Geschäftsprozesse

Elektronische Signatur – der Turbo für B2B Verträge

| Autor / Redakteur: Thibault de Valroger / Georgina Bott

Schluss mit langsamen Geschäftsprozessen. Die elektronische Signatur hilft nicht nur Prozesse zu beschleunigen, sondern auch Kosten zu senken.
Schluss mit langsamen Geschäftsprozessen. Die elektronische Signatur hilft nicht nur Prozesse zu beschleunigen, sondern auch Kosten zu senken. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Bis Verträge auf dem Papier abgeschlossen werden, können schnell Wochen vergehen. Mit der elektronischen Signatur geht das Unterschreiben so schnell wie eine WhatsApp-Nachricht. Wie funktioniert die eSignatur, und wie sieht der rechtliche Rahmen aus?

Die elektronische Signatur ist ein Turbo für das Erschließen neuer Geschäftspotenziale und die Einführung digitaler Geschäftsmodelle. Laut einer aktuellen Umfrage von Sapio Research im Auftrag von DocuSign erwarten viele der befragten Führungskräfte klare Vorteile der elektronischen Signatur als wichtiger Treiber für die digitale Transformation: So gehen fast 50 Prozent davon aus, dass die elektronische Signatur hilft, Kosten zu senken, mehr Sicherheit bringt und Geschäftsprozesse beschleunigen wird.

Was ist die elektronische Signatur?

Elektronische Signaturen ermöglichen es, digitale Dokumente rechtsgültig zu unterschreiben und ersetzen die handschriftliche Signatur auf Papier. Sales-Verträge, Lizenzvereinbarungen, Bestellungen, allgemeine Verträge, Einverständniserklärungen, Registrierungen für Events, Audit-Abschlüsse oder Ähnliches können durch elektronische Signaturen von jedem internetfähigen Gerät aus unterschrieben werden.

Prozesse, die sonst Wochen dauern, können so innerhalb weniger Stunden erledigt werden. Statt Verträge in mehrfacher Ausführung auszudrucken, per Post zu verschicken und dann auf die signierte Rücksendung zu warten, ermöglichen elektronische Signaturlösungen ihren Anwendern eine schnelle und transparente Abwicklung. Dokumente in allen gebräuchlichen Formaten werden einfach als Link an die Vertragspartner verschickt. Dabei behält der Absender immer im Blick, bei wem der Vertrag gerade liegt und wer bereits unterschrieben hat. Die elektronische Signatur spart damit nicht nur Zeit, sondern auch Geld: Durchschnittlich 33,50 € können Anwender beispielsweise mit einem in DocuSign unterzeichneten Dokument sparen. Zudem werden 85 Prozent dieser Dokumente innerhalb eines Tages abgeschlossen, 53 Prozent sogar innerhalb von 15 Minuten. Vertriebsmitarbeiter gewinnen so wertvolle Zeit, die sie besser in Verkaufs- oder Beratungsgesprächen mit Kunden verbringen könnten.

Doch wie funktioniert die digitale Unterschrift genau? Die elektronische Signatur garantiert die Identität des Unterschreibenden. Zudem stellt sie sicher, dass jegliche Änderungen, die an einem unterschriebenen Dokument nach der Unterschrift vorgenommen werden, nachweisbar sind. Das schafft die erforderliche Sicherheit und das Vertrauen für geschäftliche Vorgänge.

Ist die elektronische Signatur rechtlich bindend?

Elektronische Dokumente und Signaturen sind in der gesamten EU für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. Die Voraussetzungen dafür wurden mit der elDAS-Verordnung (910/2014 Verordnung: elDAS – „elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste“) am 1. Juli 2016 geschaffen. Mit dieser Verordnung wurde die elektronische Signatur in allen EU-Ländern als Beweis für rechtliche Verfahren zugelassen. Diese Form der elektronischen Signatur – auch einfache elektronische Signatur genannt – ist für rund 80 Prozent der rechtsgültigen Dokumente und Verträge anwendbar. So zum Beispiel B2B Verträge, interne Vorgänge, reguläre Mitarbeiterverträge oder andere HR Dokumente.

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) – eine besondere Form der elektronischen Signatur – wird von der eIDAS Verordnung rechtlich auf eine Stufe mit der handschriftlichen Unterschrift gestellt. Die qualifizierte elektronische Signatur wird für bestimmte Vertragsarten benötigt, die ein besonders hohes Risiko für Verbraucher, Angestellte oder Unternehmen darstellen. Dazu gehören beispielsweise Verbraucherkredite oder Leiharbeitsverträge.

Wenn Papier im digitalen Zeitalter zu langsam ist

Praxiscase elektronische Signaturen

Wenn Papier im digitalen Zeitalter zu langsam ist

20.02.18 - Verträge, Dokumente und Leistungsbeschreibungen werden in der Beschaffung noch immer auf Papier unterschrieben. Wie wichtig jedoch digitale Prozesse im Procurement sein können, zeigt T-Systems: Vertragsvorgänge, die früher drei bis vier Tage dauerten, erledigt das Unternehmen mittlerweile innerhalb von zwei Stunden. lesen

Thibault de Valroger ist Senior Director Business Development bei DocuSign Inc.
Thibault de Valroger ist Senior Director Business Development bei DocuSign Inc. (Bild: storymaker)

Über den Autor

Thibault de Valroger ist Business Development & Compliance Director bei DocuSign. Er verfügt über 15 Jahre Berufserfahrung im Bereich IT-Sicherheit und neue Technologien. Seit 2004 begleitet er das Wachstum von DocuSign durch den Aufbau strategischer Partnerschaften und die Erschließung neuer Märkte.

Über DocuSign, Inc.
DocuSign verändert die Art und Weise, in der Geschäfte getätigt werden. Jeder kann Vereinbarungen überall und zu jeder Zeit auf jedem Gerät mit Vertrauen und Sicherheit unterzeichnen und verwalten. Flexibel unterwegs mit DocuSign.

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