Praxis Case Webinar 3 Tipps von Deloitte für das perfekte Webinar

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Messen, Seminare, Kongresse und Schulungen waren für viele Unternehmen das gängige Kommunikationsmittel, um mit Kunden und Partnern in Kontakt zu treten. Deloitte Central Europe beschleunigte in der Corona-Pandemie seinen digitalen Wandel nachhaltig. Wie sie das geschafft haben, erfahren Sie hier.

Der Herbst steht kurz bevor, und es ist noch ungewiss, was er in puncto Corona-Maßnahmen bringen könnte. Ausgangsbeschränkungen, limitierte Personenzahlen für Events in Innenräumen, Testnachweise – all diese Maßnahmen haben in den vergangenen zwei Jahren die Eventbranche und Veranstaltungen von Unternehmen stark beeinträchtigt. Der Kontakt zu Kunden und Partnern erfolgte oftmals nur noch via Telefon oder Videokonferenz. Ein persönliches Treffen war ausgeschlossen, wenn nicht sogar von der Chefetage aus gesundheitlichen Gründen untersagt. So musste sich die B2B und Kundenkommunikation neue Wege des Dialogs suchen. Die Lösung: interaktive Webinare.

Die Untersuchung „Growth: It comes down to the Experience“ von Accenture zeigt, dass 77 Prozent der befragten CEOs die Interaktion ihres Unternehmens mit den Kunden grundlegend ändern wollen. Deloitte Central Europe hat bereits einen solchen Wandel vollzogen. Der Dienstleistungsanbieter erkannte zu Beginn der Coronapandemie das hohe Potenzial digitaler Veranstaltungen, um sowohl potenzielle als auch bestehende Kunden auf dem Laufenden zu halten – über wichtige Neuerungen und relevante Informationen. Zuvor gab es diese informativen Events bei Deloitte als eine Mischung aus Online- und Präsenzveranstaltung zu vollkommen unterschiedlichen Themen: unter anderem zu Gesetzesänderungen, neuen Technologien oder Markttrends. Doch persönliche Treffen waren während der Anfangszeit der Pandemie mit den geltenden Beschränkungen zur Personenanzahl und der Impfstatus- sowie Testnachweis-Kontrolle nicht umsetzbar. Deswegen stellte das Marketingteam vollständig auf virtuelle Events mithilfe von GoTo Webinar um und weitete dazu das Angebot seiner Webinare aus.

Vorteile von Webinaren für die Kundenkommunikation

Durch den Wandel zu rein virtuellen Events zeigte sich Deloitte zudem ein damals noch unerwarteter Vorteil: Das Unternehmen konnte plötzlich ein viel größeres Zielpublikum erreichen als mit Präsenzveranstaltungen. Denn die Teilnehmer sind nicht mehr an die Orte der Events gebunden und können sich von überall online dazuschalten. Das liefert gleichzeitig zahlreiche neue Kontakte und potenzielle Neukunden. Deswegen wünschte sich das Marketingteam eine Lösung, die über bessere Auswertungsfunktionen von Teilnehmerinformationen mit nahtlosen Schnittstellen in die genutzten CRM-Systeme verfügt.

Experteninterview

Webinare mit Fachmedien als B2B Leadmagnet

Tipp 1: Nicht nur die Präsentation vorbereiten

Für die meisten Referenten ist klar, dass sie rechtzeitig ihre Präsentation vorbereiten müssen. Welcher Inhalt kommt auf welche Folie? Und ist die Folie an der richtigen Stelle, um nicht den roten Faden zu verlieren? Die einzelnen Folien sollten nicht zu überladen sein mit Text. Sprecher sollten sich auf kurze und prägnante Stichworte und wirksame Bilder fokussieren. Denn es kommt mehr darauf an, was sie selbst berichten, als dass die Teilnehmer einen Fließtext zu lesen bekommen. Das Prinzip lautet hier KISS – Keep it short and simple. Auch Animationen und Videos sollten sie sparsam einsetzen. Denn nicht jeder Zuschauer verfügt über genug Bandbreite bei der Netzgeschwindigkeit, um sich über einen Online-Stream auch noch zusätzlich geteilte Videos ohne Zeitverzögerungen und Brüche anzusehen. Vor allem bei dem hohen Maß an Remote Work ist dies ein wichtiger Punkt, den es zu beachten gilt. Doch nicht nur die Präsentation muss erstellt werden. Echte Webinar-Experten planen auch den zeitlichen Ablauf, von den ersten Minuten des Intros über die einzelnen Themenblöcke mit kurzen Zwischenumfragen zeitlich durch. So verzettelt sich der Sprecher weniger an einzelnen Punkten, sondern kann das Timing über die angesetzte Zeit einhalten und genug Raum für Fragen lassen.

Tipp 2: Den richtigen Zeitpunkt wählen

Doch es kommt nicht nur auf die Inhalte, sondern vor allem auch auf das richtige Timing für die Bewerbung des Webinars und auf den Zeitpunkt an, um es zu halten. Die Vermarktung erfolgt über Newsletter, die eigene Website, Social Media und klassische Partner- und Kunden-Mailings. Doch wann ist der richtige Zeitpunkt, diese auf das nächste Webinar hinzuweisen? So früh wie möglich, aber dennoch bedarf es viel Retargeting. Die ersten Informationen sollten Marketer vier Wochen vor Webinarstart teilen. Doch die meisten Anmeldungen kommen laut GoTo in der letzten Woche vor Start als Antwort auf Ankündigungsmailings rein, denn oftmals warten die Teilnehmer, ob der Terminkalender zu dem Zeitpunkt wirklich noch frei bleibt. Auch der Tag ist ausschlaggebend für rege Anmeldungen. Montags und mittwochs geplante Webinare sind am aussichtsreichsten für viele Zuhörer, vor allem wenn sie am späten Vormittag zwischen zehn und zwölf Uhr angesetzt sind.

Tipp 3: Virtuelle Interaktion während der Veranstaltung

Als letzter wichtiger Tipp heißt es: nicht vortragen, denn dazu würde auch ein vorher aufgezeichnetes Video reichen. Neben den Anmeldedaten liefern vor allem interaktive Kommunikationsmittel wertvolle Auflockerungen und fokussieren die Aufmerksamkeit der Zuhörer. Statt in einem virtuellen Event mit einer Präsentation gegen eine „leere Wand“ zu reden, können sich verschiedene Referenten und Moderatoren während der Veranstaltung per Webcam einblenden lassen. Das verleiht dem Vortrag ein persönliches Gesicht mit Namen des Sprechers und sorgt für eine vertrautere Atmosphäre.

Teilnehmer können neben dem Chat auch ein „Handzeichen“ geben„, um sich aktiv am Vortrag mit eigenem Input zu beteiligen oder Rückfragen zu stellen. Die Moderatoren, können dann dem Referenten Bescheid geben und den Teilnehmer zum Sprechen freischalten. Somit entsteht ein direkter Dialog im virtuellen Event – wie bei einer Live-Veranstaltung.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Integration von Abstimmungen und Kurzumfragen. Dazu werden Fragen eingeblendet und die Ergebnisse lassen sich live mitverfolgen. Mit dieser Funktion können Unternehmen in ihren Webinaren direkt Kundenfeedback einholen und regen das Publikum zusätzlich zur Interaktion an. Gerade bei längeren virtuellen Vorträgen gilt es, die Aufmerksamkeit der Zuhörer nicht zu verlieren.

In umfassenden Teilnehmerberichten können Unternehmen abschließend unterschiedliche Daten einsehen: Wer hat an dem virtuellen Event teilgenommen? Welche Zielgruppe war am meisten vertreten? Und für welche Themen-Schwerpunkte interessierten sich die Zuhörer besonders? Zusätzliche Berichte mit einer Event-Analyse zeigen, wie aktiv sich die Gäste am Webinar beteiligt haben: Hat das Publikum Fragen im Chat gestellt? Haben die Zuhörer an den integrierten Umfragen teilgenommen? Und wie haben die Teilnehmer darauf reagiert? Außerdem ist für das nachgelagerte Retargeting ersichtlich, über welche Kanäle die Teilnehmer die Webinar-Anmeldung vorgenommen haben. So lässt sich die Bewerbung in Zukunft an das Nutzerverhalten anpassen. Nur mithilfe solcher Informationen können Unternehmen wie Deloitte die höchste Bewerbungs- und Teilnehmerrate für ihre Webinare und Events erzielen.

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Webinare als neuer Standard für den Kundendialog

Unternehmen haben also mit Webinaren einen neuen Kommunikationsweg im Repertoire, um mehr potenzielle Kunden zu erreichen statt mit reinen Präsenzveranstaltungen. Mittlerweile sind Webinare im Unternehmen zur wichtigsten Methode für die Massenkommunikation geworden, da sich mit ihnen ein großes Publikum kostensparend erreichen lässt. Das gilt sowohl für Marketing und Sales, Aus- und Weiterbildung als auch für die interne Kommunikation. Die virtuelle Teilnahme macht die Veranstaltungen unabhängig vom Standort, Anreisen fallen weg und die Einstiegshürden für Interessenten, also potenzielle Neukunden, sind so niedrig wie nur möglich.

Außerdem erleichtern es gute Webinar-Tools, die Teilnehmerdaten effizient auszuwerten. Das betrifft zum einen die Anmeldedaten für ein anschließendes Mailing und Retargeting. Zum anderen speichern sie aber auch Chatdiskussionen, sowie Fragen und Antworten auf die integrierten Kurzumfragen ab. Mit guter Vorbereitung können Unternehmen mit Webinaren und virtuelle Events in einen direkten Austausch treten. Berater und Vertriebsteams können diese Informationen im Anschluss ebenfalls nutzen, um auf die Wünsche und Bedenken der Kunden einzugehen und einen besseren Service zu liefern. Diese Funktionen machen virtuelle Events mithilfe von Webinar-Lösungen zu einem unverzichtbaren Businesstreiber.

*Sion Lewis ist General Manager EMEA bei GoTo.

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