New Work Drei Erfolgsfaktoren für Hybrid Work

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Hybrid Work ist gekommen, um zu bleiben. Doch Unternehmen stehen jetzt vor großen Herausforderungen: Wie können hybride Teams erfolgreich zusammenarbeiten? Wie bleiben Remote Worker mit dem Unternehmen emotional in Verbindung? Die folgenden drei Faktoren entscheiden über den Erfolg einer hybriden Office-Kultur.

Unter dem Begriff „Great Resignation“ wurde die Kündigungswelle bekannt, die im vergangenen Jahr Unternehmen in den USA erfasst hat. Seit Beginn der Pandemie haben auch in Deutschland Millionen von Wissensarbeitern ihren Arbeitsplatz verlassen – manchmal, um einen neuen anzunehmen oder den Karrierepfad zu ändern, und manchmal, um sich neu zu orientieren und im Leben neue Prioritäten zu setzen, ohne einen neuen Job in Aussicht zu haben. Doch woran liegt das?

Während das Marktforschungsunternehmen Gallup ein Allzeithoch in Sachen Stresslevel ausmacht, sehen andere Studien in der Zunahme von Meetings seit Beginn der Pandemie eine Ursache für Erschöpfung und Missmut am Arbeitsplatz. Auch außerhalb von Besprechungen ist die Zusammenarbeit im Unternehmen oft mühsam: Mitarbeitende müssen sich durch diverse Chats und E-Mails arbeiten, sich bei zahlreichen Anwendungen anmelden oder Kollegen auf der ganzen Welt zusammentrommeln, um Entscheidungen zu treffen. Das Ergebnis: Eine Arbeitserfahrung, die chaotisch, uninteressant, frustrierend und unpersönlich ist, obwohl Hybrid Work doch bei so vielen Belegschaften ganz oben auf dem Wunschzettel stand. Was müssen Unternehmen also tun, um die neue Arbeitswelt für alle motivierend und produktiv zu gestalten?

Neue Modelle der Zusammenarbeit, mehr Menschlichkeit in der Kommunikation und der clevere Einsatz von Technologie: Drei Stellschrauben, an denen Unternehmen drehen können, um für eine größere Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden zu sorgen, Innovationen voranzutreiben und Talente an das Unternehmen zu binden. Doch wie genau könnte das aussehen?

1. Asynchrones Arbeiten für mehr Motivation und gegen Meeting-Frust

Die Umstellung auf asynchrone Arbeitsmethoden reduziert den Meeting-Frust im Kontext von Hybrid Work deutlich. Gemeint ist ein Arbeitsstil, bei dem nicht alle Teammitglieder gleichzeitig online sein müssen, um gemeinsam ein Projekt voranzutreiben. Alle Mitarbeitenden sind flexibler, wann und wie sie arbeiten. Außerdem profitieren sie von weniger kognitiven Unterbrechungen, da sie sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Die Einführung des Prinzips der asynchronen Arbeit erfordert einen Kulturwandel. Ein Beispiel: Man könnte einen „Meetingfreien Mittwoch" einführen, an dem das Team einen ganzen Tag Zeit hat, sich zu konzentrieren und ohne Unterbrechung zu arbeiten. Dabei wird deutlich, welche Rolle die Technologie bei der Bereitstellung von Kontexten und Informationen spielen muss, wenn ein gleichzeitiger Dialog nicht möglich ist.

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Remote Teams – Challenge oder Opportunity?

Plattformen, die Arbeitsabläufe automatisieren, sind eine große Hilfe bei der asynchronen Arbeit. Gleichzeitig braucht es einen Ort, an dem Ideen abgebildet oder Kontext für die Ausrichtung von Projekten bereitgestellt wird. Beides sorgt dafür, dass Projekte klar und sequenziell vorankommen und Mitarbeitende autonom arbeiten können, ohne dass ständig „Kurze Abstimmungstermine“ im Kalender auftauchen.

Der größte Vorteil der asynchronen Arbeit besteht aber in der Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen, denn sie ermöglicht eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten. Bei asynchronen Arbeitsmodellen ist eine Zusammenarbeit über Kontinente hinweg problemlos möglich. Auch die verschiedenen Bedürfnisse von Familien oder Kollegen, die Angehörige pflegen, werden erfüllt. Mitarbeitende haben mehr Freiheit, ihr Leben und ihre Arbeit unter einen Hut zu bringen und gleichzeitig ihre Erwartungen an den Arbeitsplatz zu erfüllen.

2. Der Mensch im Zentrum der Kommunikation

Die persönlichen Beziehungen am Arbeitsplatz haben durch Remote Work gelitten, gleichzeitig sinkt das Engagement der Mitarbeitenden derzeit. Vermutlich sind beide Phänomene eng miteinander verknüpft, denn die Arbeit im Homeoffice oder von unterwegs macht es schwieriger, eine sinnvolle Verbindung zu Menschen und zur Arbeit aufzubauen. Technologien, mit denen Belegschaften in hybriden Arbeitsmodellen interagieren, sollten daher besonders auf eine gute Zusammenarbeit und menschliche Kontakte ausgelegt sein.

Eine entscheidende Technologie, die dabei unterstützt, sind Formate für visuelle Zusammenarbeit. Online-Whiteboards sind darauf ausgelegt, Zusammenarbeit menschlicher zu gestalten. Sie sollten ein Fokuspunkt in virtuellen Meetings sein, die Aktionen der anderen in Echtzeit zeigen, interaktive Formate bieten und die Einbindung von Multimedia-Elementen wie Videos und Audio ermöglichen. So bringen sie das Gefühl zurück, im selben Raum um ein Whiteboard herum zu stehen und gemeinsam zu brainstormen.

Gleichzeitig sollten wir uns daran erinnern, dass es bei der Arbeit nicht nur ums Geschäft geht: Im Büro finden zwanglose Gespräche an der Kaffeemaschine statt oder Kollegen treffen sich spontan auf dem Flur. Diese Begegnungen bauen Beziehungen auf. Auch auf virtuelle Arbeitsmodelle lassen sich diese Formate übertragen: Eine Möglichkeit wäre zum Beispiel die All-Hands-Meetings immer mit einer sogenannten „Eisbrecher-Aktion“ zu beginnen, die alle Teilnehmenden auf einer persönlichen Ebene einander näherbringt. Anregungen für Eisbrecher-Aktionen sind etwa „Was ist Ihr ungewöhnlichstes Talent?“ oder „Jeder erzählt drei Geschichten von sich – zwei sind wahr, eine ist falsch. Welche?“.

3. Technologie muss befähigen, nicht ausbremsen

Software-as-a-Service (SaaS) versprach Einfachheit. Doch bei Unternehmen, die zu viele SaaS-Anwendungen im Einsatz haben, ist oft das Gegenteil der Fall. Studien gehen davon aus, dass Mitarbeitende im Durchschnitt zwischen acht und fünfzehn Anwendungen pro Tag nutzen. Ist der digitale Arbeitsbereich aufgebläht, sind Informationen schwer zu finden und zu synchronisieren, außerdem haben Teams Schwierigkeiten zusammenzuarbeiten.

Es ist nicht leicht, die Anzahl der SaaS-Anwendungen in Unternehmen zu reduzieren – vor allem, wenn Bereiche wie Vertrieb, Marketing, Entwicklung, Einkauf oder Personalwesen auf ihre themen-spezifischen Anwendungen angewiesen sind, um produktiv zu sein. Hier ist es wichtig, mit Hilfe von Integrationen die Zusammenarbeit möglichst einfach zu gestalten. Die Systeme verbinden sich, tauschen Daten aus und halten sich gegenseitig auf dem neuesten Stand. So wird das Wechseln zwischen Anwendungen und das Kopieren von Informationen reduziert. Um dies zu ermöglichen, müssen App-Entwickler sicherstellen, dass robuste APIs ein wichtiger Bestandteil ihrer Produktstrategien sind. Und IT-Teams müssen das Integrationspotenzial ihrer Systeme ganzheitlich betrachten und Wege finden, sie miteinander kommunizieren zu lassen.

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New Work: Was, warum und wie? Der ultimative Leitfaden

Technologie, die befähigt statt ausbremst, motiviert die Belegschaft. Trotzdem ist sie kein Allheilmittel gegen „The Great Resignation“. Unternehmen sind gefordert, im Zuge von Hybrid Work ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Flexibilität, Engagement und Erfolg fördert. Ein klug umgesetztes Hybrid-Work-Modell leistet einen großen Beitrag zu mehr Produktivität und Zufriedenheit, und bindet Mitarbeitende an das Unternehmen.

* Varun Parmar ist CPO bei Miro

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