Prozessoptimierung

7 Methoden zur Effizienzsteigerung im Unternehmen

| Autor / Redakteur: Mario Seidel* / Saskia Semik

Es gibt einige Methoden um das Unternehmenswachstum effizient zu steigern.
Es gibt einige Methoden um das Unternehmenswachstum effizient zu steigern. (Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Wachsende Unternehmen müssen sich an die neuen Gegebenheiten anpassen. Die bisherigen Methoden und Prozessen werden dem Wachstum nicht immer gerecht. Ob in einer Wachstumsphase oder in einer stagnierenden Phase – es lohnt sich, in bessere Prozesse zu investieren um die Effizienz im Unternehmen zu steigern.

1. Alltägliche Prozesse optimieren

Viele Unternehmen investieren in Trainings oder in externe Berater, um ihre Effizienz zu steigern. Dabei ist es auch ohne diese Hilfe von außen nötig, vorhandene Prozesse zu verbessern, um dafür zu sorgen, dass alle Teammitglieder besser arbeiten. Dennoch ist es hilfreich, einen Mediator oder einen Externen dabei zu haben, der nicht „betriebsblind“ ist und wertvolle Hinweise geben kann. Unternehmen sollten im Wesentlichen diese Schritte für ihre Prozessoptimierung durchlaufen:

  • Wer hat diesen Prozess veranlasst? Wer ist verantwortlich und wer übernimmt die Organisation? Dieser jeweilige „Process Owner“ ist die Ansprechperson für eventuelle Veränderungen.
  • Definition des Prozesses und Visualisierung in Form von Diagrammen. Dies kann gemeinsam in der Gruppe bearbeitet werden. Jeder Beteiligte kann seinen Input dazu geben, und Optimierungsvorschläge einbringen.
  • Festlegen der folgenden Schritte. Wichtig ist, dass alle beteiligten Mitarbeiter dabei sind und verstehen, worum genau es sich bei den geplanten Maßnahmen zur Prozessoptimierung handelt.
  • Kosten- und Nutzenanalyse der Prozessoptimierung. Der Process Owner sollte kontinuierlich den Fortschritt überprüfen.

2. Digitalen Wandel umfassend gestalten

Während technische Bereiche wie die Produktion häufig frühzeitig mehr und mehr digitalisiert werden, ist dies bei Verwaltungs- und Kommunikationsprozessen oft nicht der Fall. Die Mitarbeiterorganisation oder Buchhaltung bieten jedoch einiges an Verbesserungspotential, das genutzt werden sollte.

Je nach Unternehmensgröße lohnt es sich, auch hier bestimmte Abläufe zu automatisieren und stärker zu digitalisieren. Für die Buchhaltung gibt es mittlerweile verschiedene Möglichkeiten um die Belegaufbewahrung als digitales Archiv umzusetzen. Wer dafür entsprechende Software oder Dienstleister nutzt, muss dafür Sorge tragen, dass bestimmte gesetzliche Vorgaben vor allem bei steuerrelevanten Dokumenten eingehalten werden.

Gerade beim Austausch mit Behörden lässt sich mittlerweile vieles auch digital erledigen. Wichtig ist es, sich über die Details zu den Abläufen und „digitalen Produkten“ im Bereich E-Government zu informieren. Dann können interne Prozesse entsprechend aufgesetzt oder angepasst werden.

Neben der Buchhaltung setzen immer mehr Firmen darauf, ihre Personalabteilung mit der Unterstützung von Software zu optimieren. So lässt sich zum Beispiel der Bewerbungsprozess, der gerade bei wachsenden Unternehmen immer mehr Arbeit beansprucht, effizienter organisieren. Gegebenenfalls lassen sich bereits KI gestützte Möglichkeiten im Bereich des digitalen Recruiting nutzen.

Weitere digitale Verwaltungstools für moderne Unternehmen beinhalten:

  • Kundendatenbank oder Customer Relationship Management (CRM-Software)
  • Software zur Ressourcenplanung (Enterprise Resource Planning, ERP-Software)
  • Branchensoftware für den jeweiligen Bereich des Unternehmens
Höher, schneller, weiter – Wachstum motiviert Arbeitnehmer

Mitarbeitermotivation

Höher, schneller, weiter – Wachstum motiviert Arbeitnehmer

26.07.19 - Wachstum bedeutet Zukunft und motiviert. Während es 62 Prozent der Arbeitnehmer in der DACH-Region wichtig ist, in einem wachstumsorientierten Unternehmen zu arbeiten, sind es in den USA 85 Prozent. Welche Motive treiben an und worin liegen kulturelle Unterschiede? lesen

3. Kaizen im Büro

Eine immer beliebtere Methode für gesteigerte Effizienz besteht im japanischen Kaizen-Prinzip. In Deutschland ist die Methode auch als Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bekannt. Prinzipiell geht es darum, dass jeder Mitarbeiter ständig hinterfragt, ob seine Tätigkeiten effizient sind und ob sein Arbeitsplatz dafür passend ist. Der Prozess steht dabei im Mittelpunkt.

So soll es gelingen, die Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern. Um zu erreichen, dass alle Mitarbeiter permanent an Verbesserungen denken, ohne sich dabei zu sehr unter ungesunden Druck zu setzen, ist viel Übung nötig. Denn es geht um eine Veränderung der Denkweise. Mitarbeiter sollen lernen, aus Kundensicht auf die Prozessschritte und Produkte zu schauen, um ihre Leistungen entsprechend zu verbessern.

Mit dem Prinzip können nicht nur Verbesserungen etwa bei der Arbeitsplatzgestaltung oder von Produktionsabläufen erzielt werden, es lässt sich auch auf digitale Prozesse übertragen. Denn gerade hier steckt ein enormes Potential zur Effizienzsteigerung. Ein Beispiel dafür ist der Austausch untereinander zu einem Projekt mit Hilfe von Cloud-Anwendungen wie OneNote.

4. Vom digitalen Wandel zur digitalen Disruption

Doch auch neue Technologien wie KI können dabei eine wichtige Rolle spielen. Sie sind der Schlüssel um einen tiefergreifenden Wandel zu vollziehen. Ein Beispiel zeigt, was hinter dem Begriff der digitalen Disruption steckt:

Beim Online-Shopping werden Bestellungen heute automatisch erfasst. Die Zeiten von ausgedruckten Bestellscheinen gehören dabei der Vergangenheit an. Eine Kommissionierung erfolgt oft mit Hilfe digitaler Geräte, welche den Mitarbeitern die Bestellung anzeigen und sie dementsprechend die Lieferung zusammenstellen können. Je nach Inhalt wandert vielleicht noch ein kleines Werbegeschenk in den Versandkarton. Die Daten dazu sind jederzeit für alle Beteiligten zugänglich, so kann der Prozess effizienter ablaufen. Eine digitale Disruption würde noch weiter gehen:

  • Statt der Kommissionierer wird die Bestellung in einem automatisierten Hochregallager von Robotern zusammengestellt, der gesamte Prozess läuft computergesteuert ab.
  • KI hilft dabei, individuelle Kundendaten auszuwerten und verschiedene Informationen für spätere Abläufe verfügbar zu machen. Das können spezielle Wünsche zur Versandart sein oder auch Informationen zu den bestellten Produkten. Danach können entsprechend automatisiert auch verschiedene Marketingmaßnahmen erfolgen – etwa die individuelle Anpassung des Webshops.

5. Scrum für besseres Projektmanagement

Auch das Scrum-Verfahren eignet sich zur Verbesserung von Prozessen. Dabei handelt es sich ursprünglich um eine Methode aus der Softwareentwicklung, die aber zunehmend auf viele andere Arbeitsbereiche in einem Unternehmen angewendet wird. Es geht hier darum, agil und effizient zu arbeiten. Die Arbeit erfolgt in kleinen Teams, die von verschiedenen Teamleitern angeführt werden und sich gegenseitig unterstützen, aber zugleich die Spezialisierungen der jeweiligen Teammitglieder ausnutzen. Nicht nur Abläufe, auch Feedback lässt sich mit der Scrum Methode effizient gestalten.

Egal ob Prozess, Arbeitsmethode oder Feedback – das Verfahren basiert auf sich wiederholenden Verbesserungsschleifen. Durch die ständige Verbesserung sowie etwa das Testen in der Realität wird von Anfang gewährleistet, dass die Entwicklung in die richtige Richtung geht. Eventuelle Fehler oder Missverständnisse lassen sich zeitnah korrigieren.

Für Scrum ist es wichtig, dass alle Teammitglieder an einem entsprechenden Training teilnehmen. Denn der Prozess hat verschiedene Bestandteile, die korrekt durchgeführt werden müssen. Dazu gehört auch das Verständnis für die Arbeit in „Sprints“ und „Daily Scrums“, was bei der richtigen Anwendung zu einer deutlich effizienteren Arbeit im Unternehmen führt.

Unternehmenswachstum als Lernprozess

B2B-Praxisbeispiel

Unternehmenswachstum als Lernprozess

19.12.18 - Technologie ist wichtig, doch um effizient zu arbeiten, braucht es auch klare Strukturen, offene Kommunikation – und Mut zur Veränderung. Ein Start-Up der Automatisierungstechnik hat sich externe Unterstützung gesucht und den Schritt gewagt. lesen

6. An das Wachstum denken

Wenn ein neuer Prozess, ein neues Produkt, eine neue Dienstleistung oder auch ein neuer Geschäftsbereich auf den Weg gebracht wird, sollte von Anfang an eine mögliche Skalierbarkeit mit einkalkuliert werden. Fehlt diese Eigenschaft, ist es bei einem späteren Wachstum schwieriger, aufwändiger und somit kostenintensiver, die damit verbundenen Abläufe an die neuen Anforderungen anzupassen. Dazu sind ein paar einfache Grundlagen zu beachten:

  • Festlegung klarer Hierarchien und Verantwortlichkeiten
  • Entwicklung einheitlicher und verbindlicher Abläufe
  • Interoperabilität von Software, Betriebssystemen und digitalen Geräten

Bei digitalen Prozessen ist eine Anpassung grundsätzlich leichter möglich. Auch hier kann KI künftig noch umfangreicher eingesetzt werden. Zum einen zur Analyse der Abläufe oder von relevanten Daten. Zum anderen um später die Verbesserungen umzusetzen. Die künstliche Intelligenz ist dabei etwa ein Werkzeug, um Marketingmaßnahmen effizienter zu gestalten.

Dennoch bleibt es zunächst der Mensch, der die wichtigen Entscheidungen treffen muss. Er ist es auch, der die Rahmenbedingungen entwickeln und festlegen muss. Die oben vorgestellten Methoden bieten eine Orientierung, die sich auch auf die Verbesserung digitaler Prozesse übertragen lässt.

7. Das Team stärken

Gleichzeitig muss jeder im Team die (neuen) digitalen Prozesse verstehen. Nicht nur, um sie anzuwenden, sondern auch um sie verbessern zu können. Digitale Kommunikation ersetzt inzwischen zu großen Teilen persönliche Gespräche, Treffen und den direkten Austausch. Gegebenenfalls geht dabei Verbesserungspotential verloren. Denn im kurzen Plausch lassen sich mitunter wichtige Informationen schneller austauschen, eventuell fällt das Weitergeben sonst sogar ganz weg.

Doch es gibt auch dazu passende digitale Lösungen, die den Austausch und die Zusammenarbeit im Team fördern. In großen oder stark wachsenden Teams gilt es etwa, eine Art digitale Plattform aufzubauen, in der die Mitarbeiter sich kennenlernen können und ihre Skills austauschen.

Zur Prozessoptimierung gehört es auch, Tools zu einer verbesserten Zusammenarbeit bereitzustellen. Ob ein gemeinsamer Kalender, eine Chat-Plattform, regelmäßige Videokonferenzen oder ein „Casual Friday“ zum gegenseitigen Austausch und Lernen voneinander, sowohl die Mitarbeiter als auch wichtige Kunden sollten in der Lage sein, einander kennenzulernen und problemlos zu kommunizieren. Hier ist es auch relevant, ob das Unternehmen mehrere Standorte hat oder gar international arbeitet, denn dann sind zusätzliche Trainings nötig.

* Mario Seidel ist spezialisiert im KVP-Bereich.

Kommentare werden geladen....

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 46107691 / Marke)