Negatives Feedback geben Wie schwierige Gespräche am Arbeitsplatz erfolgreich gemeistert werden können

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Das Jahresende rückt näher und damit auch die Leistungsbeurteilungen, sodass Führungskräften schwierige Gespräche bevorstehen, in denen es nicht immer nur positive Nachrichten für ihre Mitarbeitenden gibt. In diesem Artikel erhalten Sie drei Tipps, die Ihnen als Führungskraft bei solch schwierigen Gesprächen helfen können.

Für Führungskräfte ist es von entscheidender Bedeutung, konstruktives, ehrliches Feedback zu geben, um die Leistungen zu steigern und Teams in schwierigen Zeiten zu motivieren. Die Expertinnen und Experten von Hogan Assessments haben drei wichtige Tipps zusammengestellt, die Führungskräften helfen können, diese schwierigen Gespräche mit Empathie, Klarheit und Resilienz zu führen.

1. Tipp: Aktiv Zuhören

Leistungsbeurteilungen sind tendenziell mit Gesprächen über Beförderungen und Gehaltserhöhungen verknüpft oder dienen sogar als Begründung für Entlassungen. Diese jährlichen Gespräche sind manchmal die einzige Gelegenheit für Mitarbeitende, Feedback zu ihrer Arbeit im Laufe des Jahres zu erhalten. Daher sind Einfühlungsvermögen, Klarheit und Resilienz von Vorgesetzten entscheidend, um diese Unterhaltungen effektiv zu führen. Der erste Schritt, um dies sicherzustellen, ist aktives Zuhören. Aktives Zuhören ist eine Kommunikationsfertigkeit, bei der es darum geht, nicht nur die Worte der anderen Person zu hören. Es gilt, sie sorgfältig zu verarbeiten und die Bedeutung und Absicht hinter ihnen zu verstehen. Dazu muss man aufmerksam und fokussiert am Kommunikationsprozess teilnehmen. „Aktives Zuhören ist der Schlüssel zum Verstehen. Führungskräfte, die ihren Mitarbeitenden wirklich zuhören, zeigen, dass sie die Beiträge und Bedenken ihres Teams schätzen, und schaffen so eine Vertrauensbasis. Wenn diese Vertrauensbasis etabliert wurde, können Vorgesetzte Probleme, die sich auf die Leistung auswirken, effektiver erkennen und leichter Lösungsansätze finden“, erklärt Dr. Ryne Sherman, Chief Science Officer bei Hogan Assessments und Co-Host des Science of Personality-Podcasts.

2. Tipp: Entgleisungen vermeiden

Bei schwierigen Gesprächen oder negativem Feedback müssen Führungskräfte Entgleisungen vermeiden und sich darauf konzentrieren, ihr Feedback präzise zu formulieren. Um die Möglichkeit zu verringern, vom Thema abzuweichen, sollten sie eine Atmosphäre der Offenheit schaffen und mögliche Ablenkungen beseitigen, die die Konzentration beeinträchtigen oder ein unangenehmes Umfeld kreieren könnten. Vorgesetzte sollten auch auf Widerspruch gefasst sein, da die meisten Menschen nicht gerne negatives Feedback erhalten, insbesondere wenn sie es nicht erwartet hätten. Wenn sie ruhig bleiben und Widerstand mit Neugier statt mit Abwehrhaltung begegnen, werden konstruktive Ergebnisse viel wahrscheinlicher. „Wenn Mitarbeitende kritisches Feedback von ihren Vorgesetzten erhalten, ist Widerspruch eine natürliche, menschliche Reaktion“, so Dr. Sherman. „Dies spiegelt wahrscheinlich eine Kluft zwischen der Identität der Mitarbeitenden, also wie diese sich selbst sehen, und ihrem Ruf, wie andere sie sehen, wider. Führungskräfte, die ihren Mitarbeitenden helfen können, diese Lücke durch die Entwicklung eines strategischen Selbstbewusstseins zu schließen, sehen eher positive Ergebnisse.“ Der Widerstand gegen Feedback kann auch deutlich reduziert werden, wenn Vorgesetzte während dieser Gespräche durchweg Anteilnahme und Mitgefühl zeigen.

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3. Tipp: Einen klaren Weg aufzeigen

Nachdem das schwierige Gespräch geführt und das nötige Feedback gegeben wurde, ist der letzte Schritt des Prozesses, das Gespräch mit einem klaren und sinnvollen Weg für die Zukunft abzuschließen, der den Mitarbeitenden Sinnhaftigkeit und eine Richtung vermittelt. Wenn Verbesserungen das Endziel sind, ist es entscheidend, einen Plan für die Person zu erarbeiten, mit dem sie ihre Stärken nutzen und auf die Erwartungen ihrer Führungskraft reagieren kann. Vorgesetzte müssen Mitarbeitenden dabei helfen, potenzielle Hindernisse vorherzusehen, die Veränderungen verhindern, und ihnen die Unterstützung und Anleitung bieten, die für die Umsetzung des Plans erforderlich sind. „Veränderungen sind in einem sicheren Umfeld, in dem man Gehör erhält, leichter“, so Dr. Sherman. „Wenn Teammitglieder einen neuen Prozess überdenken können und die Veränderungen schrittweise erfolgen, sind Anpassungen leichter umzusetzen. Auf diese Weise geben Führungskräfte ihren Mitarbeitenden das Gefühl, unterstützt und gestärkt zu werden, was letztlich dazu beitragen kann, Vertrauen aufzubauen und die Bindung zu stärken.“

*Ryne Sherman ist Chief Science Officer bei Hogan Assessment Systems.

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