Effizientes Arbeiten 5 Tipps für produktives Arbeiten

In einigen Unternehmen wird inzwischen fast doppelt so viel Zeit für das Management der Arbeit aufgebracht, als für das effiziente Arbeiten an sich. Damit Zeit für die wichtigen Dinge im Leben bleibt, sollte die Arbeit effizienter und produktiver gestaltet werden. Diese fünf Tipps helfen dabei.

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Insbesondere in international aufgestellten Teams führt die übliche Arbeitsweise, welche mit vielen E-Mails und unnötigen Meetings verbunden ist, zu viel Frust und überflüssiger Arbeit. Die folgenden Produktivitäts-Tipps sollen kreative Leistung verbessern und zu ergebnisorientierterem Arbeiten verhelfen.

1. Klarer Sinn und Zweck der Arbeit

Es macht noch lange keinen Sinn, daran zu arbeiten, dass man schneller laufen kann, wenn man sich nicht sicher ist, ob man sich überhaupt in die richtige Richtung bewegt. Der erste Ansatz für die Optimierung der eigenen Produktivität ist also, sich über die eigenen Ziele und den Sinn seiner Arbeit klar zu werden. Erst, wenn dieser Schritt erfüllt ist macht es Sinn, sich mit der eigenen Produktivität zu befassen. Warum macht man die Arbeit, die einen aktuell beschäftigt? Was sind die wichtigsten Ziele im eigenen Leben? Ist das, woran man arbeitet, das Wichtigste oder wären andere Projekte im Zweifel zielführender? Nur, wenn Sinn und Zweck der Arbeit klar sind, kann sich Produktivität einstellen.

2. Mit guter Planung der Prokrastination begegnen

Produktivität beginnt schon lange vor der eigentlichen Ausführung der Aufgaben – nämlich bei ihrer Planung. Dabei gilt es jedoch, die Balance zu halten. Natürlich ist es sinnvoll, alle einzelnen Schritte, die zur Erledigung der Aufgaben erforderlich sind, so detailliert wie möglich zu bestimmen. Das hilft, sie realistischer und leichter erscheinen zu lassen. Auch wenn das Endziel weit weg scheint, ist der nächste kleine Zwischenschritt gut zu erreichen. Das nimmt die Angst vor großen Aufgaben und verhindert Prokrastination. Wird die Planung aber zum Selbstzweck, führt sie sich selbst ad absurdum. Das benötigt etwas Übung, weil es sich für jeden individuell anders gestaltet und Fingerspitzengefühl benötigt. Kann aber durchaus gelernt werden.

3. Sich nicht mit Multitasking brüsten

Kollegen und Bekannte rühmen sich oder andere oftmals wegen ihrer Multitasking-Fähigkeiten. Doch der Schein trügt, denn eigentlich verlangsamt Multitasking, weil es dem Verstand eine Vielzahl an Möglichkeiten bietet, sich selbst abzulenken und aus dem Takt zu bringen. Das heißt, es ist wichtig, sich auf eine Sache zu fokussieren und Ablenkungen zu blockieren – zumindest für eine gewisse Zeit. Dabei hilft unter anderem, das Telefon konsequent auf den “Nicht stören”-Modus zu stellen, unnötige Browserfenster zu schließen, die nicht direkt mit der jeweiligen Aufgabe zusammenhängen und E-Mail-Push-Benachrichtigungen auf dem Computer zu deaktivieren – gleiches gilt für Messaging-Apps. Auch in Meetings läuft man schnell Gefahr, sich parallel noch mit anderen Aufgaben zu beschäftigen. Es erfordert eine gewisse Konsequenz, aber die ungeteilte Aufmerksamkeit freut nicht nur die anderen Meeting-Teilnehmer, sondern führt eher zu guten Ergebnissen.

4. Pausen wertschätzen

Fleiß stand schon zu Schulzeiten im Vordergrund, das Ergebnis dabei eher weniger. Inzwischen wird hartes arbeiten mehr am Ergebnis gemessen, denn nicht die mit einer Aufgabe verbrachte Zeit zählt am Ende, sondern das Resultat. Doch manchmal begegnet uns auch im Arbeitsalltag das Lob des Fleißigen und Pausen werden immer noch kritisch beäugt. Menschen sind aber keine Roboter. Der Verstand braucht Zeit, um sich zu sammeln und neue Energie zu tanken. Studien legen nahe, dass es eine gute Faustregel ist, alle 90 Minuten eine 15-minütige Pause einzulegen. Mit weniger Arbeit lässt sich also doch mehr schaffen.

5. Dem Gruppenzwang etwas Positives abgewinnen

Peer Pressure ist etwas, das zu recht negativ konnotiert ist. Viele versuchen sich davon zu lösen und der eigenen Agenda zu folgen. Doch der zugrunde liegende Mechanismus ist mächtig und dem Druck wird leicht nachgegeben – oft auch unbemerkt. Warum sich also nicht dieses Schema zu Nutze machen und im eigenen Sinne verwenden? Wenn eine wichtige Aufgabe beispielsweise absehbar hinausgeschoben oder vernachlässigt wird, hilft es, beim Team oder bei Projektpartnern eine Frist oder Deadline zu setzen. Wird selbstbewusst angekündigt, welche Aufgabe bis wann bearbeitet sein muss, werden die wenigsten am Ende gestehen wollen, dass das Vorhaben nicht erfolgreich war. Diese Methode lässt sich gezielt einsetzten, wenn mehr Druck benötigt wird, um Aufgaben effizient und zügig zu bearbeiten.

* Justin Rosenstein ist der Gründer von Asana.

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