Transformation im Mittelstand Wie KEMPER die digitale Transformation durch Task-Management gelingt

Redakteur: Veronika Kremsreiter

Ohne Frage: Die Digitalisierung ist keine neue Herausforderung, doch nach wie vor hält sie viele Unternehmen auf Trab – vor allem kleine und mittelständische Betriebe. Trotzdem gibt es genügend Beispiele für gelungene Digitalisierung im Mittelstand. Ein mittelständischer Hersteller für Absaug- und Filtertechnik aus Vreden hat mithilfe einer digitalen Task-Management-Lösung in der eigenen Transformation viel geschafft.

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Es gibt zwei entscheidende Säulen, auf denen sich der Erfolg des unternehmenseigenen digitalen Fortschritts aufbauen lässt: Zum einen kommt es auf die richtigen Software-Partner an, die für eine Firma die digitalen B2B-Lösungen erstellt, mit der diese auf optimale Weise arbeiten kann. Die andere Säule ist das interne Mindset eines Unternehmens, offen für Veränderung und die schrittweise Ablösung von analogen Methoden durch digitale Tools zu sein.
Es gibt zwei entscheidende Säulen, auf denen sich der Erfolg des unternehmenseigenen digitalen Fortschritts aufbauen lässt: Zum einen kommt es auf die richtigen Software-Partner an, die für eine Firma die digitalen B2B-Lösungen erstellt, mit der diese auf optimale Weise arbeiten kann. Die andere Säule ist das interne Mindset eines Unternehmens, offen für Veränderung und die schrittweise Ablösung von analogen Methoden durch digitale Tools zu sein.
(Bild: gemeinfrei / Pixabay )

Es gibt zwei entscheidende Säulen, auf denen sich der Erfolg des unternehmenseigenen digitalen Fortschritts aufbauen lässt: Zum einen kommt es auf die richtigen Software-Partner an, die für eine Firma die digitalen B2B-Lösungen erstellt, mit der diese auf optimale Weise arbeiten kann. Die andere Säule ist das interne Mindset eines Unternehmens, offen für Veränderung und die schrittweise Ablösung von analogen Methoden durch digitale Tools zu sein. Beides, sowohl das Finden der geeigneten Partner als auch das Etablieren einer digitalen Offenheit sämtlicher Mitarbeiter, sind grundsätzliche Hürden für Firmen jeder Branche und Größe.

Das mittelständische Unternehmen KEMPER ist ein Anbieter für Absaug- und Filtertechnik, beispielsweise von Schweißrauch in metallverarbeitenden Betrieben. „Wir hatten ein klares Ziel: Die Anzahl interner E-Mails zur Abstimmung über die täglichen Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter sollten stark reduziert werden. Für unser internationales Vertriebsteam, für den Einkauf, die interne IT, das Marketing und weitere Bereiche sollte ein Tool her, das auch dem Management Einsicht in den Bearbeitungsstatus aktueller Projekte ermöglicht“, berichtet Björn Kemper, Geschäftsführer in zweiter Generation. Nach Testläufen mit vielen marktführenden Anbietern entschied man sich für die Task-Management-Lösung MeisterTask.

Software-Partner müssen Kundenfokus ernst nehmen

„Das Stichwort Kundenzentriertheit wird zunehmend zu einer Phrase, deren elementare Bedeutung noch immer viele verkennen. Doch für jeden Software-Entwickler ist die Voraussetzung, sich stets an den Bedürfnissen der eigenen Nutzer zu orientieren, geschäftskritisch“, sagt Michael Hollauf. Er ist Co-Gründer und CEO von Meister, einem Unternehmen, das digitale Lösungen für die zeitgemäße Zusammenarbeit von Teams entwickelt.

Neben all der Digitalität sollte der persönliche Draht nicht unterschätzt, stets das direkte Feedback der User eingeholt und ernst genommen werden. Für das Vredener Unternehmen KEMPER war eine persönliche Schulung des verantwortlichen IT-Administratoren Nico Martens und seinem Team zum neuen Tool ein entscheidender Faktor. Bestes Feedback für einen Anbieter einer B2B-Software, um zu verifizieren, dass er seine Kundenzentrierung gut macht, ist, wenn bei der klassischen, abschließenden Fragerunde einer solchen Schulung viel Feedback, Anregungen oder konkrete Fragen kommen. Nico Martens bestätigt: „Damals kamen von allen Teilnehmern der Schulung Rückmeldungen. Mein Kollege gab beispielsweise das Feedback, dass die Einführung eines bestimmten Features das Tool noch nützlicher für das eigene Unternehmen machen würde. Mit einem der jüngsten Updates wurde dieses neue Feature wirklich eingeführt.“

Digitale Transformation – eine Frage der Einstellung

Software-Lösungen kommen bereits im Großteil der Unternehmen zum Einsatz – doch mit dem bloßen zur Verfügung stellen smarter Lösungen ist es noch nicht getan. Die Mitarbeiter müssen diese wirklich in ihrer täglichen Arbeit verwenden, damit ein Unternehmen sich Schritt für Schritt digitalisiert. Um die Nutzung sicherzustellen, hilft es, wenn bereits genannte Orientierung an den Bedürfnissen für die stete Verbesserung des eigenen Tools im Fokus des Software-Entwicklers steht. „Unsere Mission ist es, dass Mitarbeiter eines Unternehmens freiwillig ihre Notizen mit Stift und Papier über Bord werfen. Dafür muss die Nutzung übersichtlich und möglichst selbsterklärend sein. Andernfalls gibt es für die Kollegen keinen Mehrwert des Tools und die digitale Alternative wird nicht angenommen“, spricht Hollauf aus Erfahrung.

Beim Mittelständler KEMPER nutzen mittlerweile mehr als 100 Kollegen die Lösung – jedoch auf individuelle Weise für das Managen ihrer eigenen Aufgaben und denen, die innerhalb der Projekt-Teams anfallen: „Unsere Kollegen im Einkauf bilden ihr Team-Board mit allen Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter beispielsweise auf einem zentralen TV-Bildschirm ab, der laufend aktualisiert wird. Das ermöglicht einerseits stets den Überblick zu behalten und andererseits motiviert es sehr, wenn die Tasks im Verlauf des Tages gemeinsam abgehakt werden können“, so Martens. Auch wenn Kollegen remote von zuhause oder unterwegs arbeiten, bleibt der Status quo der Aufgaben stets nachvollziehbar für alle. Während früher das Updaten der Kollegen im Vertrieb schon einmal eine Woche auf sich warten ließ, sind tagesaktuelle Neuigkeiten schnell im Tool geteilt, auch wenn der Mitarbeiter noch auf der Rückreise vom Kunden ist. Auch im Falle von Krankheit oder Urlaubsabwesenheiten darf der Betrieb nicht stocken und die Kollegen und Führungskräfte müssen transparent den Stand der Dinge einsehen können. So bleibt ein Unternehmen langfristig effizient.

„Unsere Produkte sind mit führender Sensorik und Technologie ausgestattet, die sich optimal in die Systeme unserer Nutzer integrieren lässt. Damit tragen wir als Unternehmen einen Teil zur Digitalisierung unserer Kunden bei“, erklärt Björn Kemper. „Selbst digital zu arbeiten ist für uns also essentiell, um stets am Zahn der Zeit zu bleiben. Herzstück ist für uns dafür seit jeher ein leistungsstarkes ERP-System. Für das Task-Management eine weitere passende Lösung an der Hand zu haben, die sich leicht integrieren lässt, ergänzt sich für uns hier nahtlos.“

Partnerschaftlich das Digitalisierungspotential ausschöpfen

Die Digitalisierung eines jeden Unternehmens ist individuell – jedoch hilft die Orientierung an den beiden eingangs erwähnten Säulen der richtigen Software-Partner und eines offenen Mindsets innerhalb der Firma. Partnerschaftlich kann so in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und gemeinschaftlich, sowohl innerhalb der Teams als auch bereichsübergreifend, die Transformation vorangebracht werden. Dabei hängt der Erfolg für alle Beteiligten von gegenseitigem Feedback ab, das sich lohnt: In Kollaboration entstehen Chancen für die Service Provider, ihre Kunden und die einzelnen Mitarbeiter der Firmen – eine Win-Win-Win-Situation, in der Zusammenarbeit Spaß macht und (Digitalisierungs-) Ziele erreicht werden.

KEMPER GmbH

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