Übersetzung sensibler B2B Inhalte Vertrauliche Dokumente datensicher schützen

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International agierende Unternehmen benötigen häufig wichtige Dokumente übersetzt. Durch viele Beteiligte und diverse Tools, kann der Prozess schnell undurchsichtig werden. Das wird spätestens dann problematisch, wenn es sich bei den Texten um sensible, wettbewerbsrelevante Dokumente handelt.

Unternehmen benötigen einen Übersetzungsworkflow, der ihnen die Kontrolle über ihre Daten gewährleistet. Das gelingt zum Beispiel mit einem Translation-Management-System mit integrierter neuronaler, also KI-gestützter Machine Translation.

Unternehmen benötigen fachkundige Übersetzungen

B2B-Übersetzungen von Marketingmaterialien, Produktinformationen oder Dokumenten aus Forschung und Entwicklung sind für international tätige Unternehmen unabdingbar. Je nach Branche sind diese Übersetzungen und Lokalisierungen komplex. In jedem Bereich gelten schließlich unterschiedliche Normen, Vorschriften oder Kennzeichnungen.

Es ist daher entscheidend, dass Unternehmen sich der potenziellen Risiken bewusst sind, wenn sie Übersetzungen wie medizinische Dokumente, Rechtsverträge oder technische Handbücher in Auftrag geben. Denn Fehler in der Übersetzung könnten nicht nur zu Missverständnissen führen, sondern auch zu kostspieligen Folgen wie Unfällen, rechtlichen Konflikten oder gesundheitlichen Schäden.

Eine unübersichtliche Lieferkette

Die Anforderungen an Fachübersetzungen sind also entsprechend hoch: Sie setzen Terminologie, die Kenntnisse von Vorschriften und Industriestandards voraus, müssen korrekt sowie präzise sein und das, obwohl es meistens schnell gehen muss. Unternehmen greifen daher für ihre Übersetzungen auf freiberufliche Übersetzer, Sprachdienstleister wie Übersetzungsbüros, Inhouse-Übersetzungen oder auch Unterstützung durch generische maschinelle Übersetzungen zurück.

Die Lieferkette ist oft mehrstufig und unübersichtlich. Meist werden die Quelldaten gar aus CMS oder PIM für die Übersetzungsarbeiten via E-Mail versandt – was bedeutet, dass jeder in der Kette die Daten bearbeiten und weiterleiten kann. Welche Daten an die Anbieter kostenloser Übersetzungsdienste gelangen, kann nicht nachvollzogen werden. Das mag bei Werbebotschaften und unverfänglichen Inhalten noch akzeptabel sein, aber Unternehmen müssen auch sensible Daten, etwa aus Forschung und Entwicklung oder patentierten Herstellungsverfahren übersetzen. Der gängige Übersetzungsweg schützt diese Daten nicht vor unerwünschten Zugriffen.

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Translation-Management und maschinelle Übersetzung

Um die Sicherheit der zu übersetzenden Daten zu gewährleisten, benötigen Unternehmen einen durchdachten Prozess und integrierte Tools, die einen hohen Automatisierungsgrad erlauben. Ein Translation-Management-System (TMS) kann den Übersetzungsprozess von der Projekt- und Workflowsteuerung (auch mit Dienstleistern) bis hin zu Übersetzung, Korrektur und Freigabe unterstützen. Projektmanagementfunktionen erlauben eine Qualitätskontrolle, indem alle Sprachdaten zentral im Translation Memory, einem Übersetzungsspeicher zur Wiederverwendung, und der Terminologiedatenbank gesichert werden.

Die einfache Anbindung von Drittsystemen wie Content-Management oder maschineller Übersetzung macht einen hohen Automatisierungsgrad möglich. Eine solche maschinelle Übersetzungs-Engine (Machine Translation Engine) erlaubt es, Übersetzungen schneller und günstiger zu erstellen.

Dabei wird zwischen generischen und individualisierten maschinellen Übersetzungen unterschieden:

• Generische Übersetzungs-Engines wie DeepL oder Google Translate werden mit riesigen Datenmengen aus verschiedensten Bereichen trainiert und liefern solide Übersetzungen. Für sehr spezifische (Fach-)Texte sind sie aber nur begrenzt geeignet.

• Individualisierbare maschinelle Übersetzungssysteme werden dagegen mit den eigenen, unternehmensspezifischen Daten trainiert, wodurch sie die individuelle Firmensprache und -terminologie berücksichtigen können. Sie liefern damit sehr gute Rohübersetzungen, die weniger Überarbeitung durch Post-Editoren benötigen.

Die Voraussetzung für eine solche Individualisierung ist die sorgfältige Pflege von Translation Memorys und Terminologiedatenbanken. Zukünftige Anpassungen von Unternehmensinhalten und -daten sind möglich und können trainiert werden. Dieses regelmäßige Retraining sorgt dafür, dass die Daten immer auf dem neusten Stand sind und optimal genutzt werden können.

Künstliche Intelligenz und Übersetzungen

Maschinelle Übersetzungssysteme haben sich durch künstliche Intelligenz noch einmal deutlich verbessert: Eine neuronale, das heißt KI-gestützte Übersetzungs-Engine kann die finale Überarbeitung durch den Übersetzer stark beschleunigen. Er kann die Empfehlungen der maschinellen Übersetzung übernehmen, anpassen oder eigene Vorschläge machen. Das System lernt aus seinen Entscheidungen. Dadurch verbessert sich die Qualität der Ergebnisse deutlich und der Aufwand für die nachträglichen Bearbeitungen wird mit der Zeit immer geringer. Zudem wird eine Qualitätsbewertung der Texte mit objektiven Kennzahlen und eine Optimierung möglich.

Um das volle Potenzial der maschinellen Übersetzung nutzen zu können, ist eine tiefgreifende Integration einer Machine Translation Engine in ein Translation-Management-System essenziell - idealerweise stammen beide aus dem gleichen Haus, damit keine Abstimmungsprobleme auftreten.

Die Vorteile hinsichtlich Datensicherheit

Erst, wenn das Translation-Management-System und das maschinelle Übersetzungssystem ein geschlossenes System über die gesamte Lieferkette von der Texterstellung bis zur Veröffentlichung der übersetzten Texte bilden, entsteht größtmögliche Daten- und Prozesssicherheit. Unternehmen behalten damit ihre Datenhoheit und haben die volle Kontrolle, wo, wie und von wem ihre Daten verarbeitet werden. Sie bestimmen die Regeln für den Übersetzungsprozess für die gesamte Lieferkette ab der Auftragserteilung bis zum Übersetzer und wieder zurück – durch individuelle Freigabeprozesse und ein granulares Rechte- und Profilmanagement.

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Das ein Text bearbeitet wird, ist dann zum Beispiel nur nach aktiver Auftragszuweisung möglich und Änderungen können dank Translation Memory und Terminologiesystem bzw. -datenbank jederzeit nachverfolgt werden. Der Einsatz der eigenen individualisierbaren Übersetzungs-Engine stellt sicher, dass sensible Daten und Dokumente nicht geteilt und herumgeschickt werden müssen. Die Daten, mit denen sie trainiert wird, gehören dem Unternehmen, bleiben auch dort und sind für Unberechtigte nicht zugänglich.

Auch die Prozessautomatisierung unterstützt die Sicherheit, da Datentransfers im Rahmen des Workflows automatisiert und Zugriffsrechte auf die transferierten Daten definiert werden. Daten können so zweckgebunden Dritten bereitgestellt werden – nach Abschluss des Projekts erlöschen die Zugriffsrechte. Und mit einer On-Premise-Lösung bleiben die Daten im Haus und Unternehmen haben die Sicherheitsvorkehrungen selbst in der Hand.

Bessere, schnellere und günstigere Übersetzungen

Neben der Sicherheit bietet die Kombination aus einem Translation-Management-System und KI-gestützter Machine Translation weitere Vorteile. Unternehmen können so die Übersetzungsqualität verbessern, Abläufe beschleunigen und die Kosten reduzieren. Durch die zentrale Plattform werden doppelte Übersetzungen vermieden und dank Translation Memory müssen identische Wortgruppen nur einmal übersetzt werden. Die Pflege und Verwaltung von unternehmensspezifischer Terminologie und ihre Bereitstellung erfolgt effizient, denn durch ihre Konsistenz können rechtliche Rahmenbedingungen leichter eingehalten und ein einheitlicher Marktauftritt gewährleistet werden – auch über Sprachgrenzen hinweg.

*Robin Gegenheimer ist Sales Director bei Across Systems.

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