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Effektives Zeitmanagement trotz neuer Medien Wie die Technik unseren Umgang mit der Zeit verändert

| Autor / Redakteur: Aurelia Drocur / Natalie Wander

Neue Technologien verändern die Anforderungen an das Zeitmanagement. Doch nicht nur die Technik befindet sich in einem Wandel – auch Menschen passen sich den neuen Umständen an.

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(Bildquelle: Aurelia Drocur)

E-Mails, Smartphones, SMS, Apps, soziale Netzwerke – neue Technologien sorgen für eine hohe Flexibilität beim Informationsaustausch. Für Unternehmen ist dies ein essenzieller Wettbewerbsfaktor. Für die Arbeit der Beschäftigten bedeutet das, dass sie alle eingesetzten Medien regelmäßig abrufen müssen, um immer auf dem Laufenden zu sein. Hier setzt die Ingenieurpsychologie an: Sie untersucht, wie Mensch und Technik optimal zusammenarbeiten. Die so gewonnenen Erkenntnisse können unter anderem für den alltäglichen Umgang mit Zeit genutzt werden.

Permanente Informiertheit

Die vorherrschende Bereitschaft zu ständiger Informiertheit erklären Psychologen durch das Belohnungsstreben. Durch die Forderung nach Aktualität wird der Moment, in dem alle Medien abgerufen und alle neuen Informationen aufgenommen sind, zum Zielzustand. Wenn dieser erreicht ist, stellt sich ein Gefühl der Zufriedenheit ein. Da sich in unserem Alltag aber ständig Neues ereignet, ist dieses Gefühl jeweils nur von kurzer Dauer. Dann müssen alle Medien erneut überprüft werden, um das Ziel wiederum zu erreichen. Inhalte werden dabei häufig nur oberflächlich wahrgenommen und nicht richtig verarbeitet. Durch die modernen Hilfsmittel ist dies auch nicht mehr zwingend notwendig: Viele Informationen, für die früher Gedächtnisleistung nötig war, werden heute auf Festplatten, im Internet oder auf Smartphones abgelegt. Dieses Abladen von Informationen macht unser Gehirn frei für neue Kenntnisse, zum Beispiel für das Bearbeiten komplexer Sachverhalte oder Kreativität. So verändert die Technik auch die Wahrnehmung und Verarbeitung von Informationen und schafft zugleich Zeit für andere Prozesse. Sie nimmt also direkt Einfluss auf unser Zeitmanagement.

Reizüberflutung

Unangenehmer Nebeneffekt: Die Vielzahl an Technologien beeinflusst die Aufmerksamkeit. Unterschiedliche Medien signalisieren in Echtzeit, wenn sich etwas ereignet – in der Regel parallel. Die Aufmerksamkeitsspanne kann gleichzeitig aber nur maximal sieben Reize verarbeiten. Sobald mehr Reize zur Verfügung stehen, sinkt die Leistung deutlich. Grund hierfür ist, dass das Gehirn bei mehr als sieben Reizen nicht mehr ganz präzise filtert, was gerade relevant ist und was nicht. Hinzu kommt, dass beispielsweise ein E-Mail-Benachrichtigungston die Aufmerksamkeit von der Aufgabe weglenken kann, die eigentlich gerade im Fokus steht. Studien haben ergeben, dass eine Unterbrechung beziehungsweise Ablenkung durchschnittlich sechs bis neun Minuten andauert, bis die Aufgabe fortgeführt wird. Zusätzlich vergehen noch in etwa vier bis sechs Minuten, bis man sich wieder völlig in das Thema hineingedacht hat. Hier bietet sich also viel Potenzial für Zeiteinsparungen. Um hier erfolgreich zu sein, helfen folgende Tipps:

1. Minimieren Sie Ablenkungen

Ziel eines angepassten Zeitmanagements muss es sein, die Anzahl der Ablenkungen zu minimieren. Es hat sich gezeigt, dass fest eingeplante Zeiten, in denen E-Mails bearbeitet werden, effektiver genutzt werden und zu einem höheren Befriedigungsniveau führen, als einzelne Nachrichten, die zwischen geschoben wurden.

2. Setzten Sie Prioritäten

Durch die vielen Möglichkeiten und Signale nimmt die Bedeutung einer korrekten Priorisierung zu. Oft werden vor den eigentlich wichtigen Aufgaben die dringlichen erledigt, weil die Forderung nach Aktualität dies suggeriert. Häufig sind die vermeintlich dringlichen Aufgaben aber auch unwichtig und können delegiert oder verschoben werden. Fragen Sie sich, welche Aufgabe Sie erledigen würden, wenn Sie nur noch Zeit für eine einzige Aufgabe hätten. Durch diese einfache Methode gelingt es, wichtige von weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

3. Planen Sie Ihren Tag

Eine weitere Methode ist die sogenannte Zwei-Minuten-Regel: Alles, was in weniger als zwei Minuten fertiggestellt werden kann, erledigen Sie sofort. Ebenfalls wichtig ist das Einplanen von Puffern, möglichst zweimal am Tag. So können nachzuholende Aufgaben abgearbeitet werden. Und nicht zuletzt: Erstellen Sie jeden Abend eine To-do-Liste für den Folgetag. Die Punkte darauf sollten am nächsten Morgen gleich vor dem Start in das Tagesgeschäft eingeplant und angegangen werden.

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Über die Autorin:

Aurelia Drocur ist Diplompsychologin und Beraterin bei der Maas Beratungsgesellschaft mbH in Augsburg und Berlin. Diese bietet professionelle Beratung für Unternehmen, sowie Coaching und Mediation für Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Berater vereinen Expertenwissen aus Wirtschaft und Psychologie mit langjähriger, internationaler Beratungserfahrung.

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