Herausforderung Software Flexibilität ist das Credo im B2B E-Commerce

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Kunden wünschen spezielle Anpassungen an Produkte, Lieferketten-Verzögerungen verursachen logistische Zusatzaufgaben in Zwischen- oder Endlagern und Sonderkonditionen oder Rabatte sind an langfristige Kundenbeziehungen gebunden – all diese Spezifikationen zeichnen den B2B Handel aus, stellen ERP-Systeme von Unternehmen aufgrund der immensen Datenflut aber vor einige zusätzliche Aufgaben.

Eine benötigte Halbleiter-Lieferung aus Taiwan lässt auf sich warten, Produktionsstraßen reduzieren deswegen ihre Kapazitäten, Personal wird umstrukturiert, Waren können nicht eingelagert und verkauft werden: gerade im B2B Handel, in dem Unternehmen stark von Lieferketten abhängen, ist ein Enterprise Resource Planning-System – kurz ERP – unabdingbar. Denn es automatisiert möglichst alle Prozesse innerhalb eines Betriebes: angefangen von der Materialbeschaffung, der Fertigung, der Einlagerung und Versand der Produkte über die Finanzen und das Personalwesen bis hin zu den Services.

Sind all diese Vorgänge mit ihren Daten in einem System erfasst, wird das innerbetriebliche Geschehen vollständig transparent abgebildet und können Arbeitsabläufe optimiert und potenzielle Engpässe rechtzeitig erkannt werden. Bevor es jedoch so weit ist, gilt es das passende ERP-System zu finden.

Flexibilität als Basis

Entscheidend hierfür ist ein wesentliches Kriterium: Flexibilität. Da der B2B Handel spezifische Produkte vertreibt und diese nicht als Massenware in seinen Lagern bereithält, sondern sogar teilweise auftragsgebunden anfertigt oder liefern lässt, sind unter anderem Abhängigkeiten in der Logistik gegeben, über die sich der B2C Handel weniger Gedanken macht. Nehmen wir zum Beispiel den Umgang mit Lieferketten: Sind Produktpaletten mehrere Monate per Schiff nach Deutschland unterwegs, kann es bspw. aus politischen Gründen zu Verzögerungen kommen – man denke nur an die Huthi-Blockaden des Suezkanals für den Welthandel. Diese Verzögerungen müssen in einem modernen ERP-System abbildbar sein, sodass die Verantwortlichen sie einsehen und darauf reagieren können. Doch nicht nur das.

Individuelle Anpassungen notwendig

Für eine weitere B2B Spezifikation sollte die ausgewählte ERP-Software eine passende Antwort parat haben: die immense Datenflut, die meist individuelle Software-Anpassungen erfordert, da gerade im B2B Bereich Produkte kundenspezifische Änderungen erfahren, die in das System integriert werden müssen. So werden Rohre zum Beispiel speziell für einen Kunden auf ein gewisses Maß geschnitten, so wünscht ein Autobauer von einem Zulieferer eine gewisse Lackierung für einen Autotypen oder Bauelemente müssen projektbezogen gewissen Größen entsprechen. Eine flexible ERP-Software ermöglicht es nun, all diese gesonderten Daten aufzunehmen und zu konfigurieren, sodass die Mitarbeitenden weiter damit arbeiten können.

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Das heißt, dort, wo eine Standardsoftware an ihre Grenzen stößt, bedarf es einer flexiblen Lösung, die Wege öffnet und nicht schließt. Individuelle Anpassungen in der Software – erarbeitet vom Software-Hersteller oder eventuell sogar von den eigenen Mitarbeitern – erweitern die Funktionen der Standard-Software, ohne negative Einflüsse auf ihre ursprünglichen Funktionen. Somit sind individuelle, innerbetriebliche Herausforderungen abbildbar und sogar eine Bereicherung des gesamten ERP-Systems, da man jederzeit auf vorhandene Daten zurückgreifen kann.

Daten, Daten, und nochmal Daten

Wie wichtig diese Datenbasis gerade im Geschäftskundensektor ist, in der eine Vielzahl an Informationen, wie Lieferdauer, Kosten, Zahlverfahren, produktspezifische, technische Angaben zusätzlich zu den Stammdaten eines Artikels, CRM-Daten und viele mehr in einem System abgedeckt werden müssen, zeigt sich wieder anhand der Lieferketten-Problematik. Hat man beispielsweise schon einmal Verzögerungen von Produkten über den Welthandel erfahren, weiß das System, wie man damals reagiert und sich Lösungen erarbeitet hat. In dieser erneuten Situation kann man nun auf das vorhandene Wissen zurückgreifen.

Wie das Beispiel zeigt, schafft ein modernes ERP-System Transparenz über alle Daten der gesamten Geschäftsabwicklung. So werden nicht nur Personal-, CRM-Daten, Auftragslage oder produktspezifische Zahlen erfasst und dargestellt, sondern auch bspw. Währungsveränderungen oder unterschiedliche gesetzliche Vorgaben berücksichtigt. Eine solch transparente Darstellung vereinfacht aber nicht nur die Arbeit der Führungsetage, dadurch dass sie alle Prozesse zu jederzeit überblicken und – wenn nötig – kontrollierend eingreifen können. Auch in den einzelnen Abteilungen – sei es Produktion, Warenwirtschaft, Controlling oder HR – können alle notwendigen Informationen jederzeit abgerufen und sogar individuell angepasst werden.

Ist für die Übersichtlichkeit eine weitere Tabelle notwendig, kann der Mitarbeitende diese manuell einfügen. Benötigen Lagermitarbeiter produktspezifische Daten wie abweichende Größen für die Planung der Lagerkapazitäten, spielen diese für das Controlling eventuell nur eine untergeordnete Rolle. Folglich muss ein flexibles ERP-System nicht nur kunden-, produkt- oder projektspezifische Software-Anpassungen erlauben, sondern auch eigene Nutzer-Einstellungen je nach Rollen- oder Rechtevergabe ermöglichen.

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Automatische Übertragung individueller Programmierungen bei Updates

Hat ein Unternehmen sein eingesetztes ERP-System mit seinen individuellen Anforderungen ergänzt, stellt sich mit dem Lauf der Zeit aber eine weitere Frage. Eine ERP-Lösung wird nicht kurzfristig in eine Firma integriert, sondern ist eine langfristige Investition. Das heißt, sie soll nicht nur heutige Herausforderungen meistern, sondern auch für zukünftige Aufgaben gerüstet sein. Um sie dafür vorzubereiten, aktuell zu halten und vor möglichen Angriffen von außen zu schützen, müssen – wie bei jedem softwarebasierten Produkt – in regelmäßigen Abständen Software-Updates durchgeführt werden. Doch wie sieht es mit den eigens entwickelten Software-Teilen aus, wenn die Gesamtlösung ein Update erfährt? Müssen diese immer wieder neu integriert werden? Oder schafft es ein ERP-System, die individuellen Bausteine in der Software automatisch zu übernehmen?

Bewegen wir uns bei den ergänzenden Programmierungen in einem kleineren Hunderter-Bereich Programmcode-Zeilen, könnte man noch meinen, eine manuelle Übertragung wäre machbar. Haben die Größenordnungen der Spezifikationen aber den Bereich von Tausend oder Hunderttausend Programmcode-Zeilen erreicht, ist eine automatische Übernahme notwendig, da sonst Zeit- und Personalressourcen beansprucht werden, die den Einsatz des gesamten Systems in Frage stellen und enorme Folgekosten erzeugen würden. Gelingt es einem modernen ERP-System also, innerbetriebliche Spezifikationen in das System zu integrieren und diese während eines Updates automatisiert zu behalten, hat eine Firma ein zukunftsfähiges Werkzeug in der Hand, das für sämtliche – aktuelle oder zukünftige – Eventualitäten gewappnet ist: dies ist das Prinzip der übertragbaren Flexibilität.

Dossier „B2B E-Commerce"

Die Zukunft des E-Commerce – Status Quo und Strategien

Fazit

Gerade im B2B Handel, in dem flexible Herangehensweisen, spontane Veränderungen und erlerntes Wissen entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sind, bietet ein modernes ERP-System, das individuelle Anpassungen ermöglicht und diese während Updates automatisiert weiterverarbeitet, Sicherheit und eine nie dagewesene Transparenz. Betriebe, die sich für eine solche Lösung entscheiden, können mithilfe des Systems wachsen. Neue Produkte, Kundenspezifikationen, Lieferketten-Herausforderungen oder andere Aufgaben, die spontane und flexible Herangehensweise erfordern, werden positiv als Entwicklungsschritte und Erfahrungen gesehen, können direkt bearbeitet werden und stellt Betriebe nicht vor zusätzliche Probleme. Auch zukünftige Anforderungen an sich ändernden Geschäftsprozessen stellen kein Problem dar, hat man eine leistungsstarke übertragbare Flexibilität in der Hand.

*Dr. Wolfgang Bommes Geschäftsführer/Inhaber der IT-Easy GmbH.

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