Re-Start der Messen – Teil 1 Die Vorteile von digitalen Leaderfassungs-Tools

Der Re-Start von vielen Messen steht bevor, aber mit vielen Neuerungen: So hat die klassische Leaderfassung mit Stift und Papier dabei langsam ausgedient. Was die genauen Vorteile der digitalen Leaderfassung sind, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Fragebogen in Word um neue Produkte zu aktualisieren, die Vorlagen für Messeberichte hundertfach auszudrucken, Kladden und Logo-Kugelschreiber dazuzulegen und schließlich alles in die Versandkisten zu packen – das gehört für viele Messe-Manager in Industrieunternehmen zu den Routineaufgaben während der letzten Messevorbereitungen. Am ersten Messetag liegen dann an den Countern, an der zentralen Information und an vielen weiteren Stellen auf dem eigenen Messestand Papier-Besuchsberichte aus – und warten darauf, endlich mit sinnvollen Inhalten gefüllt zu werden. Meist findet sich an mindestens einer Stelle auf dem Stand ein Sammelbehältnis für die ausgefüllten Berichte – zum Teil mit der Möglichkeit, diese nach Produktgruppen, Regionen oder Kunden bzw. Lieferanten vorzusortieren. Und trotz der in großer Zahl mitgebrachten Kugelschreiber ist im Fall der Fälle dann doch wieder kein Stift greifbar, um das Gespräch des letzten Besuchers zu dokumentieren.

Die während des Tages geschriebenen Berichte werden laufend gesammelt, vorsortiert und im Idealfall direkt eingescannt und an die zuständigen Mitarbeiter im Unternehmen verschickt. Nach Messeschluss weiß man in etwa, wie erfolgreich der Tag war – dank grober Vorsortierung durch Strichliste an der Infotheke. Nach der Messe erstellt ein Mitarbeiter das Reporting über eine Excel-Liste und versendet die Erfolgsauswertung per E-Mail.

Einfachere Nachbearbeitung

Mit einer Leaderfassung per App lässt sich dieser Prozess deutlich vereinfachen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Durch eine direkte Anbindung ans CRM-System werden die Berichte inkl. aller Angaben direkt übertragen und müssen nicht durch einen weiteren Mitarbeiter im Backoffice nachbearbeitet und digitalisiert werden. Dies vereinfacht den Ablauf der Lead-Nachbearbeitung deutlich. Das Backoffice kann sich auf die Prüfung der Datenqualität konzentrieren. Durch die Anbindung können gezielt Teile des Datensatzes ausgewählt werden, welche übertragen werden sollen. Hat sich z.B. bei einem Bestandskunden die Adresse geändert, kann bei der Prüfung des Berichts gleich noch die neue Adresse übernommen werden. Gleichzeitig sieht der Mitarbeiter am Messestand sofort, ob es sich beim Besucher um einen Bestandskunden oder einen neuen Interessenten handelt und kann auf diese Weise Hintergründe zur bisherigen Interaktion mit dem Besucher abrufen. Somit kann das Gespräch deutlich zielführender gestaltet werden.

Darüber hinaus ist eine schnellere Reaktion auf Messe-Leads möglich. Die Informationen sind sofort für den eigentlich zugeordneten Kundenbetreuer verfügbar. Anfragen und Termine können schneller nachgefasst werden, was ein deutliches Plus in Sachen Kundenservice darstellt. Über das angeschlossene CRM-System können Aufgaben hinterlegt werden, um eine schnelle Bearbeitung zu gewährleisten.

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Ein weiterer Vorteil liegt in der Gestaltung digitaler Messeberichte. Im Vergleich zum Papierbogen kann der Bericht deutlich kompakter aufgebaut werden, da etwa die Möglichkeit besteht, Auswahlfelder gruppiert darzustellen, um diese erst bei Bedarf auszuklappen und mit Detailinformationen zu befüllen. Ist ein Bereich nicht relevant, kann er einfach übersprungen werden.

Höhere Usability

Verzweigungen helfen ebenfalls, um die Usability des Messeberichts zu erhöhen. So können, je nach Auswahl im Fragebogen, Felder eingeblendet werden, um Weichen zu setzen und den Messebericht auf die jeweilige Gesprächssituation bzw. den jeweiligen Kunden zuzuschneiden. So kann etwa für einen Bestandkunden ein kürzerer Fragebogen angezeigt werden als bei einem komplett neuen Kontakt, da die Informationen zum Kunden bereits im System vorhanden sind. Dies erhöht die Qualität der Berichte und unterstützt den Mitarbeiter am Messestand bei der Erfassung der relevanten Informationen.

Ein großer Vorteil besteht auch in der automatisierten Zusendung von Dankes-Emails bzw. die Zuordnung zu weiterführenden Workflows, die auf den Interessen des Messebesuchers aufbauen. Im einfachsten Falle wird je nach erfasstem Interesse eine E-Mail mit weiterführenden Informationen zu den besprochenen Produkten der Dienstleistungen versendet. Ist die Leaderfassungs-Software mit der Marketing Automation verknüpft, kann der Lead je nach Interessenschwerpunkten einer entsprechenden Kampagne zugeordnet werden, um ihn mit relevanten Informationen zu seinen Interessensgebieten zu bespielen.

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Das Reporting spielt für viele Messeverantwortliche eine wichtige Rolle. Mit digitalen Messeberichten kann jederzeit der Erfolg der Messe visualisiert und detailliert ausgewertet werden. Welche Produkte stehen bei den Besuchern besonders im Fokus? Aus welchen Branchen kommen die meisten Anfragen? Wer ist heute der Leadkönig? Diese Auswertungen sind in vielen Anwendungen Out-of-the-Box möglich und helfen dabei, bereits während der laufenden Messe und im Nachgang, Optimierungsmaßnahmen einzuleiten.

Digitale Texterfassung

Ein großer Vorteil ist die Scanfunktion, die in modernen Leaderfassungs-Apps integriert ist. Auf dem Messestand muss lediglich die Visitenkarte abfotografiert werden. Per Texterkennung (OCR) werden die Daten automatisch ausgelesen und den entsprechenden Feldern im Messebericht zugeordnet (z.B. Name oder Adresse). Wie zuverlässig das beim jeweiligen Anbieter auch mit Visitenkarten von internationalen Kontakten funktioniert, sollte unbedingt vorab getestet werden.

Aber auch für Besucher des Messestands hat die digitale Leaderfassung einen positiven Effekt: Dass der Berater eine moderne Lösung zur Leaderfassung nutzt, wirkt sich positiv auf das Unternehmensimage aus. Industrie 4.0 und Papierberichte passen einfach nicht zusammen. Deshalb reagieren viele Messebesucher sehr positiv darauf, wenn das Standpersonal mit digitalen Tools arbeitet und diese ggfs. direkt in das Beratungsgespräch integriert. Gleichzeitig ist dies gerade für neue Mitarbeiter ein starkes Signal – ich bin bei einem Unternehmen gelandet, welches seine komplette Sales-Pipeline digitalisiert und integriert hat – vom Messelead bis zum CRM-System.

Ein häufiges Problem sind nur teilweise ausgefüllte Messeberichte. Werden die Eingabeformulare mit Pflichtfeldern versehen, werden künftig alle wichtigen Informationen angegeben. Das erhöht die Aussagekraft der Anfrage, vereinfacht die Nachbearbeitung und erhöht die Qualität der im CRM-System gespeicherten Kundendaten.

Auswahl geeigneter digitaler Leaderfassungs-Tools

Doch welches Leaderfassungs-Tool ist nun das Richtige? Die Anbieter dieser Softwares unterscheiden sich stark beispielsweise in den angebotenen Funktionalitäten oder auch deren Lizenz-Modelle. Aus diesem Grund ist es ratsam, bei der Auswahl systematisiert vorzugehen, um das für Sie bestmöglich geeignete Tool zu finden. Wie Sie dabei den richtigen Anbieter für digitale Leaderfassung finden und das Tool erfolgreich in Ihrem Unternehmen einführen, erfahren Sie ab dem 05. Oktober 2021 in Teil 2.

experte Re-Start der Messen – Teil 2

Auswahl und Einführung digitaler Leaderfassungs-Tools

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