Teamwork Top 5 Collaboration Tools für KMU

Als Collaboration Tools zählen sämtliche Arten von Software, die es mehreren Nutzern erlauben, unabhängig von ihrem Standort, miteinander an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten. Wir stellen fünf nützliche Anwendungen vor.

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Je größer das Unternehmen, desto wichtiger sind eine strukturierte Kollaboration und eine klare Kommunikation zwischen den einzelnen Fraktionen. Aber auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) wird es im Zuge der Digitalisierung zunehmend wichtiger, entsprechende Rahmenbedingungen für eine effektive Zusammenarbeit zu schaffen.

Hierfür reicht es schon lange nicht mehr aus, sich per E-Mail oder persönlich in unzähligen Meetings zu koordinieren. Daher greifen immer mehr Unternehmen zu Software, welche die Zusammenarbeit vereinfachen soll, sogenannten Collaboration Tools.

Ebenso vielfältig wie die Tools und Zahl der Anbieter ist auch der jeweilige Funktionsumfang: Bei Collaboration Tools kann es sich zum Beispiel um Kommunikationssoftware, Projektmanagementsoftware oder auch um multifunktionale Softwarelösungen handeln.

Da der Begriff Collaboration Tool also sehr umfassend definiert ist und somit eine Vielzahl an unterschiedlichsten Softwarelösungen beinhaltet, ist die zu empfehlende Lösung natürlich sehr stark an den individuellen Ressourcen, Vorlieben und Bedürfnissen orientiert. Auch der Kostenfaktor spielt meist eine große Rolle.

Welche Collaboration Software eignet sich für mein Unternehmen?

Gerade bei kleineren Unternehmen reicht es häufig, auf teuren Software Suites zu verzichten und auf die einfachen und kostengünstigeren Tools zurückzugreifen. Wichtig zu bemerken ist, dass ein niedriger Preis nicht automatisch eine niedrige Produktqualität nach sich zieht.

Häufig haben die günstigeren Tools einfach nur weniger Funktionen, was sie nicht selten auch noch nutzerfreundlicher als die höherpreisige Konkurrenz macht. Insbesondere für KMU ist eine einfache Nutzung von hoher Bedeutung, da häufig nicht die Mittel für eine umfangreiche Mitarbeiterschulung in komplexen, multifunktionalen Softwareanwendungen vorhanden sind.

Eine pauschale Aussage über die beste Collaboration Software lässt sich somit nicht einfach treffen. Um jedoch schon einmal einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zu geben, zeigen wir fünf tolle und einfach zu nutzende Tools für die Zusammenarbeit.

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1. Dropbox Business

Bekannt für seine einfache und intuitive Benutzung ist es wenig verwunderlich, dass Dropbox Business es auf diese Liste schafft. Neben unzähligen privaten Dropbox Nutzern vertrauen mittlerweile schon über 150.000 Unternehmen weltweit auf die Business Version. Als einer der Pioniere der Datenspeicherung über die Cloud erlaubt es Dropbox, ganz schnell und einfach auf gemeinsame Dokumente zugreifen zu können und diese auch teamübergreifend zur Verfügung zu stellen.

Weitere Funktionen beinhalten zum Beispiel die der selektiven Synchronisierung. Hierdurch werden für den Nutzer nur die gewünschten Dateien synchronisiert, was es größeren Teams erlaubt, eine hohe Menge an Daten in derselben Cloud abzuspeichern und Dateien lediglich nach Bedarf zu synchronisieren.

Vorteile:

• Einfache Nutzung

• Umfangreicher Kundensupport

• Kostenlose Testversion

Nachteile:

• Teurer im Vergleich zu Alternativen wie Google Drive

• Starker Fokus auf die teureren Varianten

• Keine Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit möglich

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2. Monday.com

Monday.com ist ein Collaboration Tool, das darauf bedacht ist, die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu vereinfachen. Ein besonderer Fokus liegt hier auf der visuellen Darstellung von Deadlines, Zugehörigkeiten und vielem mehr.

Gerade bei Projektarbeiten erlaubt Monday.com durch seine einfache Darstellung eine hohe Ersparnis an Zeit und Aufwand. Dem Nutzer wird die Möglichkeit geboten, eine der vorhandenen Vorlagen zu wählen und diese gemäß den eigenen Wünschen und Vorstellungen anzupassen.

Neben den klassischen Funktionen einer Projektmanagement-Software bietet Monday.com auch Funktionen wie das Teilen eines Projektplans mit Gästen. Gerade Funktionen wie diese sorgen dafür, dass Monday.com auch für teamübergreifende Projekte zum Einsatz kommen kann.

Vorteile:

• Vergleichsweise günstiges Startpaket

• Sehr ansprechendes Interface und gute User Experience

• Individuell anpassbar und somit für kleine und große Unternehmen geeignet

Nachteile:

• Kann unübersichtlich werden, wenn zu viele Boards erstellt werden müssen

• Wenige Möglichkeit in Bezug auf Benachrichtigungen

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3. Trello

Trello ist ähnlich wie Monday.com ein sehr einfach zu nutzendes Online -Tool für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams, sowie für teamübergreifende Zusammenarbeit. Was Trello jedoch zusätzlich bietet, ist die Möglichkeit, es auch als persönliches Planungstool für tägliche Aufgaben einzusetzen.

Jedem Mitarbeiter lässt sich ein eigenes Trello-Board zuweisen, auf dem er seine zu erledigenden Aufgaben dokumentieren und strukturieren kann. Dies erlaubt eine wesentlich effizientere Zeitplanung, da der Teamleiter zu jedem Zeitpunkt auf alle Aufgaben der Mitarbeiter zugreifen kann.

Trotz der sehr detailreichen Dokumentationsmöglichkeiten aller Aufgaben bleibt Trello meist recht übersichtlich. Ein Projekt wird meist durch eine Karte auf dem Projekt-Board symbolisiert, welcher unterschiedliche Unteraufgaben und Verantwortlichkeiten zugeteilt werden können.

Vorteile:

• Sehr einfache Nutzung auch ohne intensives Training

• Agiles Projektmanagement möglich

• Auch bei sehr großen Projekten übersichtlich

Nachteile:

• Keine Möglichkeit, Aufgabenkarten nach Gruppierungen zu sortieren

• Kein lokales Caching und somit stark abhängig von einer stabilen Internetverbindung

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4. Samepage

Als bestbewertete Collaboration Software auf Capterra ist Samepage ein absolutes Muss auf dieser Liste. Die preisgekrönte Kollaborationssoftware hilft Teams, Dokumente in Echtzeit gemeinsam zu erstellen, Dateien zu teilen sowie Aufgaben und Kalender zu verwalten, Diagramme zu zeichnen, Tabellen zu bearbeiten und noch vieles mehr.

Sicheres Teilen hilft bei der Zusammenarbeit mit Kollegen, Auftragnehmern, Kunden usw. Mit dem eingebauten Gruppenchat und Videoanrufen kannst du dein Team und dessen Gespräche zusammen mit dem Inhalt sehen, an dem ihr gerade arbeitet. Es kann außerdem in Hunderte von Apps integriert werden, um Arbeitsabläufe zu konsolidieren und Überlastung zu vermeiden.

Gerade für Teams, die häufig mit Content arbeiten oder viele Mitschriften aus unterschiedlichsten Meetings miteinander teilen müssen, bietet sich Samepage als hervorragendes Collaboration Tool an.

Vorteile:

• Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit fördert Effizienz

• Mehrfach von Nutzern hervorgehobene Kundenbetreuung

• Funktionalitäten werden ständig weiterentwickelt

Nachteile:

• Begrenzte Möglichkeiten beim Editieren von Texten

• Durch die extreme Vielfältigkeit des Tools kann es für neue Nutzer komplexer wirken als zum Beispiel Trello oder Dropbox

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5. G Suite

Wenn es um das Thema Collaboration Tools geht, darf natürlich die G Suite von Google nicht fehlen. Gerade für KMU eignet sich die Sammlung an Collaboration-Produkten hervorragend und Millionen von Unternehmen, sowie private Nutzer setzen bereits auf altbekannte Software wie Google Docs oder Google Hangouts.

Abgesehen von zahlreichen anderen Vorteilen wird kaum ein Mitarbeiter für die Arbeit mit der G Suite trainieren müssen, da der Großteil die grundlegenden Funktionalitäten vermutlich schon kennt. Google bietet im Rahmen der G Suite auch eine geschäftliche E-Mail-Adresse unter der Domain des Unternehmens. Die G Suite umfasst leicht integrierbare Software für fast alle zur Zusammenarbeit benötigten Funktionen, von Kommunikation über Online-Speicherung, bis hin zu Dokumentenmanagement.

Vorteile:

• Vergleichsweise niedriger Preis

• Kein Mitarbeitertraining benötigt

• Extrem hohe Vielfalt an Möglichkeiten

Nachteile:

• Geringere Funktionsvielfalt in Programmen wie Google Sheets im Vergleich zum Microsoft-Äquivalent Excel kann zu Problemen bei der Online-Bereitstellung dieser Dokumente führen.

• Ähnliche Programme innerhalb der Suite – wie zum Beispiel Meet und Hangouts – können zu nicht einheitlicher Softwarenutzung innerhalb eines Unternehmens und somit zu Missverständnissen führen

* Ines Bahr ist Content Analyst bei Capterra, der unabhängigen Online-Ressource für Business Software Käufer. Ihre Schwerpunkte liegen auf den Themen Cloud-Technologien und digitale Transformation. Capterra bietet verifizierte Nutzerbewertungen und unabhängige Testberichte in Hunderten von Softwarekategorien.

Dieser Artikel erschien zuerst auf unserem Partnerportal Dev Insider.

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