Arbeitswelt 4.0 Der Weg zu neuen Arbeitsplatzkonzepten

Start-Ups und Co. revolutionieren die digitale Arbeitswelt. Immer mehr große Unternehmen verlieren deshalb den Anschluss. Um dem Markt standzuhalten, ist der Schritt in eine neue Arbeitsumgebung essenziell. Dabei gibt es aber einiges zu beachten.

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Fraunhofer-Institut für Arbeits- wirtschaft + Organisation IAO

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Sieben Etagen, 26.000 Quadratmeter Fläche, elf Dachterrassen, zahlreiche Konferenzräume und Meetingflächen, Lounges und ein eigenes Fitnessstudio. Vier Arbeitsbereiche, von Rückzugsorten für Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, bis hin zu Büroflächen, die bewusst auf Teamarbeit und Kollaboration ausgelegt sind. Wir betreten ein ganz spezielles Büro – das Büro der Zukunft?

Eine starre, einheitliche Arbeitsplatzbindung entdecken wir in diesen Büroräumen nicht. Stattdessen sind es neue, offene Strukturen, die auf unterschiedliche Arbeitsanforderungen ausgerichtet und flexibel nutzbar sind. Daraufhin sind besonders die vier Arbeitsbereiche ausgerichtet: Der „Think Space“ des Büros ist ein Rückzugsort für die hochkonzentrierte Alleinarbeit. Im „Share & Discuss Workspace“ können Mitarbeiter über Lösungsansätze sprechen und neue Ideen diskutieren. Auch der „Converse Space“ schafft Platz für abstimmungsintensive Zusammenarbeit im Team. Im vierten Bereich, dem „Accomplish Space“ können sich Mitarbeiter einen klassischen Schreibtisch aussuchen, um sich konzentriert und individuell ihren Aufgaben zu widmen. Willkommen in der Unternehmenszentrale von Microsoft Deutschland. Bei seinem Umzug im September 2016 hat Microsoft in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO das Bürokonzept für das „Arbeiten 4.0“ mit „Smart Workspace“ verwirklicht.

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Wettbewerbsvorteile erzielen und Geschäftsprozesse optimieren

Wie Microsoft Deutschland haben auch viele andere Unternehmen die Neugestaltung ihrer Arbeitsbereiche auf der Agenda. Und das nicht ohne Grund: Start-Ups und innovationsstarke Nischenanbieter revolutionieren die digitale Arbeitswelt. Deshalb geraten viele etablierte Unternehmen immer mehr ins Hintertreffen. Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die organisatorische, technologische und räumliche Gestaltung der Arbeitsumgebung essenziell. Erfolgreich wird ein solcher Umbau oder Umzug aber nur, wenn es eine passende Strategie gibt und die Mitarbeiter einbezogen werden.

Auch die aktuelle Studie „Digital Workplace Report: Transforming Your Business“ von Dimension Data zeigt, dass Unternehmen mit der Umsetzung der digitalen Transformationen vor allem Wettbewerbsvorteile erzielen und ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen. Andreas Weingarten, General Manager Sales von Dimension Data, sieht den Trend: „Die Vielzahl an neuen Technologien hat in den letzten Jahren einen umfassenden Wandel der Arbeitsplätze in Deutschland angestoßen.“

Katharina Klink ist Beraterin für die Unternehmensberatung Dr. Kraus & Partner, Bruchsal. Sie ist Expertin für Change Management (MBA). Sie berät unter anderem Unternehmen bei der Gestaltung neuer Arbeitswelten, entwickelt mit ihnen auf der Basis einer profunden Analyse Raumkonzepte und begleitet deren Realisierung.

Neue Arbeitsformen brauchen neue Arbeitsumgebungen

Neben den technischen Möglichkeiten der Digitalisierung können Unternehmen dem Markt vor allem durch „moderne“ Formen der menschlichen Zusammenarbeit standhalten. Kundennähe und Schnelligkeit sind zwei zentrale Herausforderungen – das weiß auch Katharina Klink. Sie ist Unternehmensberaterin bei Dr. Kaus & Partner und begleitet Unternehmen durch den Change-Prozess, zu dem auch die Gestaltung neuer Arbeitswelten zählt. „Ein Treiber für die selbstverantwortliche, kundennahe und reaktionsschnelle Organisation kann die Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung sein“, sagt Katharina Klink. „Neue Arbeitsformen brauchen neue Arbeitsumgebungen. Unternehmen, die eine hohe Technisierung oder Automatisierung, eine crossfunktionale Teamarbeit und kurze Entscheidungswege anstreben, müssen für Arbeitsräume sorgen, die diese Ziele unterstützen.“

Auch bei Microsoft war das der ausschlaggebende Punkt für den Wandel. „Schichtwechsel, Innovationsdruck, Talentismus oder agile Organisationsformen. Schlagworte einer modernen Arbeitswelt, in der Routine gestern war und Veränderungen auf der Tagesordnung stehen“, sagt Kay Manzel, Experience Lead bei Microsoft Deutschland. „Unternehmen agieren immer mehr als offene Plattformen, um Innovationen zu treiben. Traditionelle Bürokonzepte passen deshalb nicht mehr in die digitalisierte Welt und müssen überdacht werden.“

Strategie und Mitarbeiter bestimmen „Arbeitsplatz 4.0“

Der feste Schreibtisch im Büro ist in diesem Prozess nur noch eine Option unter vielen. Die Digitalisierung verändert auch Innenarchitektur, Raumaufteilung und Möbeldesign am „Arbeitsplatz 4.0“. „Es gibt immer wieder den Wunsch nach festen Konzepten für die Umgestaltung. Diese sind aber selten sinnvoll! Strategien müssen an die Arbeitsweisen und Besonderheiten jedes einzelnen Unternehmens angepasst werden. Unternehmen müssen sich die Frage stellen: Woher kommen wir, wo wollen wir hin und was macht unsere Kultur aus? Es reicht eben nicht aus, einen Tischkicker aufzustellen, die Kantine zur Lounge umzufunktionieren und dann zu erwarten, dass sich Offenheit und Kreativität automatisch einstellen“, erklärt Katharina Klink.

Udo-Ernst Haner leitet das Team „Information Work Innovation“ am Fraunhofer IAO. Er beschäftigt sich intensiv mit neuen Arbeitsmodellen. Auch er ist davon überzeugt, die Arbeitsumgebung an die Ansprüche des modernen Arbeitens anzupassen. „Die Mitarbeiter benötigen zunehmend räumliche Unterstützung für Meetings, sie brauchen Rückzugsmöglichkeiten für vertrauliche Gespräche und sie brauchen bessere Möglichkeiten für Projektarbeit – alles Aktivitäten, die idealerweise nicht von einem klassischen Schreibtisch-Arbeitsplatz aus erledigt werden. Hierfür müssen neue räumliche Arbeitsmöglichkeiten geschaffen werden“, plädiert Udo-Ernst Haner. „Damit aber ein solches Zusatzangebot an Räumlichkeiten mit guter, dem Zweck angemessener Qualität umgesetzt werden kann, muss der Anspruch eines persönlich zugewiesenen Schreibtischs aufgegeben werden. Das ist der Deal!“

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