Robotic Process Automation 4 Schritte zur optimalen Skalierung Ihrer Automatisierungslösung

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Inzwischen wissen viele Unternehmen, wie wichtig es ist, zeitraubende Prozesse zu automatisieren. Denn es ist ineffizient, Mitarbeiter mit Aufgaben wie dem Kopieren oder Abrufen von Daten aus einem Portal in ein anderes System zu beschäftigen. Aus diesem Grund setzen einige Unternehmen auf Automatisierungstools, darunter beispielsweise Robotic Process Automation.

Doch wie sieht der nächste Schritt aus, sobald eine Automatisierungslösung erfolgreich etabliert worden ist? Wie lässt sie sich skalieren, um Mitarbeiter noch stärker zu entlasten? Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt.

Branchenübergreifend gewinnen Automatisierungslösungen in Unternehmen an Zugkraft. Die Gründe hierfür sind nachvollziehbar: Entsprechende Tools lösen Herausforderungen in der Prozessautomatisierung, reduzieren Kosten und steigern die Effizienz in den Abteilungen von Finanz- und Buchhaltung bis hin zu Marketing und Kundenservice. Oftmals führt dieser Ansatz allerdings zu Silos: Ein Team verwendet die Automatisierung, um eigene Prozesse zu automatisieren, ohne dann aber zu überlegen, wie diese Lösung auch anderen Abteilungen im Unternehmen helfen könnte.

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Automatisierung auf nächstes Level heben

Wenn Unternehmen sich für eine Automatisierungslösung entscheiden, ist dabei nicht die Implementierung des Tools die Herausforderung, sondern dessen Skalierung. Ein Bericht von HFS Research verdeutlicht, dass zwar die meisten Unternehmen bereits Automatisierungstools einsetzen, sie aber noch skalieren müssen. Ein Beispiel hierfür ist Robotic Process Automation (RPA), bei der Software-Roboter Daten aus Portalen oder von Websites automatisiert kopieren oder abrufen. 90 Prozent der Organisationen verfolgen bei der Automatisierung einen integrierten Ansatz. Das größte Hindernis besteht für sie darin, dass eine klare unternehmerische Vision fehlt – und außerdem Fachkräfte, die Automatisierungsprojekte vorantreiben könnten. Solange sie diese Herausforderungen nicht meistern, wird es ihnen schwerfallen, Automatisierungslösungen bedarfsgerecht und effektiv zu skalieren. Die gute Nachricht ist: Diese Fallstricke lassen sich überwinden – wenn Unternehmen wissen, wo sie anfangen sollen. Es empfiehlt sich, in folgenden Schritten vorzugehen:

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1. Kompetenzzentrum bilden

Um Synergien zu finden und beispielsweise einen erfolgreichen Automatisierungsprozess auch in anderen Unternehmensbereichen zu etablieren, ist es hilfreich, ein Kompetenzzentrum zu bilden (Center of Excellence). Es besteht aus einer Gruppe von Mitarbeitern, die sich intensiv mit Themen rund um die Automatisierung beschäftigen. Sie überwachen Automatisierungsprozesse und das Einhalten der jeweiligen Standards im gesamten Unternehmen, initiieren Schulungen, koordinieren Anbieter und führen Best Practices ein. Diese Automatisierungs-Taskforce lässt sich flexibel strukturieren. Denkbar sind drei verschiedene Modelle, die sich hinsichtlich der Verteilung der Verantwortlichkeiten unterscheiden:

• Zentralisiertes Betriebsmodell: Ein Team führt und kontrolliert alle Aspekte der Automatisierung.

• Dezentrales Betriebsmodell: Für den Betrieb des Automatisierungsprogramms sind die Verantwortlichkeiten auf verschiedene Geschäftseinheiten verteilt.

• Hybrides Betriebsmodell: Ein einziges, zentralisiertes Team führt einige Aspekte des Automatisierungsprogramms aus, während andere in weiteren Geschäftsbereichen repliziert werden.

Die Frage, welches Modell für ein Unternehmen geeignet ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es ist empfehlenswert, mit dem Modell anzufangen, das passend erscheint – und es bei Bedarf anzupassen. Wenn Unternehmen zum Beispiel gerade erst mit der Automatisierung starten, ist möglicherweise der zentralisierte Ansatz am besten. Für eine Skalierung hingegen ist es ratsam, Verantwortlichkeiten im gesamten Unternehmen zu verteilen.

2. Die Software kritisch prüfen

Derzeit verwenden viele Unternehmen Software wie RPA, um ihre Prozesse zu optimieren, beschränken sie jedoch nur auf einige wenige Geschäftsabläufe. Das ist der erste richtige Schritt, führt aber dazu, dass zahlreiche weitere immer noch einen hohen manuellen Aufwand verlangen. Die Herausforderung besteht darin, dass viele RPA-Tools nicht in der Lage sind, komplexere, sogenannte kognitive Aufgaben zu lösen. Deshalb ist es notwendig, auf die nächste Generation von RPA-Lösungen umzusteigen. Diese Tools beinhalten Funktionen künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning, um eine große Vielfalt von komplexen Aufgaben zu automatisieren. Software-Roboter avancieren damit zu den neuen, digitalen Kollegen der echten Mitarbeiter. Die Roboter fungieren als „Arme und Beine“, während die KI-Komponenten das „Gehirn“ dieser RPA-Generation darstellen. Die intelligente Software ist in der Lage, den Eingang einer Rechnung zu erkennen, den Lieferanten und die dazu passende Bestellung zu identifizieren und anschließend eine Aktion in der Kreditorenbuchhaltung auszulösen – und das völlig ohne menschliches Zutun.

3. Durch Erfolgsbeispiele Mitarbeiter überzeugen

Roboter, die als digitale Kollegen die Mitarbeiter unterstützen sollen – diese Vorstellung stößt bei dem einen oder anderen auf Vorbehalte. Mitarbeiter stellen sich die Frage, ob sie bald durch die Software ersetzt werden. Diese Sorge lässt sich schnell aus dem Weg räumen. Menschen fürchten sich instinktiv vor Veränderung. Hier können gut funktionierende Beispiele helfen. Diese zeigen den Wert der Automatisierung deutlich auf und sprechen die Emotionen der Menschen an. Ein Beispiel ist die Einführung von Geldautomaten, bei der viele Bankmitarbeiter befürchteten, überflüssig zu werden. Doch das Gegenteil war der Fall, denn sie konnten sich nun viel stärker auf die Kundenberatung fokussieren. Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern zeigen, wie die Automatisierung das Customer- und Employee-Experience verbessert, lassen sie sich deutlich besser von weiteren Automatisierungsprozessen im Unternehmen überzeugen – insbesondere, wenn das Unternehmen die Lösung in weiteren Bereichen einsetzen möchte. Es gilt, ein Bewusstsein dafür zu schaffen, wie die Automatisierung bessere Datengenauigkeit, Kosteneinsparungen und kürzere Bearbeitungszeiten ermöglicht. Kein Mitarbeiter wird gerne seine Zeit damit verbringen, immer wieder Daten von A über B nach C zu kopieren. Genau solche Aufgaben sind zeitaufwendig und zudem sehr fehleranfällig, da die Konzentration nachlassen kann. Diese Zeit lässt sich mit anderen Aufgaben viel sinnstiftender füllen, etwa, indem sich Mitarbeiter auf die Kundenberatung konzentrieren.

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4. Weitere Geschäftsbereiche optimieren

Normalerweise starten Unternehmen ihr Automatisierungsprogramm zunächst damit, einzelne Projekte in einem Bereich zu testen, um sie anschließend im Rahmen der Skalierung sukzessive auszuweiten. Viele tun sich aber schwer, zu identifizieren, welche weiteren Prozesse automatisierbar sind. Um diese zu identifizieren, ist es empfehlenswert, dass sich die Automatisierungs-Taskforce mit der Geschäfts- und IT-Leitung austauscht. Für eine erfolgreiche Skalierung sollten sie Folgendes klären:

• Welche Unternehmensbereiche bleiben hinter den Erwartungen zurück? Organisationen sollten prüfen, in welchen Bereichen es keine Innovationen oder keine Produktivitätssteigerungen zu verzeichnen gibt. Dadurch lassen sich Arbeitsabläufe, die für die Automatisierung in Frage kommen, leicht erkennen.

• An welchen Stellen gibt es durch unflexible Anwendungen oder Informationssilos Engpässe? Die Bereiche, die durchweg schlechtere Ergebnisse als andere liefern, sollten Unternehmen prüfen. Liegt es möglicherweise am Austausch von Informationen zwischen den Bereichen und Abteilungen? Doppelt migrierte Systeme beispielsweise können Engpässe in der Verarbeitung verursachen.

• Welche Prozesse sind ohne zusätzliches Personal nicht skalierbar? Sobald Unternehmen größer werden, nimmt auch die Anzahl von Prozessen zu. Müssen Organisationen immer mehr Personal einstellen, um diese Abläufe aufrechtzuerhalten, ist dies ein deutliches Anzeichen, dass eine Prozessoptimierung nötig ist.

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Fazit: Ohne skalierende Automatisierungslösung geht es nicht

Wenn Unternehmen stärker kundenorientiert agieren wollen, ist es notwendig, die Automatisierungssoftware in möglichst vielen Bereichen einzusetzen, damit sie Mitarbeiter möglichst umfassend entlastet. Besonders effizient ist eine Intelligent Automation-Lösung, die durch verschiedene Funktionen eine End-to-End-Prozessautomatisierung erlaubt. Eine gelungene Skalierung ist von verschiedenen Faktoren abhängig und benötigt vor allem ein Kompetenzteam, das durch Best Practices aufzeigt, wie wertvoll Automatisierung sein kann. Es ist fast immer der richtige Weg, mit kleineren Projekten zu beginnen. Der große Erfolg von Automatisierung stellt sich dann ein, wenn Unternehmen Menschen, Technologie und Prozesse in Einklang bringen. Damit steigern sie die Effizienz und den Erfolg der gesamten Organisation.

* Chris Huff ist Chief Strategy Officer bei Kofax.

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