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Enterprise UX Warum B2E(mployee)-UX zum Erfolgsfaktor für unternehmensinterne Business-Apps wird

Von Julia Saswito und Marc O.Schürmann*

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Medienwerft Agentur für digitale Medien und Kommunikation mbH
Liferay GmbH

Der Mehrwert einer guten Customer Experience ist im Bewusstsein der meisten Unternehmenslenker angekommen. Wie aber sieht es mit der UX im eigenen Unternehmen aus? Gut gemachte Business Apps können komplexe interne Abläufe für Mitarbeiter vereinfachen und Daten abteilungsübergreifend nutzbar machen.

Werden neue Apps und Plattformen im gesamten Unternehmen oder einer Konzerngruppe nach einheitlichen Design-Standards entwickelt, spart das langfristig viel Zeit und Geld – etwa durch kürzere Planungszeiten, weniger Einführungs- und Schulungsaufwänden oder durch schnelle Erfassbarkeit von Informationen durch gelungene Visualisierung.
Werden neue Apps und Plattformen im gesamten Unternehmen oder einer Konzerngruppe nach einheitlichen Design-Standards entwickelt, spart das langfristig viel Zeit und Geld – etwa durch kürzere Planungszeiten, weniger Einführungs- und Schulungsaufwänden oder durch schnelle Erfassbarkeit von Informationen durch gelungene Visualisierung.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Voraussetzung dafür ist, dass diese UX-optimiert und damit effizient sind. Wenn Mitarbeiter bei der Bedienung einer Business Applikation schier verzweifeln, bei jeder Anwendung den Leitfaden zur Hand nehmen müssen oder ein Tool als Insellösung ohne Schnittstelle funktioniert, dann ist es höchste Zeit, auch die sogenannte Enterprise UX in den Fokus zu rücken.

Eine erfolgreiche Enterprise UX zeichnet aus, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern Tools, Plattformen und Strukturen zur Verfügung stellen, die sie bei komplexen Aufgabenstellungen unterstützen. Sie sollten zudem unternehmensinterne Prozesse vereinfachen und somit die Arbeit effizienter und stressfreier machen. Entscheidend dabei sind unternehmensweit implementierte UX-Prinzipien und einheitliche Design-Management-Systeme. Werden neue Apps und Plattformen im gesamten Unternehmen oder einer Konzerngruppe nach einheitlichen Design-Standards entwickelt, spart das langfristig viel Zeit und Geld – etwa durch kürzere Planungszeiten, weniger Einführungs- und Schulungsaufwänden oder durch schnelle Erfassbarkeit von Informationen durch gelungene Visualisierung.

Maßgeschneiderte Enterprise UX-Applikationen etablieren

Wie sich UX-optimierte Anwendungen im Enterprise-Kontext einsetzen lassen, zeigt folgendes Beispiel einer Lieferkette in der Einkaufsabteilung eines Automobilherstellers: Ein Datenanalyse-Cockpit macht zu jedem Zeitpunkt transparent, welche Umsätze der Konzern mit einzelnen Lieferanten generiert. Weiterhin visualisiert es, wie sich die Umsätze auf die verschiedenen Bereiche verteilen, ob die Qualität der gelieferten Produkte einwandfrei ist und ob der Nachschub so funktioniert, wie ihn die Produktion und andere Abteilungen benötigen. Mithilfe dieses Analyse-Cockpits können die Mitarbeiter standort- und abteilungsübergreifend auf die gleichen Daten zugreifen und ihre Kundenkommunikation sowie die Preisgestaltung abstimmen.

Um einen solchen Idealfall in der Praxis zu etablieren, ist es für Unternehmen ratsam, auf das VUA-Prinzip (Visualize – Understand – Act) zu setzen. Gemäß diesem Prozess werden Daten mithilfe einer Business-Anwendung in einem ersten Schritt erfasst und sichtbar gemacht (V). Darauffolgend hilft die App Mitarbeitern, diese Daten zu verstehen (U) und leitet diese schließlich zu proaktivem Handeln an (A). VUA-Business Apps eignen sich überall dort, wo Lieferketten und technische Infrastrukturen komplex und global aufgebaut sind. Neben der Automobilindustrie trifft dies auch auf das produzierende Gewerbe, die Pharmaindustrie, auf Sportartikel- und Luxusgüterhersteller sowie auf das E-Commerce-Segment zu.

Planung und Umsetzung von VUA-Applikationen

Auf dem Weg zum erfolgreichen Einsatz von VUA-Apps gilt es für Unternehmen, einige Herausforderungen zu meistern. Abgesehen von den riesigen Datenmengen, die in separaten Systemen verwaltet und nun sinnvoll zusammengeführt werden müssen, sind es auch die unzureichende Digitalisierung von Prozessen, Silodenken und unterschiedliche Workflows, die Unternehmen die Umsetzung erschweren. Folgendes Vorgehen hilft bei der Realisierung einer VUA-App auf Grundlage einer unternehmensweiten B2E(mployee)-UX:

  • 1. Exploration: Zu Beginn der Planung und Umsetzung empfiehlt sich eine Exploration nach der Service Design Thinking-Methodik. Dabei werden auf Basis des Geschäftsmodells die Ziele definiert, alle Stakeholder identifiziert und die Vision der Apps auf der Basis zentraler Anwenderbedürfnisse entwickelt.
  • 2. Definition: Anschließend werden erste Prototypen entwickelt und getestet. Die Ergebnisse fließen in ein detailliertes Backlog ein, das alle Themen (Epics) sowie die zentralen Aufgaben (Stories) für die Umsetzung enthält.
  • 3. Visualisierung:In der Umsetzungsphase werden die vorhandenen Daten zusammengeführt und in einem neuen, zentralen Interface in verschiedenen Ansichten visualisiert.

Intuitive, Browser-basierte VUA-Business-Applikationen mit modernem Interface und optimierter UX ermöglichen eine transparente Datenvisualisierung sowie eine vereinfachte Dateneingabe. Außerdem bieten sie eine hohe Automatisierung durch Schnittstellen zu anderen Systemen sowie flexible und performante Datenbanken. All diese Faktoren sorgen letztlich dafür, dass Mitarbeiter ihre Arbeit reibungslos und effizient erledigen können. Davon profitiert nicht nur die Belegschaft, sondern auch das Unternehmen selbst.

*Julia Saswito ist Practice Leader Reply Digital Experience und geschäftsführende Partnerin bei Triplesense Reply und Marc O. Schürmann leitet dort als Head of UX & Strategy das Experience-Team.

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