Checkliste So finden Unternehmen den passenden Freelancer

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Der Einsatz von Freelancern bedeutet für Unternehmen zeitliche und finanzielle Flexibilität sowie die (schnelle) Verfügbarkeit von Experten-Know-how für Projekte. Wie man mit Hilfe von HR- und Rechtsexperten den passenden Freiberufler findet und die Zusammenarbeit erfolgreich sowie rechtssicher gestaltet, erklärt Niklas Werner in diesem Beitrag.

Ob Auftragsspitzen, Projektengpässe oder Aufgaben, für die es Spezialwissen bedarf: All dies sind Herausforderungen, denen Unternehmen mit dem Einsatz von Freelancern erfolgreich gerecht werden können. Denn diese bieten Flexibilität – schließlich sind die anfallenden Kosten auftragsgebunden und zeitlich begrenzt. Dank speziellem fachlichem Know-how verfügen Freelancer oft genau über wichtige Nischenqualifikationen, die es braucht, um neue Märkte, Produkte und Themen zu erschließen. Doch bevor sich ein Unternehmen für diese Form der Zusammenarbeit entscheidet, sollte es sich als erstes die folgende Frage stellen: Benötigen wir eine konkrete Leistung oder eine Arbeitskraft? Für letzteres sollte man keinen Freelancer einsetzen, denn bei Beauftragung eines Freelancers kauft man sich eine Leistung ein.

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Checkliste: So finden Unternehmen den passenden Freelancer

Ist die Entscheidung für einen Freelancer noch nicht gefallen, helfen diese drei Kriterien die richtige Wahl zu treffen:

• Arbeitsweise: Ein professioneller Freelancer zeichnet sich durch eigenständiges, termin- und qualitätsgerechtes Arbeiten aus und weiß auch mit einem größeren Handlungsspielraum gut umzugehen.

• Referenzen: Zufriedene Kunden sind die beste Referenz. Empfehlungen und ein Kundenportfolio geben Überblick über geleistete Arbeit. Zudem bieten einige Recruiter spezielle Akkreditierungsprogramme, die herausragende Freelancer auszeichnen.

• Der richtige Mix aus Know-how und Soft Skills: Von der Ausbildung über Fachwissen bis zu Kommunikationsstärke – vor allem das persönliche Gespräch bietet entscheidende Informationen über fachliche sowie soziale Kompetenzen und den Cultural Fit.

Auf der sicheren Seite: Verträge rechtskonform gestalten

Unternehmen sollten sicherstellen, dass Freiberufler rechtliche Rahmenbedingungen einhalten, denn die Auftraggeber sind dafür haftbar, wenn sie dies nicht ermöglichen. Damit man nicht über rechtliche Fallstrike stolpert, sollte man sich bei Bedarf Unterstützung von Arbeitsrechtspezialisten holen. Denn von Anfang an – also ab Vertragsgestaltung – müssen folgende rechtliche Aspekte berücksichtigt werden:

• Freiberufler dürfen keine arbeitsrechtlichen Weisungen erhalten – darunter fallen insbesondere Weisungen zu Zeit, Ort und Durchführung der Leistung. Nichtsdestotrotz dürfen Vorgaben, wie zum Beispiel zu Terminen, vertraglich vereinbart werden, wenn sie für die Leistungserbringung erforderlich sind.

• Der Fokus des Vertrags sollte auf der definierten Leistung als Basis des Vertrags liegen. Stellenbeschreibungen und die Definitionen von Unternehmenspositionen, wie es sie in Arbeitsverträgen gibt, sind fehl am Platz.

• Unternehmen sollten nur mit Selbstständigen zusammenarbeiten, die sich ganz bewusst und freiwillig dafür entscheiden – Zweifel können gerade im Niedriglohnsektor aufkommen. Der vereinbarte Stundensatz sollte höher ausfallen als bei entsprechenden Arbeitnehmern, schließlich muss ein Freelancer in der Lage sein, für sich selbst Sorge (Stichwort: Alters- und Krankenvorsorge) zu tragen.

• Freien Mitarbeitern darf die Tätigkeit für andere Auftraggeber nicht untersagt werden. Ausnahmen können vereinbart werden, wenn beispielsweise an neuen Produkten und Innovationen gearbeitet wird. Vereinbarungen wie ein Wettbewerbsverbot sind aber nur während der Vertragslaufzeit möglich. Wer sicher sein will, dass dieses auch nachvertraglich hält, muss das mit einer Karenzentschädigung kombinieren.

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Projekte effizient und erfolgreich umsetzen: Die Zusammenarbeit mit Freelancern

Wenn ein passender Freelancer gefunden ist, ist Schnelligkeit gefragt – es gilt das „First-come-first-serve-Prinzip“, denn Freiberufler treffen als Unternehmer vordergründig wirtschaftliche Entscheidungen. Bei der ersten Beauftragung ist es dabei nicht unüblich zunächst erstmal kleinere Projekte gemeinsam abzuwickeln. Ähnlich einer Probezeit lernt man sich so besser kennen und bekommt einen Eindruck, ob die Zusammenarbeit sowohl menschlich als auch fachlich passt.

Ebenso wie vor der Zusammenarbeit gilt es auch bei der Zusammenarbeit auf rechtskonformes Verhalten zu achten. Freelancer sind anders zu behandeln als interne Mitarbeiter und der Unterschied sollte auch nach außen klar erkennbar sein. Konkrete Beispiele aus der Praxis: An Freelancer sollten keine internen E-Mailadressen vergeben werden (Tipp: hier bietet sich der Zusatz „extern“ innerhalb der Emailadresse an) und sie dürfen keine Vergünstigungen erhalten, die festen Mitarbeitern geboten werden – hierzu zählen beispielsweise vergünstigtes Essen in der Kantine oder besondere Konditionen über Firmenmitgliedschaften. Zudem sollten Freelancer nicht zu Firmenveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Team-Incentives eingeladen werden.

Die oberste Maxime bei der Zusammenarbeit lautet: Kommunikation ist alles, ohne Kommunikation ist alles nichts! Das beginnt bei einem klar definierten Auftrag und einer eindeutigen Leistungsbeschreibung als Basis für ein erfolgreiches Projekt. Zu Beginn erfolgen ein ausführliches Briefing und ein Austausch über die veranschlagte Zeit, das Budget und die erforderliche Qualität. Definierte Deadlines und gemeinsame Ziele sorgen für einen termin- und qualitätsgerechten Projektabschluss. Damit dem Unternehmen das Wissen nach Projektende nicht verloren geht, ist es entscheidend, dass ein Freelancer seine Arbeit und seine Ergebnisse verständlich dokumentiert – so trägt der Einsatz eines Freelancers langfristig zum Unternehmenserfolg bei.

*Niklas Werner ist Leiter der Rechtsabteilung und Einzelprokurist bei der international tätigen Personalberatung SThree GmbH.

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