Management Simultan-Visualisieren – so führen Sie agile Gespräche

Sollen Mitarbeiter in Meinungsbildungs- und Entscheidungsprozesse integriert werden – beispielsweise um ihre Identifikation mit den angestrebten Zielen und ihre Motivation zu erhöhen – dann ist auch eine entsprechend agile Gesprächsführung nötig, bei der die zentralen Inhalte visualisiert und dokumentiert werden.

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„Wir müssen schneller und flexibler, sprich agiler, auf die Veränderungen in unserem Markt reagieren.“ Zu dieser Überzeugung gelangten in den letzten Jahren viele Unternehmen – insbesondere solche, die für ihre Kunden komplexe Problemlösungen entwerfen, an deren Entstehen viele Spezialisten mitwirken. Deshalb forcieren sie in ihrer Organisation die bereichs- und funktionsübergreifende Team- und Projektarbeit und verlagern mehr Handlungs- und Entscheidungsbefugnisse auf die operative Ebene.

Dadurch verändern sich die Anforderungen an die Mitarbeiter, aber auch Führungskräfte. Zu ihrer Schlüsselaufgabe entwickelt es sich zunehmend, die Voraussetzungen für eine effektive Zusammenarbeit in ihrem Bereich oder Team zu schaffen, die Mitarbeiter zu motivieren und ins Geschehen zu integrieren und die erforderlichen Beschlüsse, um die Alltagsarbeit in ihrem Team zu planen und zu koordinieren, herbeizuführen.

Agiles Arbeiten erfordert veränderte Kommunikation

Das macht auch eine neue Art der Gesprächsführung nötig, die darauf abzielt, die Mitarbeiter zu integrieren und ihre Kompetenzen gezielt zu nutzen und die in Meetings und Teamsitzungen oft flüchtigen Gesprächsbeiträge festzuhalten und für alle Beteiligten transparent zu machen, so dass es möglich wird, einen Konsens herbei zu führen beziehungsweise ein Commitment zu erzielen.

Eine Methode, um diese Ziele zu erreichen, ist das sogenannte Agile Simultan-Visualisieren, bei dem während des Kommunikationsprozesses unterstützende Visualisierungen entstehen – zum Beispiel am Flipchart. Diese Visualisierungen können abhängig vom Ziel des Meetings Diskussionen provozierend, Zusammenhänge erhellend, die Stärken und Schwächen einer Lösung problematisierend oder konsensbildend wirken. Und den das Meeting leitenden Personen – unabhängig davon, ob es sich hierbei um eine Führungskraft oder einen Projektleiter handelt – dient das Agile Simultan-Visualisieren unter anderem als Werkzeug zum Klären von Sachverhalten, Positionen und Beziehungen sowie Erklären komplexer Sachverhalte.

Simultan-Visualisierungen – ein mächtiges Instrument der Gesprächsführung

Gute Simultan-Visualisierungen vermitteln Struktur. Sie fördern die Kreativität, das Verständnis und die Akzeptanz. Und der Kommunikationsprozess? Er gewinnt an Tiefe und die Ergebnisse werden verbindlicher. Deshalb ist das Agile Simultan-Visualisieren insbesondere für „Führungskräfte“ ohne Weisungsbefugnis wie Projektleiter eine wertvolle Methode der Gesprächsführung – auch weil sich die Protokollführung erübrigt. Denn wirken die Teilnehmer am Entstehen der Visualisierungen mit, akzeptieren sie auch eine Fotodokumentation der Gesprächsergebnisse als Protokoll.

Für die Visualisierungen benötigt man ein Medium – zum Beispiel einen Flipchart. Und für ihre ansprechende Gestaltung Stifte, die ein kalligrafisches Schreiben ermöglichen. Manche Personen scheuen Visualisierungen, weil es ihnen schwer fällt, spontan Bilder zu malen. Für sie gibt es einen Rettungsanker: die Formen.

Neben den geometrischen Grundformen bieten freiere Formen wie abgerundete Rechtecke, diverse Pfeile, Sprechblasen und bildhafte Formen wie eine stilisierte Waage zahlreiche Möglichkeiten der Visualisierung in Wort und Bild. Und für das Visualisieren von Menschen gilt: Aus zwei oder drei Grundformen lassen sich plakative Darstellungen von Personen ableiten, denen man sogar Bewegung einhauchen kann – zum Beispiel mittels Schraffuren.

Hilfreich ist auch der gezielte Einsatz von Farben. So können zum Beispiel Zusammenhänge mit grünen, geschwungenen Linien dargestellt werden, die an Zweige erinnern. Und die Farbe Rot eignet sich zum Transportieren emotionaler Botschaften und als Strukturfarbe für Tabellen. Wichtig ist jedoch: Die visualisierende Person sollte einen Style-Guide für ihre Visualisierungen verinnerlicht haben. Das heißt: Sie setzt die Farben und Formen, dicke und dünne Stifte gezielt und systematisch ein. Sie agiert nach nachvollziehbaren Regeln. Das verschafft den Meeting-Teilnehmern Orientierung.

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Gespräche spontan visualisierend führen

Wer ein Gespräch führen und zugleich visualisieren möchte, dem stellen sich zwei „technische“ Fragen: „Was, wann und wie visualisiere ich?“ und: „Was mache ich mit der Gruppe, während ich visualisiere?“

Denn ein Gesprächsleiter, der zugleich visualisiert, muss seine Aufmerksamkeit zwischen Flipchart und Gruppe teilen. Zudem gibt er beim Visualisieren den Blickkontakt mit seinen Gesprächspartnern auf.

Dies schadet dem Gesprächsprozess nicht, sofern die Visualisierung zügig erfolgt und das Gesagte treffend wiedergibt. Sinnvoll ist es, die Gesprächsebene und die visuelle Ebene abwechselnd zu bedienen: Ein Ergebnisbeitrag wird zunächst erarbeitet; dann bringt der Leiter ihn mit der Gruppe so auf den Punkt, dass er sich visualisieren lässt. Der Leiter bereitet die Gruppe also auf das vor, was er visualisieren wird, und holt sich ihr Einverständnis ein. Danach visualisiert er, ohne zu reden.

Anforderungen an den „Moderator“

Um zur Visualisierung essenzieller Ergebnisbeiträge zu gelangen, braucht der Leiter zwei Fähigkeiten: Er muss wirksam fragen können. Zudem muss er Gesprächsbeiträge auf den Punkt bringen können – zum Beispiel, indem er umfängliche Redebeiträge umformuliert und zusammenzufasst. Indem er so die Qualität der Beiträge erhöht, trägt er wesentlich zum Gelingen bei.

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