Das Einmaleins der B2B-Messekommunikation – Teil 1

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3. Partner und Dienstleister als Multiplikatoren einsetzen

Partner und Dienstleister gehören zu den Adressaten der erweiterten internen Kommunikation. Als Multiplikatoren sind sie frühzeitig zu informieren. Um den Aufwand möglichst gering zu halten, können Unternehmen hierfür die internen Dokumente mit den Zielen und der Strategie sowie die Informationen der Messe über Zielgruppen, Besucherzahlen und promotete Themen verwenden. Dass diese Dokumente auch allen Mitarbeitern, die mit Dienstleistern und Partnern kommunizieren, zur Verfügung stehen, sollte selbstverständlich sein – ebenso wie Updates über zwischenzeitige signifikante Änderungen. Idealerweise berichten die Partner ihren eigenen Kunden und Partnern von der Messeteilnahme – so wird die Nachricht noch breiter gestreut.

4. Kunden und Interessenten ansprechen

Läuft die interne Kommunikation, können Unternehmen nun Kunden und Interessenten auf die Messeteilnahme aufmerksam machen, indem sie diese direkt über E-Mail-Newsletter, Post- und E-Mail-Mailings, indirekt über Pressearbeit, Social Media, Lead Relations und Werbung, onsite über die eigene Website oder offsite über die Messe-Website und Multiplikatoren-Sites ansprechen. Möchte ein Unternehmen seine Kunden und Interessenten direkt per E-Mail oder Postmailing zur Messe einladen, sind Mehrstufigkeit und Variation gefragt – niemand liest jedes Mailing oder jeden Newsletter eines (potenziellen) Dienstleisters.

Ein erstes E-Mailing an einen großen Verteiler bietet sich an, um zunächst die Information, dass man an der Messe teilnimmt, als ein ‚Save the Date‘ zu versenden. Wichtiger Nebeneffekt: die Möglichkeit zur Bereinigung und Aktualisierung der Verteiler. Stehen die Roadmap, also die Liste der zu präsentierenden Produkte und Dienstleistungen, und das eigene Messemotto fest, eignet sich ein kleines Postmailing, das die Zielgruppe durch eine Vorschau neugierig macht, zum Testen der Adress-Datenbank. In weiteren Mailings können Unternehmen dann beispielsweise kostenlose Messetickets anbieten. Kann ein Adressat nicht auf die Messe kommen, sollte er dennoch die Möglichkeit erhalten, sich zeitgleich mit den Messegästen zu informieren, etwa indem das Begleitmaterial auf der Messe-Microsite zum Download zur Verfügung steht. Oder man schickt ihm ein Messepaket.

5. Public Relations nutzen

Sobald die Roadmap steht, geht es an die Pressearbeit. Dabei ist zu beachten, dass die Medien mit der Vorberichterstattung für eine bekannte Messe schon sehr früh beginnen – im Printbereich liegen die ersten Redaktionsschlüsse in der Regel drei Monate vor der Messe. Das Timing ist darum entscheidend: Bekommt der Redakteur die Meldung zu früh, legt er sie zur Seite und denkt später vielleicht nicht mehr daran. Erhält er die Meldung zu spät, hat er vielleicht keinen Platz mehr im Heft oder der Redaktionsschluss ist vorbei, und er kann eine interessante Neuigkeit nicht mehr verwenden.

Jede Pressemitteilung sollte einen Backlink zur eigenen Website beziehungsweise zu den messespezifischen Unterseiten beinhalten. Stellen Partner am selben Stand aus, sollten auch diese eine Pressemitteilung versenden. Um Journalisten auf der Messe mit Informationen versorgen zu können, sind Pressemappen vorzubereiten – ausgedruckt, auf einem USB-Stick gespeichert oder als Download auf der eigenen Website.

Informationen aus der Roadmap oder den Pressemitteilungen eignen sich ideal für Blogbeiträge oder als Beiträge für Fachforen. Unternehmen müssen hierfür lediglich die Inhalte dem Verbreitungskanal entsprechend umschreiben und mit Bildmaterial anreichern, sodass sie auch in anderen sozialen Medien wie Facebook, Twitter, Xing, LinkedIn und Google+ veröffentlicht werden können. Eine Recherche geeigneter Messe-Hashtags ermöglicht die Erstellung von Twitterlisten.

* Im zweiten Teil dieses Artikels erfahren Sie, was es bei Lead-Generierung und -Management, Werbung sowie bei der Onsite- und Offsite-Optimierung zu beachten gibt.

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Über die Autorin:

Gabriele Horcher ist Geschäftsführerin von Möller Horcher.

Gabriele Horcher schreibt als Expertin zu strategischen Themen wie Kommunikation und Unternehmensführung. Sie ist Geschäftsführerin von Möller Horcher, einer Agentur für die Business-to-Business-Kommunikation von IT-Unternehmen. Sie arbeitet seit 25 Jahren als Kommunikationsexpertin in der IT-Branche. Heute umfasst ihr Aufgabenfeld das Business Development, die Beobachtung der sich schnell verändernden Kommunikationslandschaft, die Anpassung des Kommunikationsportfolios sowie das Trend-Scouting.

Möller Horcher ist eine Agentur mit einer Spezialisierung auf die Business-to-Business-Kommunikation von IT- und High-Tech-Unternehmen. Zum Leistungsportfolio zählen Public Relations, Lead Relations und Social Media Relations. Möller Horcher betreut mit einem Team aus 20 Mitarbeitern mehr als 40 führende Technologie-Unternehmen.

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