Papierlos im Büro 5 Tipps, wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz gelingen können

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Digitalisierung und Umweltschutz sind Themen, die jedes Unternehmen betreffen, vom Mittelständler bis zum großen Konzern. Dabei sind immer mehr Unternehmen heute darauf angewiesen, dass ihre Prozesse auch remote, also außerhalb des eigentlichen Arbeitsplatzes, funktionieren.

Homeoffice und die kontinuierliche Handlungsfähigkeit von Mitarbeitern sowie Führungskräften, zum Beispiel auf Dienstreisen, gewinnen immer stärker an Bedeutung und werden für viele Branchen in Zukunft unverzichtbar sein, wenn sie auf Dauer konkurrenzfähig bleiben wollen. Auch durch die aktuelle COVID-19 Krise wird sich unser Umgang mit flexiblen, mobilen Arbeitsmodellen perspektivisch stark verändern. Die Voraussetzung für eine solche „Business Continuity“ ist der konsequente Ausbau digitaler Prozesse für alle Unternehmensfunktionen.

Die gute Nachricht: Da digital in der Regel auch papierlos bedeutet, gehen Initiativen zum Umweltschutz und zur Digitalisierung oft Hand in Hand.

Wir haben 5 Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihre Prozesse ins digitale Zeitalter übertragen und dabei gleichzeitig noch etwas für die Umwelt tun können!

1. Synergien nutzen: Wo man digitalisiert, spart man gleichzeitig Papier und CO2

Synergien kommen in unserem Arbeitsalltag leider nicht so häufig vor, wie wir es gerne hätten. Deshalb ist es umso wichtiger, sie zu nutzen, wenn sie auf dem Präsentierteller vor uns liegen.

Digitalisierung bedeutet im Grunde nichts anderes, als auf Papier zu verzichten. Deshalb trägt jedes Unternehmen, das Prozesse digitalisiert, auch automatisch zur weltweiten Einsparung von Papier bei. Nutzen Sie also digitale Tools, um den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu reduzieren. Durch digitales Vertragsmanagement sparten beispielsweise DocuSign-Kunden bisher so viel Papier, dass es einer Menge von über 60.000 geretteten Bäumen entspricht. Seit 2003 haben unsere Anwender außerdem insgesamt 4 Milliarden Kilo Papiermüll vermieden.

Wer darüber hinaus auch Veranstaltungen, Meetings oder Schulungen in den virtuellen Raum verlegt, spart neben Papier auch noch jede Menge CO2 durch wegfallende Reisewege.

2. Postwege und Reisezeiten sparen – mit elektronischen Signaturen

Das Unterzeichnen und Abschließen von Verträgen über den analogen Weg kann mitunter wesentlich länger dauern als die Erstellung der Verträge im Vorfeld. Das liegt daran, dass die Unterzeichner jedes Dokument auf Papier gedruckt persönlich in der Hand halten müssen: Ein Arbeitsvertrag wird so schnell über Wochen zwischen Personalabteilung und Arbeitnehmer auf dem Postweg hin und her geschickt. Das generiert Portokosten, zieht aber vor allem Prozesse in die Länge. Darüber hinaus entsteht zusätzliches CO2 durch den Transport.

Mit digitalen E-Signaturen lassen sich Verträge innerhalb von Sekunden mit nur einem Klick unterzeichnen – egal, wo der Unterzeichner sich gerade befindet.

Stapel von Unterschriftsmappen auf den Schreibtischen von CEOs und Führungskräften können der Vergangenheit angehören, indem Verträge einfach direkt elektronisch in ihre Postfächer gespielt werden.

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3. Gestalten Sie den Weg zur Arbeit umweltfreundlich

In der aktuellen Krisensituation ist der Arbeitsweg etwas, das für viele Menschen wegfällt. Entweder, weil sie durch Kurzarbeit zum Zuhausebleiben gezwungen sind oder weil ihre Aufgaben ins Homeoffice verlagert wurden.

Über Kurz oder Lang wird sich dadurch unser Verhältnis zum Thema Homeoffice generell verändern: Es ist zu erwarten, dass auch nach der Krise der Anteil der Mitarbeiter, die zuhause arbeiten, erhöht bleibt. Einfach deshalb, weil viele Unternehmen gerade lernen, wie gut mobiles Arbeiten tatsächlich funktionieren kann. Dieser Umstand wird automatisch dazu führen, dass Arbeitswege umweltfreundlicher werden: Denn wer gar nicht erst ins Büro muss, produziert dabei auch Null CO2.

Doch natürlich wird das nicht für jeden Arbeitnehmer möglich sein. Der Großteil der Menschen wird nach der Krise wieder täglich auf dem Weg ins Büro, die Werkstatt oder das Labor sein. Und auch hier lässt sich dann einiges tun, um CO2 einzusparen. Voraussetzung ist, dass Arbeitgeber bereit sind, ihre Angestellten dabei zu unterstützen. Eine Möglichkeit ist die Subvention von E-Bikes anstelle eines Dienstwagens oder von Tickets für den ÖPNV. Auch der Einsatz von E-Autos in der Unternehmensflotte kann sich doppelt lohnen: Sie sparen nicht nur Benzin, ihr Einsatz wird oft auch steuerlich bevorteilt. Sprechen Sie einfach mit Ihren Mitarbeitern: Wie können Sie sie als Unternehmer dabei unterstützen, dieses Ziel zu erreichen?

4. Müll vermeiden und trennen

Eine dauerhafte und einfache Lösung, im Büroalltag etwas zum Umweltschutz beizutragen, ist ein klares Mülltrennsystem. Wichtig dabei ist, die Informationen dazu einfach und leicht verständlich zu gestalten: Im hektischen Alltag haben Mitarbeiter oft nicht die Zeit, lange darüber nachzudenken, welches Material wo entsorgt werden muss. Hinzu kommt, dass die städtischen Vorschriften zur Mülltrennung sich bereits zwischen dem Büro und dem Zuhause Ihrer Mitarbeiter unterscheiden können.

Außerdem lohnt sich der Verzicht auf Kapsel-Kaffeemaschinen. Setzen Sie doch mal wieder auf den guten alten Filterkaffee. In Barista-Kursen extra für Firmen können Mitarbeiter lernen, wie man Filterkaffee macht, der wirklich gut schmeckt.

Und zu guter Letzt: Motivieren Sie Ihr Team zum Mitmachen. Wenn die Kosten für die Müllbeseitigung bis Ende des Jahres sinken, gibt es ein kleines Geschenk oder ein gemeinsames Abendessen.

5. Geräte ausschalten anstatt auf Standby zu bleiben

Obwohl wir unseren Arbeitsplatz häufig für Meetings, Telefonate oder einfach zum Mittagessen verlassen, schalten wir Computer und Laptops nur in den wenigsten Fällen aus. Meist läuft alles im Standby-Modus weiter und frisst dabei kontinuierlich Strom, obwohl niemand einen Nutzen davon hat. Das verstößt nebenbei auch noch gegen die DSGVO, weil der Zugang zu unseren Dateien nicht verschlüsselt ist. Um dieses gelernte Verhalten zu umgehen, können Regeln helfen, die Teams gemeinsam festlegen. So kann beispielsweise bestimmt werden, dass jeder Laptop in der Mittagspause oder beim Verlassen des Arbeitsplatzes für mindestens 30 Minuten heruntergefahren werden muss.