Mitarbeiter-Kommunikation Eine App als Sprachrohr für Alle im Unternehmen

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Laut einer Studie vom Bayerischen Forschungsinstitut für Digitale Transformation (BITD) zum Thema „Digitalisierung durch Corona“ sind 42 Prozent aller Befragten mit der Arbeit im Home-Office zufrieden, 39 Prozent sogar sehr zufrieden. Nur vier Prozent gaben an, das Büro dem Eigenheim vorzuziehen.

Gerade für die nachrückende Generation auf dem Arbeitsmarkt ist der Wunsch nach flexibleren Arbeitszeit- und Arbeitsort-Modellen nicht neu. Die Werte der neuen Generation liegen bei Zeit für Familie, Freizeitinteressen und der Möglichkeit ihr Arbeitsumfeld selbst zu wählen. Durch die Corona-Pandemie ist das Thema Home-Office beziehungsweise Remote-Working in den Vordergrund gerutscht. Entwicklungen in diesem Bereich haben sich eindeutig beschleunigt und erhalten mehr Aufmerksamkeit. Doch wie gelingt gute interne Kommunikation, wenn man sich kaum noch sieht? Und wie kommunizieren eigentlich Non-Desktop Mitarbeiter in Unternehmen?

Herausforderungen der Arbeitgeber: sich an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer anpassen und dies nicht nur zur derzeitig erschwerten Lage. Mitarbeiter legen Wert auf eine funktionierende und gut durchdachte interne Kommunikation, ganz egal wo sie ihre Arbeit erbringen. Wer in allen Situationen umfassend informiert ist, bekommt das Gefühl, vom Arbeitgeber geschätzt zu werden. Ein Mitarbeiter möchte die Möglichkeit haben sich einbringen zu können. Mitarbeiter wollen im Unternehmen anerkannt werden und die Fähigkeit bekommen für sich einzustehen.

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Digitale Talente – München und Berlin unter den globalen Spitzenreitern

Die veränderten Bedürfnisse der Mitarbeiter

Die Millennials und GenZ, die jetzt auf den Arbeitsmarkt drängen, sind Digital Natives, digitale Technologien und Innovationen von klein auf gewohnt. Diesen digitalen Lebensstil verfolgen sie nicht nur in ihrem privaten, sondern auch im beruflichen Umfeld. Der Trend zeigt sich auch in Zahlen: Allein mit dem Smartphone verbrachten die Deutschen 2019 täglich zwei Stunden online. Dieses digitale Verhalten sollten sich Unternehmen zunutze machen.

Die Digitalisierung hat unzählige Innovationen in Gang gebracht, auch in der Unternehmenskommunikation. Intranet, Mailings und Meetings sind täglicher Berufsalltag geworden, doch was ist mit den Non-Desktop-Mitarbeitern? Knapp 2,7 Milliarden Menschen weltweit führen ihre Tätigkeit nicht am Bürostuhl aus. Das sind ganze 80 Prozent der arbeitenden Bevölkerung. Für sie gilt immer noch Aushänge und Mitarbeiterversammlungen sowie Informationen im Regelfall über das schwarze Brett zu beziehen. Natürlich haben klassische Aushänge am schwarzen Brett und Mitarbeiterzeitungen auch weiterhin eine Daseinsberechtigung, doch diese erreichen längst nicht mehr jeden Mitarbeiter. Interne Kommunikation wird nur für Deskop-Mitarbeiter berücksichtigt. Eine aktuelle Studie der Peter Schmidt Group macht deutlich, dass die Angebote von Unternehmen nicht unbedingt mit den Interessen der Mitarbeiter übereinstimmen: 18 Prozent wünschen sich mehr direkten Kontakt, um Informationen über den Arbeitgeber zu erhalten, 16 Prozent Social Media-Angebote. Generell sind 41 Prozent der Meinung, dass intern nicht offen und transparent kommuniziert wird. Arbeitnehmer fühlen sich in ihrem Unternehmen also schlecht informiert – und das, obwohl Arbeitgeber durchaus Inhalte teilen. Wie kann das Problem der Informationsvermittlung gelöst werden?

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Selbstwirksamkeit – eine neue Schlüsselkompetenz

Mitarbeiter im Mittelpunkt: Raum für Meinungen schaffen

Gerade in großen Firmen herrscht oft eine gewisse Anonymität zwischen den Non-Desk-Workers und der Belegschaft im Büro oder im Home-Office. Es herrscht eine Top-Down-Kommunikation, also der Kommunikationsweg ist ausschließlich von der Managementebene aus nach unten. Durch diese Art der Kommunikation können leicht Probleme und Missverständnisse entstehen. Dabei ist der Austausch zwischen allen Bereichen und Abteilungen doch so essentiell für ein Unternehmen. Ob Schichtpläne, Urlaubsanträge, spannende Beiträge in Fachzeitschriften oder Freizeitveranstaltungen – es geht wertvoller Inhalt verloren. Unkonventionelle Kommunikationskanäle wie Mitarbeiter-Apps können Arbeitnehmern darüber hinaus die Möglichkeit eröffnen, einfacher und auf Augenhöhe mit Führungskräften in Kontakt zu treten. Denn oft herrscht Distanz zwischen Arbeitgeber und -nehmer. Wenn auch das obere Management beispielsweise im Teamchat über Neuigkeiten informiert, kann sich diese Schere etwas schließen und die Führungsebene wirkt nahbarer. Eine gute Möglichkeit die Beschäftigten in der Werkhalle, im Home-Office oder am Fließband zu erreichen. Somit haben die Beschäftigten innerhalb der gesamten Organisation einen Zugriff auf relevante Informationen und können so Fragen zu unternehmensinternen Neuigkeiten, Veröffentlichungen, Updates, Umfragen sowie Terminvereinbarungen problemfrei abwickeln.

Einbindung von HR-Prozessen in die Mitarbeiter-App

Zu einer positiven Arbeitskultur gehört es also, Mitarbeiter umfassend einzubinden. Sie an ausgewählten Entscheidungen teilhaben zu lassen, transparent zu sein und Informationen stets zu kommunizieren. Wer darauf achtet, schafft eine bessere Organisation zwischen den Abteilungen, im Home-Office oder dem Mitarbeiter am Band. Die Möglichkeit allen Beschäftigten einen Zugriff auf relevante Informationen und Fragen zu unternehmensinternen Neuigkeiten, Veröffentlichungen, Updates, Umfragen sowie Terminvereinbarungen zu bieten vereinfacht Arbeitsprozesse.

Das zeigt sich vor allem bei HR-Prozessen wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Entgeltabrechnungen – sie alle können darüber abgewickelt werden. Aber auch durch ein integriertes Mitarbeiterverzeichnis können Verantwortungsbereiche klar zugeordnet werden und die Unternehmensinfrastruktur wird für alle Abteilungen transparenter und Kommunikationswege werden klarer.

Es wird deutlich, dass zu einer positiven Arbeitskultur gehört alle Mitarbeiter umfassend einzubinden. Sie an ausgewählten Entscheidungen teilhaben zu lassen ist ebenso wichtig wie transparent zu sein und Informationen stets zu kommunizieren. Mit der Einführung einer Mitarbeiter-App ist die Möglichkeit geschaffen, alle Mitarbeiter einzubeziehen. Es kann der Ausbau der aktuellen Kommunikationskanäle sein oder gar der erste Schritt im Digitalisierungsprozess des Unternehmens.

*Ann Kathrin Stärkel ist CMO der Flip GmbH.

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