Homeoffice-Lösung Blended Work als Wettbewerbsfaktor im B2B

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Die Vorteile von Homeoffice und Präsenzzeiten im Büro vereint der Blended Work-Ansatz. Wollen B2B-Unternehmen ihre Arbeitskultur auf ein strategisch durchdachtes Fundament stellen, hilft ihnen dabei die Service Design-Methodik. Um was es sich bei dieser Methode genau handelt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Anteil an Remote Work aus dem Homeoffice ist durch den ersten Lockdown raketenhaft angestiegen – gezwungenermaßen. Unternehmenslenker mussten in kürzester Zeit reagieren und haben bestehende Prozesse aus dem Büro einfach 1:1 in die heimischen Arbeitszimmer übertragen. Dabei ruckelte es allerdings an vielen Stellen und zahlreiche Prozesse erwiesen sich als nicht Homeoffice-tauglich.

Auch nach der Pandemie erscheint die vollständige Rückkehr zum Office-Modus als kaum mehr vorstellbar. Der Mehrwert von Remote Work ist für viele Mitarbeiter einfach zu groß, sie möchten nicht mehr auf flexible Arbeitsmöglichkeiten verzichten. Auch die Unternehmen selbst profitieren vom Arbeiten per remote – in Form von zufriedeneren Mitarbeitern, geringeren Kosten für die Büros oder effizienter genutzten Arbeitszeiten.

Aber die wenigsten Unternehmen im B2B-Sektor können oder wollen vollständig auf die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter verzichten. Zudem erfordern bestimmte Aufgaben schlichtweg Präsenz vor Ort. Unternehmen sollten daher auf eine Kombination der unterschiedlichen Modelle setzen und das Beste aus beiden Arbeitswelten verbinden. Die Lösung heißt Blended Work.

Arbeitswelt im Wandel

Homeoffice – vom jährlichen Experiment zum Dauerzustand

Office as a Service

Doch welcher Voraussetzungen bedarf es, damit alle Mitarbeiter, Geschäftsführung und Kunden bestmöglich vom Homeoffice und Präsenzzeiten im Büro profitieren? Hilfreich ist die Vorstellung, das Büro nicht als alleinige Aktions- und Entscheidungszentrale zu sehen. Es wird vielmehr zur Schalt- und Servicestelle, die es den Mitarbeitern ermöglicht, alle Funktionen und Prozesse flexibel und zuverlässig zu nutzen – gleich, ob vor Ort, von unterwegs aus oder zu Hause.

Damit sich Unternehmen nicht in vielversprechenden, aber wenig erfolgversprechenden Möglichkeiten verzetteln, hilft der 6-phasige Service Design-Ansatz: Verstehen, Definieren, Konzipieren, Prototyp entwickeln, Testen und Ausrollen. Mit diesem Modell kann das Arbeiten vor Ort und außerhalb des Büros individuell für jedes Unternehmen entwickelt, optimal geplant und so effizient wie möglich miteinander kombiniert werden.

„Verstehen“ und „Definieren“

In den ersten Phasen „Verstehen“ und „Definieren“ werden der konkrete Arbeitskontext und seine Stakeholder analysiert und Problemfelder definiert, beispielsweise in einer klassischen Mitarbeiterumfrage, einer Ideenbox oder in Form eines Workshops.

Wichtig ist, vorurteilsfrei alle Möglichkeiten in Betracht zu ziehen und alle Kollegen mit ihrem persönlichen Kontext einzubinden. Nur so können die Maßnahmen auch wirklich den Bedürfnissen und Realitäten der Mitarbeiter entsprechen und erfolgreich umgesetzt werden.

Auch die technischen Voraussetzungen der Mitarbeiter im Homeoffice sind in dieser Phase zu evaluieren. Welche Hardware und Büroausstattung benötigen die Mitarbeiter? Funktionieren VPN und Wifi? Je genauer der Bedarf im Vorfeld ermittelt wird, umso reibungsloser funktionieren die Abläufe in der konkreten Umsetzung.

„Konzipieren“, „Prototyp entwickeln“ und „Testen“

In der dritten Phase „Konzipieren“ werden konkrete Lösungen erarbeitet und adaptiert. Das kann bedeuten, dass effiziente Strukturen und Prozesse aus der Remote-Arbeit sich auch im Büroalltag wiederfinden. Oder konkret überlegt wird, wie dem so wichtigen zwischenmenschlichen Austausch ausreichend Raum gegeben werden kann. Nur wer das Office auch als Sozialsystem versteht und weiß, wie und wo Austausch entsteht, kann die sozialen Komponenten online und offline gestalten.

Für jeden gilt es, den individuell passen Mix von Homeoffice und Büro zu schaffen. Maximale Flexibilität und Verbindlichkeit im Team lassen sich nicht 100 Prozent miteinander kombinieren. Allerdings können sich Teams überlegen, wie viel Verbindlichkeit sie wirklich brauchen und wo individuelle Flexibilität eingeführt werden soll. Verbindliche Absprachen, wie vereinbarte Kernanwesenheitszeiten, bieten dabei Orientierung.

In den weiteren Service Design-Phasen „Prototyp entwickeln“ und „Testen“ können Maßnahmen zunächst im kleinen Kreis ausprobiert – wie bei einem Prototypen – und mit strukturiertem Feedback getestet werden, bevor sie in der ganzen Firma ausgerollt werden. So entsteht Raum zum Experimentieren und Ausprobieren – ohne dass die gesamte Belegschaft direkt tangiert wird.

Remote

Wie On- und Reboarding aus dem Homeoffice gelingt

Blended Work ist das Arbeitsmodell der Zukunft

Um erfolgreich zu sein, sollte Blended Work dem individuellen Kontext des Arbeitgebers und seiner Arbeitnehmer angepasst werden. Dann hat Blended Work eine reale Chance, wirklich das Beste aus Homeoffice und Präsensarbeitsplatz für B2B-Unternehmen zu vereinen. Darüber hinaus werden nur die Firmen langfristig attraktive Arbeitsgeber bleiben, die die Diskussion um eine neue Arbeitskultur aktiv vorantreiben und für ihre Branche spezifische Blended Work-Lösungen gemeinsam mit ihren Mitarbeitern erarbeiten.

*Nicole Reinhold ist Senior Service Designerin bei der Digitalagentur Cocomore.

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