Kundenbetreuung durch Chatbots 10 Tipps für den erfolgreichen Chatbot-Einsatz

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Pegasystems GmbH

Vogel Corporate Solutions GmbH

Immer häufiger werden in der Kommunikation zwischen Kunden und Kundenservice Chatbots zur Kundenbetreuung eingesetzt. Damit die Bots jedoch von den Kunden akzeptiert werden, sollten Sie diese zehn Tipps beachten.

Chatbots nehmen im digitalen Marketing mittlerweile eine wichtige Rolle ein. Allerdings stößt die Technologie bei Kunden noch auf große Skepsis. Pegasystems zeigt, welche Aspekte Unternehmen beim Einsatz von Chatbots berücksichtigen müssen.

Chatbots gehören im digitalen Marketing zu den „heißen Eisen“. Auf der einen Seite sehen Unternehmen hier die Möglichkeit, sehr effizient die Kommunikation mit Kunden zu steuern, auf der anderen Seite sind die betroffenen Kunden nicht immer erfreut, wenn sie feststellen, dass es sich bei ihrem Gegenüber „nur“ um einen Kommunikationsroboter handelt.

Pegasystems Inc., führender Anbieter von strategischen Software-Lösungen für Vertrieb, Marketing, Service und Operations, zeigt, worauf Unternehmen achten müssen, wenn sie für automatisierte Chat-Systeme die nötige Akzeptanz sicherstellen wollen:

1. Positionierung

Für den Chatbot müssen klar umrissene Aufgaben definiert werden. Grundsätzlich sind Chatbots am effektivsten, wenn sie ein begrenztes Themenfeld adressieren, auf das das umfangreiche Training eines Chatbots ausgerichtet werden kann.

2. Transparenz

Die Kunden beziehungsweise Nutzer müssen wissen, wann sie sich mit einer Maschine und wann mit einem Menschen unterhalten, verdeckte Chatbots sind kontraproduktiv.

3. Nutzen

Die Nutzer müssen einen Vorteil darin sehen, mit einem Bot zu kommunizieren; zum Beispiel bessere Erreichbarkeit oder Kommunikation rund um die Uhr.

4. Mischung

Die Kundenkommunikation sollte nicht nur aus Chatbots bestehen; wichtig ist es, die richtige Mischung aus Interaktionen mit Bots und realen Menschen zu finden.

5. Fliegender Wechsel

Reale Menschen sollten automatisiert Chats übernehmen können; wenn erkennbar ist, dass ein Kunde mit einem Bot Probleme hat, sollte dieser die Kommunikation an den Menschen weiterreichen. Chatbots sollten daher die Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz (KI) zur Sentiment Analyse nutzen, sie können den richtigen Zeitpunkt bestimmen, wann in der Interaktion der „echte“ Ansprechpartner gefordert ist.

6. Unterstützung

Sollte der Mensch die Kommunikation übernehmen, kann die KI, die der Chatbot nutzt, den realen Kundenbetreuer weiter unterstützen.

7. Transparenz nach innen

Es muss für ein Unternehmen immer nachvollziehbar sein, wann ein Bot welche Entscheidungen trifft; dabei sind eventuelle Rückkopplungen und ein „Frühwarnsystem“ für Fehlentwicklungen von Interaktionen einzubauen.

8. Technische Integration

Chatbots müssen in andere Software-Systeme des Marketing integriert sein, beispielsweise in Next-Best-Action-Systeme oder in Lösungen für das Decisioning.

9. Channel-Strategie

Chatbots sollten sich nahtlos in die Omni-Channel-Strategie eines Unternehmens einbetten; es hat keinen Sinn, wenn der Chatbot andere Angebote oder Hilfestellungen anbietet wie die anderen Kanäle – zum Beispiel das Call Center oder die Website. Die Informationen und Antworten müssen konsistent sein.

10. Mehrwert statt Technologie

Im Vordergrund bei allen Überlegungen zum Thema Chatbot muss der Mehrwert stehen, den ein Unternehmen damit erzielen kann; es darf nicht darum gehen, einfach eine neue Technologie zu installieren; der Mehrwert stellt sich allerdings nur ein, wenn das „Gesamtpaket“ stimmt.

„Schon die berüchtigten Sprachcomputer für Telefongespräche hatten ein massives Akzeptanzproblem“, erklärt Carsten Rust, Director Solution Consulting DACH bei Pegasystems in München. „Hinsichtlich Einkaufserlebnis, Kundenbindung und Customer Centricty waren und sind solche Systeme Gift, und die Effizienzvorteile wurden dadurch vielfach wieder aufgezehrt. Damit sich das bei Chatbots nicht wiederholt, müssen Unternehmen diese Lösungen genau positionieren und die Kunden 'mitnehmen'. Nur wenn die Kunden klar erkennen, dass Chatbots auch ihnen Vorteil bringen, werden sie diese akzeptieren.“

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