investment feststellen. Für Vorgänge, die zuvor mehrere Tage dauerten, benötigt T-Systems mittlerweile nur noch wenige Stunden.

So wurde beispielsweise die Produktivität signifikant erhöht: „Früher bin ich Kunden mit Papieren hinterhergejagt, die sie unterschreiben sollten. Jetzt verschicken wir die Dokumente einfach digital, und die Kunden bekommen eine Benachrichtigung per E-Mail“, erklärt Dawson. Die Kunden öffnen das Dokument und können es direkt unterzeichnen. „Es beschleunigt den Prozess, erfüllt die Compliance-Vorschriften besser – und wir haben am Ende nur eine einzige Version des Vertrags.“ Vor der Einführung von DocuSign machten häufig mehrere Versionen des gleichen Dokuments die Runde – eingescannte Papierdokumente, wohlgemerkt.

Positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen

Aktuell führt T-Systems jährlich rund 15.000 Transaktionen mit seinen Lieferanten durch – mit dem Erfolg der elektronischen Signaturlösung werde diese Zahl künftig weiter steigen. Nach dem Erfolg im Procurement hat Dawson das Konzept auch in anderen Geschäftsbereichen vorgestellt. Mittlerweile habe auch die Personalabteilung begonnen, elektronische Signaturen für ihre internen Mitarbeiterformulare zu verwenden. „Noch handelt es sich um eine eigenständige Lösung – wir haben unsere digitale Reise gerade erst begonnen“, betont Dawson. „Doch der Einsatz von elektronischen Signaturen im Unternehmen wächst stetig.“

Über T-Systems

Die T-Systems ist Partner seiner Kunden auf dem Weg der Digitalisierung. Das Unternehmen bietet integrierte Lösungen für Geschäftskunden. Bei der Tochtergesellschaft der Deutschen Telekom kommt alles aus einer Hand: vom sicheren Betrieb der Bestandssysteme und klassischen IT- und Telekommunikations-Services über die Transformation in die Cloud einschließlich internationaler Netze, bedarfsgerechter Infrastruktur, Plattformen und Software bis hin zu neuen Geschäftsmodellen und Innovationsprojekten im Internet der Dinge. Grundlage dafür sind globale Reichweite für Festnetz- und Mobilfunk, hochsichere Rechenzentren, ein umfassendes Cloud-Ökosystem mit standardisierten Plattformen und weltweiten Partnerschaften sowie höchste Sicherheit.

Über DocuSign Inc.
DocuSign verändert die Art und Weise, in der Geschäfte getätigt werden. Jeder kann Vereinbarungen überall und zu jeder Zeit auf jedem Gerät mit Vertrauen und Sicherheit unterzeichnen und verwalten. Flexibel unterwegs mit DocuSign.

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