Einsparpotenziale im Einkauf mittels Prozessdigitalisierung Wie Sie Kosten durch E-Procurement-Tools bereits in der Produktentwicklung senken können

Im strategischen Einkauf wird gespart, der operative verursacht Kosten. Mit einem hohen Grad an Prozessautomatisierung kann auch der operative Einkauf schneller und effektiver vonstattengehen. Ein ganzheitlicher Ansatz mit Blick auf alle Bereiche des Einkaufs mittels E-Procurement-Tool hilft dabei, Einsparpotentiale zu heben und Abläufe zu optimieren.

Der operative Einkauf umfasst Tätigkeiten wie Disposition, Bestellungen und Ausführung oder Kontrolle der Liefertermine. Da keine direkte Wertschöpfung erfolgt, wird dieser Bereich üblicherweise als Kostenfaktor wahrgenommen. Das geht aber auch anders: Die Aufgaben eines Einkäufers können mit entsprechenden Systemen vereinfacht werden, so dass er sie schneller und effektiver ausführen kann. Das Potenzial liegt dabei in einem hohen Grad der Prozessautomatisierung. Die elektronische Beschaffung über E-Procurement-Lösungen zur Unterstützung des Einkaufsprozesses und des operativen bzw. administrativen Geschäfts sind hier eine Lösung.

Normalerweise stehen die Einkäufer in Unternehmen mit ihren Lieferanten über Telefon oder E-Mail in Kontakt. Verändern sich Posten wie Bestellmenge, Preis oder Liefertermin, werden die notwendigen Anpassungen in den Systemen händisch vorgenommen. Das betrifft Angebot, Bestellung und Bestellbestätigung, aber auch Lieferscheine und Rechnungen. Eine solche Arbeitsweise ist nicht nur fehleranfällig, sondern gleichzeitig aufwändiger und somit auch kostenintensiver. Dabei kann auch ein auf den Einkauf zugeschnittenes E-Ordering- Tool diesen Part übernehmen, das es die Möglichkeit schafft, in Echtzeit mit den Lieferanten zu kommunizieren. Diese spielen die Informationen wiederum zurück und das System nimmt Anpassungen vor. Änderungen fließen also automatisiert ins Kundensystem bzw. ERP-System ein. Verändert sich nichts, laufen alle Posten in Dunkelverarbeitung.

Massiver Zeitgewinn dank E-Ordering-Tool

Der Zeitgewinn ist massiv: Bei einer beliebigen Bestellung kann sich die durchschnittliche Zeit einer Bestellung von elf auf drei Minuten verringern. Was sich vielleicht erst unspektakulär anhört, gewinnt hochgerechnet massiv an Bedeutung, denn durch die Anzahl der Einkäufe, den Stundenlohn eines Einkäufers sowie den zeitlichen Aufwand ergeben sich stattliche Summen: Die Bestellgrößenordnung im Jahr variiert je nach Unternehmensgröße zwischen 50.000 bis 200.000 Vorgängen, bei Großkunden können auch über 300.000 anfallen.

Neben der Automatisierung von Bestellvorgängen und Änderungen kann ein geeignetes Tool Funktionen wie die Erinnerungen an Fristen, zum Beispiel für Rechnungen oder Auftragsbestätigungen, bieten. Auch die Einkäufer können daran erinnert werden, Bestellungen noch zu verschicken oder Anpassungen vorzunehmen. Weitere Module für Vertragsverwaltung, Bewertung, E-Rechnung oder Lieferavis können auf Wunsch und je nach Bedarf ergänzt werden.

Umdenken bei der Auftragsvergabe – nicht nur in Krisenzeiten

Die zweite Säule zur Kosteneinsparung im strategischen Einkauf kann eine Einkaufsplattform für Ausschreibungen bzw. Auktionen darstellen, über die Unternehmen ihre Aufträge an Lieferanten vergeben können.

Notwendige Informationen bzw. Vergabeunterlagen zur Ausschreibung werden üblicherweise als Anfrage per E-Mail versendet. Anhänge wie Zeichnungen oder Leistungsverzeichnisse sind als Anhang in der Mail zu finden. Der Lieferant reicht sein Angebot wiederum per E-Mail ein. Die Angebote werden ausgedruckt, verglichen und ausgewertet, um eine Vergleichbarkeit herzustellen. Dann werden die potentiellen Lieferanten, die in die engere Auswahl kommen, erneut per E-Mail oder Telefon benachrichtigt bzw. zu einer persönlichen Verhandlung eingeladen.