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Studie zum Einsatz mobiler Lösungen in Firmen Wie nutzen Unternehmen Smartphones, Tablets und Apps im Arbeitsalltag?

Redakteur: Natalie Wander

Ob Smartphones zum Schreiben von E-Mails von unterwegs, iPads zur Produktpräsentation im Vertrieb oder mobile Apps zum Buchen von Konferenzräumen – sogenannte Mobile Business Solutions (MBS) kommen in fast jeder Branche zum Einsatz.

Mobile Lösungen werden ein fester Bestandteil im Unternehmensalltag.
Mobile Lösungen werden ein fester Bestandteil im Unternehmensalltag.
(Bildquelle: Multimedia Solutions)

Doch wie kann man das Management diese gezielt einsetzen? Welche Technologien sollen gewählt werden? Wie können MBS erfolgreich sein? Diesen Fragen ist die T-Systems-Tochter Multimedia Solutions in einer breit angelegten Studie nachgegangen und hat Managementansätze, Technologien sowie Erfolgsfaktoren untersucht. Zusammen mit der Universität St. Gallen befragte das Unternehmen Verantwortliche von börsennotierten Unternehmen aller Branchen.

82 Prozent der Befragten sehen in Apps einen effizienzsteigernden Faktor ihres Arbeitsalltags. Dabei kommt den Firmen das starke Engagement ihrer Mitarbeiter zugute, denn sie profitieren von deren Kenntnissen bei Apps und mobilen Endgeräten. Vorreiter im Bereich mobiler Lösungen sind Unternehmen der Finanzbranche. Banken und Versicherungen stellen Beratern zunehmend Tablet-Lösungen zu Seite, um den Beratungsprozess zu unterstützen.

Einen Einblick in die Studie verschafft die Zusammenfassung des Managementteils.

Mobile Business ist noch nicht strategisch verankert.

Die Studie zeigt, dass Unternehmen MBS – Stand heute – nicht strategisch planen. Viele MBS Projekte sind innovationsgetrieben, das heißt werden oft aus Innovationsbudgets finanziert. Um sich im Thema Mobile Business zu positionieren und mit Pressemeldungen zur Marktentwicklung Schritt zu halten, entstehen in Unternehmen zwar schneller als je zuvor Prototypen, welche aber auch schwer ausbaubare Insellösungen darstellen. Unternehmen haben die Verantwortlichkeiten für das Thema Mobile noch nicht geregelt. Es gibt für gewöhnlich noch keine Stelle des „Chief Mobile Officers“ oder eine gezielte Integration in die Organisation. Auch die Mitarbeiter erachten dies als zentrale Schwäche: Über 40 Prozent sprechen sich für klare Verantwortlichkeiten im Thema Mobile Business aus.

Noch kein klarer Fokus auf Mobile Business Prozesse.

Grundlegende mobile Planungs- und Unterstützungsprozesse sind heute ein „Must Have“. Über E-Mail und Kalender muss heute nicht mehr diskutiert werden. Viele heute initiierte MBS Projekte gehen jedoch nicht weit genug. Prozesse werden durch MBS oft nicht mobil ausführbar, sondern lediglich einsehbar. Der Grund: Unternehmen verfolgen mit MBS öfter das Ziel der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit als eine Effizienzsteigerung. Erfolgreiche MBS Projekte kombinieren hier jedoch weiche Faktoren und monetäre Ziele. Die Analyse hinsichtlich mobiler Lösungsansätze zeigt oft unerwartetes Potenzial zur Prozessoptimierung oder Restrukturierung. Best-Practice MBS leiten Mitarbeiter durch Ausführungsprozesse, an den relevanten Stellen werden Schritte automatisiert und kommen mobile Kontextinformationen zum Einsatz. Nur integrierte mobile Prozesse erhöhen letztlich den Nutzwert und stellen nachhaltige Lösungen dar. Auch unter den Anwendern besteht wenig Interesse an MBS aus purer Spielerei. Zwar stellen gute Endgeräte einen allgemeinen Wunsch dar, jedoch sind die treibenden Anforderungen andere: Datenkonsistenz zwischen allen Geräten,

Datensicherheit während der Prozessausführung oder Single Sign-on für Endgerät und MBS werden an dieser Stelle von teils über 80 Prozent als essenziell eingestuft. Stärker als für Kundenprozesse werden MBS für das Selbstmanagement gewünscht.

Es geht nicht (nur) um Technologie.

In den vergangenen zwei Jahren wurde die technologische Grundlage für MBS geschaffen. Unternehmen ist dies oft nicht bewusst. Leistungsfähige Endgeräte sind vergleichsweise kostengünstig in Anschaffung und Betrieb – und oft (teils in Form privater Endgeräte der Mitarbeiter) vorhanden. Möglichkeiten der zentralen Geräteverwaltung und Sicherheitskonzepte sind ebenfalls erprobt und häufig bereits erfolgreich im Einsatz. Unter technischen Gesichtspunkten stehen Unternehmen vor der Qual der Wahl. Native Apps werden bevorzugt im Endkundensegment eingesetzt, denn hier gilt es in führenden App Stores auffindbar zu sein. Für MBS bieten sich häufig hybride Lösungen an. Der Vorteil: Die App-Hülle greift dynamisch auf HTML5-Anwendungen zu. Content und Ausführung können in einem Container gesichert werden, Offline-Betrieb ist möglich. Mitarbeiter sind den Unternehmen weder voraus, noch laufen sie hinterher. Die Forderungen sind hier klar: Man möchte vor allem jederzeit Zugriff auf eigene und relevante Unternehmensdaten, die Form der Umsetzung spielt für Mitarbeiter weniger eine Rolle. „Bring your own device“-Initiativen (BYOD) werden positiv gesehen; tendenziell sind Mitarbeiter jedoch sowohl mit ihrem privaten als auch mit ihrem beruflichen mobilen Endgerät zufrieden.

Potenzial liegt in der Projektierung des Mobile Business.

Trotz allgemeiner Kenntnis zu Erfolgsfaktoren für IT-Projekte bleibt in MBS Projekten Potenzial ungenutzt. Hier ist oft eine Tendenz zu Mitläufereffekten zu erkennen. Mobile CRM- oder mobile Human-Resources-Prozesse sind stark angebotsseitig getrieben. Sie werden von den Mitarbeitern bisher nicht direkt gefordert. Für Unternehmen besteht daher großes Potenzial darin, in der frühen Phase von MBS Initiativen geschäftskritische Prozesse zu priorisieren und mit einem „Proof of Concept“ den späteren Projekterfolg abzusichern. Die übergreifende Berücksichtigung aller Stakeholder-Anforderungen ist essenziell für eine erfolgreiche Projektarbeit. Vor allem die eigenen Mitarbeiter und die eigene IT können noch systematischer und intensiver in die MBS Entwicklung einbezogen werden. Bei mittleren oder Großprojekten kann auf das bekannte Know-how von erfahrenen Systempartnern zurückgegriffen werden, denn bezüglich Integration und Anbindung stellen MBS Projekte klassische IT-Projekte dar.

Die Zukunft liegt im übergreifenden Angebot.

Für Unternehmen wird es in Zukunft darum gehen, MBS und Apps aus einem Guss anzubieten. Neben dem Schaffen einer klaren Einbettung in die Organisation zählt hierzu, dass bestehende Prozesse auch in einer mobilen Variante unterstützt werden, dass Mitarbeiter aus einer Fülle an unternehmenseigenen und -fremden Lösungen wählen können, dass Mitarbeiter zudem die Wahl haben, ihr privates Gerät zu verwenden. Das Problem zahlreicher MBS Inseln, die auf diversen nativen Apps basieren, sollte frühzeitig umgangen werden. Enterprise App Stores, mit Rollen- und Berechtigungskonzepten für integrierte MBS bieten hohes Potenzial. Mitarbeiter fordern bereits derzeit größere mobile Unterstützung, vor allem für das Selbstmanagement. Zukünftig wird es darum gehen, diese Anforderungen unternehmensspezifisch aufzunehmen, darauf aufbauend mobile Services zu definieren und sie rollenspezifisch den Mitarbeitern über einen internen Enterprise App Store anzubieten.

Fazit der gesamten Studie:

Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass eine App allein noch kein Erfolgsgarant ist. Nur wenn sich die mobile Lösung in die bestehende IT wie aus einem Guss einfügt, findet sie Akzeptanz bei den Nutzern und führt auch zu mehr Effizienz bei der Arbeit. Ohne diesen systematischen Ansatz sind mobile Lösungen von vornherein zum Scheitern verurteilt.

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