Software-Lösungen für B2B 5 Gründe für eine Arbeitsmanagement-Software

Cloud, Digitalisierung, Automatisierung – das Wettrennen um den digitalen Wandel ist in vollem Gang. Und doch fragt sich vielleicht manches Büro: Müssen wir diesen Trend denn auch mitmachen? Wie genau kann uns eine Arbeitsmanagement-Lösung helfen?

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1. Definierte Prozesse

Egal ob es um die Planung einer Kampagne, einer Veranstaltung oder eines neuen Produkts geht - es muss klar sein, wie der End-to-End-Prozess ablaufen soll. Welche Einzelaufgaben müssen erledigt werden? An welchem Punkt gibt es Schnittstellen mit anderen Abteilungen, zum Beispiel der Grafikabteilung oder auch der Buchhaltung? Für welche Schritte sind Freigaben nötig, wenn es um das Budget geht - und von wem muss diese Freigabe kommen? Je präziser der komplette Prozess definiert ist, umso reibungsloser verläuft die Umsetzung - und ein definierter Prozess macht es auch einfacher, auf unvorhergesehene Hürden oder Verzögerungen zu reagieren.

Eine Arbeitsmanagement-Lösung unterstützt diese definierten Prozesse mit festgelegten Arbeitsabläufen und entsprechenden Aufgabenstatus. So ist für jedes Teammitglied auf einen Blick erkennbar, in welchem Status sich ein Projekt befindet, was bereits getan wurde und welcher nächste Schritt ansteht. Zusätzlich bieten Arbeitsmanagement-Lösungen auch E-Mail-Benachrichtigungen an, wenn der Aufgabenstatus geändert wird, sodass man immer auf dem Laufenden bleibt.

2. Klare Verantwortlichkeiten

Es gibt zwei “worst case”-Situationen, wenn nicht eindeutig klar ist, welcher Mitarbeiter für eine Aufgabe zuständig ist: Entweder, zwei (oder noch mehr) Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig daran, ohne zu wissen, dass noch jemand anderes seine Zeit und Arbeitskraft darauf verwendet. Oder niemand fühlt sich für eine Aufgabe zuständig und sie wird schlicht und einfach nicht gemacht. Das ist weder produktiv, noch fördert es die Zusammenarbeit im Team - und kann zu Überlastung führen: 44 Prozent der Büroarbeiter geben unklare Verantwortlichkeiten als eine der Hauptursachen für Stress im Büro an ().

Mit einer Arbeitsmanagement-Software können Aufgaben schnell und einfach an Mitarbeiter zugewiesen werden. Die verantwortliche Person erhält eine Benachrichtigung und weiß eindeutig, dass sie für die Erledigung der Aufgabe zuständig ist - und dank der definierten Prozesse sowie der Aufgabenbeschreibung auch direkt, was zu tun ist.

3. Single Source of Truth

Wenn Sie sich gerade gefragt haben, was wohl noch zu den Hauptursachen von Stress am Arbeitsplatz zählt - hier ist die Nummer eins: 52 Prozent haben angegeben, dass sie durch fehlende Informationen gestresst sind. Und wer kann das nicht nachvollziehen? Endlose E-Mail-Konversationen, diverse Messenger-Programme sowie Tabellen oder andere Dateien, die nur auf der lokalen Festplatte eines Mitarbeiters abgespeichert sind, gehören heutzutage leider zum Alltag in deutschen Büros.

Die Lösung? Eine “Single Source of Truth”, d.h. eine Plattform, auf der alle Informationen gesammelt sind. Mit einer guten Arbeitsmanagement-Software können Sie Dokumente, Tabellen oder andere Dateien direkt an die dazugehörige Aufgabe anhängen. Wenn die Software entsprechende Integrationen hat, können auch E-Mails oder Messenger-Nachrichten direkt in eine Aufgabe oder einen Aufgabenkommentar umgewandelt werden. Das ermöglicht jedem Teammitglied einen transparenten Einblick in alle Informationen - und dazu gehören auch alle Kommentare, die von anderen Mitarbeitern zu dieser Aufgabe abgegeben wurden.

4. Arbeitserleichterung durch Automatisierung

Wie viele Routinearbeiten gibt es in Ihrem Arbeitsalltag? Vermutlich fallen Ihnen direkt einige Projekte oder Aufgaben ein, die sich entweder täglich, wöchentlich oder in einem anderen Rhythmus wiederholen. Haben Sie schon mal überlegt, wieviel Zeit Ihr Team sparen bzw. auf andere, kreative Aufgaben konzentrieren könnte, wenn diese repetitiven Arbeiten wie zum Beispiel das Einholen von Daten für eine bestimmte Kampagne oder das Aufsetzen eines in ähnlicher Form immer wiederkehrenden Projekts automatisiert werden könnten?

Durch dynamische Anfrageformulare und Vorlagen in Arbeitsmanagement-Lösungen können Sie Automatisierung in die Wissensarbeit bringen und davon auf mehrere Art profitieren: Sie können direkt beim Arbeitseingang mit einem speziell aufgesetzten Anfrageformular alle Daten abfragen, die Sie für die Durchführung des Auftrags benötigen. Diese Daten werden automatisch in eine Projektvorlage eingefügt - das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch mögliche Fehler, die bei einer manuellen Übertragung vorkommen können. Idealerweise bietet Ihnen die Arbeitsmanagement-Software auch die Möglichkeit, diese Anfrageformulare nicht nur intern, sondern auch für externe Aufträge zu verwenden sowie eine Funktion zur automatischen Zuweisung der eingehenden Aufträge an den verantwortlichen Mitarbeiter.

5. Analytische Übersicht

Arbeitsmanagement-Lösungen eignen sich auch sehr gut, um die Arbe itsweise, die Auslastung und die Effektivität eines Teams oder auch eines gesamten Unternehmens zu analysieren. Wenn alle Projekte und Teilaufgaben auf einer Plattform festgehalten sind, kann der Arbeitsfortschritt einer Abteilung durch benutzerdefinierte Dashboards verfolgt werden: Welche Aufgaben sind in Bearbeitung? Welche Projekte sind schon abgeschlossen? Welche sind noch niemandem zugeordnet? Zusätzlich kann mit Berichten analysiert werden, weshalb es während eines Projekts zu Verzögerungen kam und wo die Engpässe liegen. Ein Team- oder Abteilungsleiter kann somit viel vorausschauender planen und beispielsweise zusätzliches Personal oder das Optimieren eines bestehenden Prozesses mit den nötigen Zahlen untermauern.

So wie das Fließband in der Autoindustrie benötigen auch Büros, besonders Marketing- und. Grafik-Abteilungen einen Effizienzschub durch klare Organisation, Planung und Transparenz, damit Teams produktiv zusammenarbeiten können. Mithilfe einer Arbeitsmanagement-Software ist es nicht nur möglich, diesen Zustand innerhalb eines Teams zu erreichen, sondern auch auf ein komplettes Unternehmen auszuweiten - und so für die Herausforderung der Digitalisierung und der wachsenden „On Demand“-Wirtschaft bestens gerüstet zu sein.

Franziska Bernhard ist Senior PR and Marketing Manager bei Wrike.

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