Virtuelle Messe 5 Tipps für die Umsetzung von digitalen Branchen-Events – auch nach Corona

Die Messe-Branche ist in einem radikalen Transformationsprozess. Virtuelle Messen werden auch nach 2020 auf dem Vormarsch bleiben. Dieser Beitrag zeigt, wie sich digitale Events erfolgreich umsetzen lassen.

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Die Krise zwingt die Veranstaltungsbranche, etablierte Event-Formate vom Analogen ins Digitale zu übersetzen. Der Erfolg von Online-Events hängt dabei nicht nur von der Technik ab, sondern vor allem von relevanten Video-Elementen, Moderation und Dramaturgie. Damit es beim Zuschauer zu Hause prickelt, braucht es Dynamik. „Das analoge Event-Erlebnis lässt sich schwer ins Netz bringen. Ein digitaler Messebesuch ist einfach nicht das Gleiche wie eine klassische Präsenz-Veranstaltung. Auch die direkte Interaktion und das unmittelbare Feedback des Publikums bei Vorträgen lässt sich nicht vollständig online übertragen. Der Versuch, analoge Veranstaltungsformate eins zu eins in einen Livestream zu übersetzen, wird in den meisten Fällen nicht funktionieren“, erklärt Maximilian Pohl, Gründer der Eventnet GmbH. Veranstalter können dennoch einiges unternehmen, damit das Online-Event ein Erfolg wird – nicht nur während der Live-Übertragung.

1. Dramaturgie: Mit Highlights bei Laune halten

Das Veranstaltungsprogramm sollte so aufgebaut sein, dass es dazu motiviert, bis zum Ende teilzunehmen. Pohl: „Geben Sie einen Überblick, was die Teilnehmer erwartet. Kündigen Sie Highlights an und setzen Sie diese eher in die Mitte oder an das Programmende.“ Highlights können etwa praktische Tipps sein, Studienergebnisse mit Branchentrends oder Produktvorstellungen. Es können aber auch ein besonderer Interview-Gast oder eine Zusammenfassung sein.

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Eine Möglichkeit sei zudem, zum Ende des Programms kleine Überraschungen oder einen speziellen Vorteil für alle Teilnehmer in Aussicht zu stellen, die bis zum Ende teilgenommen haben. Das kann etwa ein Download-Code für eine Handlungshilfe, der Zugang zu weiteren Inhalten oder die Ergebnis-Präsentation von Umfragen sein. „Wichtig ist nur: halten Sie Ihr versprechen”, weiß Pohl.

2. Snackable Content: In der Kürze liegt die Würze

Der wohl wichtigste Aspekt von Online-Events ist dem Medium geschuldet. Zuschauer von Online-Events folgen dem Geschehen wie beim TV-Konsum passiv. Die Veranstaltung wird am Bildschirm rezipiert. Zuschauer können dadurch ständig abgelenkt werden. „Schnell wird nebenbei noch gesurft, Mails gecheckt oder sogar gekocht“, erklärt Pohl. Daher lautet der wohl wichtigste Rat: „In der Kürze liegt die Würze.“ Pohl: „Je nachdem wie hoch der Anteil der festen Fangemeinde einer Veranstaltung ist, liegt die Aufmerksamkeitsspanne zwischen 15 Minuten und maximal zwei Stunden. Alles, was darüber hinausgeht, setzt wirklich fesselnde Inhalte sowie ein sehr interessiertes Publikum voraus.“ Wenn sich Inhalte nicht in dieser Zeit vermitteln lassen, sollten Veranstalter die Sendung sowohl am Stück als auch als Content-Häppchen in kleinen Filetstücken anbieten. Pohl spricht von „snackable content“, sprich leicht konsumierbaren Inhalten. So können sich Zuschauer die für sie interessanten Teile herauspicken. Dieser Aspekt sei ein entscheidender Vorteil gegenüber konventionellen Veranstaltungen.

3. Interaktionsmöglichkeiten nutzen

Die Interaktion zwischen Vortragenden und Moderatoren mit dem Publikum, aber auch die Interaktion der Teilnehmer untereinander ist einer der wichtigsten Mehrwerte von analogen Veranstaltungen, insbesondere im B2B-Kontext. Erst dadurch entstehen ein gemeinsames Erlebnis und ein verbindlicher Austausch. Diese Beziehungen auch über das Internet herzustellen, ist eine Herausforderung.

„Wenn die Interaktion konkret ist, sprich aus Fragen, Umfragen oder Abstimmungen besteht, lässt sich dies in der einfachsten Form über die Kommentarfunktion realisieren, die viele Streaming-Plattformen mitbringen. Diese Kommentare müssen dann jedoch von einer Person gelesen, moderiert und gegebenenfalls an die Akteure auf der Bühne weitergeleitet oder anderweitig in den Ablauf integriert werden“, empfiehlt Pohl. Eine Möglichkeit sei etwa, während des Events regelmäßig einen „Netz-Reporter“ zuzuschalten, der Zuschauer-Kommentare vorliest.

Wenn die Interaktion umfangreicher gestaltet werden soll, bietet sich der Einsatz einer Event-App auf dem sogenannten „Second-Screen“ an, etwa über das Smartphone der Teilnehmer. In einer solchen App sind dann die Teilnehmer und Referenten sichtbar, wodurch die gegenseitige Kontaktaufnahme erleichtert wird. Außerdem können die Teilnehmer mit Abstimmungs-Tools direkten Einfluss auf das Geschehen nehmen, in Echtzeit Feedback geben und gebündelt auf weiterführende Inhalte zugreifen.

4. Dynamik durch Perspektivenwechsel

Ein Problem bei der Übertragung von Veranstaltungen in die Online-Umgebung ist, dass ein Teil der Dynamik auf der Strecke bleibt. Während Besucher von analogen Events notwendigerweise die Perspektive ändern, beschränkt sich das Event-Erlebnis bei Online-Veranstaltungen im schlimmsten Fall auf einen statischen Blickwinkel. Den der Kamera. Deshalb empfiehlt Pohl, so viel Dynamik in das Geschehen zu bringen wie möglich. Um den Live-Stream aufzulockern, sollten Veranstalter zwischen mindestens zwei oder mehreren Kameraperspektiven wechseln. „Je nach Veranstaltung kann es sogar hilfreich sein, einen Kameramann zu beschäftigen, der in Bewegung bleibt und damit dynamische Perspektiven ins Spiel bringt“, erklärt Pohl.

Dafür sei es unverzichtbar, eine Live-Regie einzuplanen. Pohl: „Dadurch lässt sich die jeweils passende Kameraperspektive wählen, Zuschauer-Content einbinden und vor allem die Qualität des Streams permanent überwachen.“ Technisch sei es je nach Veranstaltungskonzept zudem möglich, dass die Live-Regie dezentral, also ebenfalls über das Internet, durchgeführt wird.

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5. Unterhaltsame Moderation

Online wie offline brauchen besonders längere Events eine Moderation, die durch das Programm führt, damit die Teilnehmer nicht den inhaltlich Faden oder gar die Laune verlieren. Im Unterschied zu Online-Events wird bei Präsenzveranstaltungen eine wenig unterhaltsame Moderation oder ein holpriges Programm teils noch verziehen. „Wo soll man auch hingehen, wenn man schon einmal da ist?“ Bei Online-Veranstaltungen hat eine schlechte Moderation unmittelbar Konsequenzen: Im Zweifel wird einfach der Laptop zugeklappt. „Eine gute Moderatorin oder Moderator können viel auffangen und sind online umso wichtiger. Denn hier kommt es noch mehr darauf an, eine Show zu zeigen und den Teilnehmern einen guten Grund zu liefern, dranzubleiben. Es kann sich also lohnen, für eine Produktpräsentation oder eine Fachtagung professionelle Unterstützung zu holen”, erklärt der Eventnet-Gründer.

Quelle: Eventnet GmbH

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