Sichere Kommunikation über WhatsApp Wie WhatsApp, Automatisierung und Datenschutz im B2B zusammenkommen

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Handelskrisen, geopolitische Spannungen und ein sich wandelndes digitales Klima setzen Unternehmen weltweit unter Druck. Die Wirtschaftswelt ist verunsichert, und auch die aktuelle Weltlage bestätigt: Wer seine Daten nicht selbst kontrolliert, büßt Vertrauen ein.

Der Ruf nach digitaler Souveränität wird immer lauter. Gerade in Europa, wo Datenschutz mehr als nur ein Compliance-Thema ist, entsteht daraus eine echte Chance für den Mittelstand. Doch wie passen dieser hohe Anspruch und die Realität in Unternehmen zusammen? Eine aktuelle Umfrage von Brevo zeigt spannende Diskrepanzen auf.

Jeder Zweite sieht Whatsapp als Kommunikationskanal der Zukunft

Im Frühjahr 2025 hat Brevo im Rahmen einer Befragung 966 Kunden aus dem DACH-Raum zu Trends und Herausforderungen rund um CRM-Systeme befragt. Die Ergebnisse zeigen: Datenschutz und Zukunftstechnologien gehen nicht immer Hand in Hand – zumindest noch nicht. Denn während fast jeder Zweite WhatsApp als zukünftig relevanten Kommunikationskanal einstuft, gaben gleichzeitig fast 96 Prozent an, dass Datenschutz bei der Wahl eines CRM-Tools für sie wichtig ist. Rund drei Viertel betonten sogar, dass ihnen dieses Kriterium „sehr wichtig“ sei. Ein Widerspruch in sich?

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„Camera, Set, Action!“

Auch bei den technologischen Prioritäten zeigt sich ein klares Bild: Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen sehen Automatisierung als besonders zukunftsrelevant. Knapp jeder Zweite nennt Künstliche Intelligenz, gefolgt von Themen wie Datenintegration und Personalisierung. Datenschutz und Sicherheit landen noch vor Mobile CRM und Omnichannel-Strategien – ein Beleg dafür, dass die Sorge um den verantwortungsvollen Umgang mit Daten kein Nischenthema mehr ist, sondern zum zentralen Bestandteil strategischer Planung geworden ist.

WhatsApp im B2B Bereich? Ja – aber mit Verantwortung

Viele Unternehmen – auch in der Industrie und im Maschinenbau – greifen auf WhatsApp zurück, wenn es schnell gehen muss: eine kurze Rückfrage zum Lieferstatus, ein Bild zur Qualitätsprüfung oder ein Reminder zu einem dringenden Feedback. Doch gerade im B2B Umfeld, in dem komplexe Prozesse, sensible Daten und hohe Erwartungen aufeinandertreffen, ist die Nutzung von WhatsApp datenschutzrechtlich heikel.

Dabei ist eine DSGVO-konforme Nutzung möglich – vorausgesetzt, der Kanal wird nicht über private Endgeräte oder die klassische App bedient, sondern professionell in die Unternehmens-IT eingebunden.

Ein Beispiel aus dem Automotive-Sektor:

Ein Automobilhersteller koordiniert täglich mehrere Anfragen an seine Zulieferer. Neben klassischen Kanälen wie E-Mail und Telefon werden auch WhatsApp-Nachrichten versendet. Um dies datensicher zu gestalten, wird WhatsApp über eine zertifizierte Business API mit einem zentralen CRM-System verbunden. So kann jede Nachricht dokumentiert, datenschutzkonform verarbeitet und bei Bedarf gelöscht werden. Auch die Einwilligung der Kommunikationspartner wird erfasst – ein Muss gemäß DSGVO.

So klappt sichere WhatsApp-Kommunikation im B2B Bereich:

• einen europäischen Anbieter für die WhatsApp Business API mit Serverstandort in der EU

• einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

• ein sauberes Opt-in-Verfahren für Kunden sowie

• die technische Anbindung an ein CRM-System, das alle Daten zentral verarbeitet.

Wichtig: Sensible Informationen sollten über WhatsApp nicht versendet werden – auch das ist Teil verantwortungsvoller digitaler Kommunikation.

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Digitale Souveränität lässt sich nicht nur verteidigen – sondern gestalten

Digitalisierung bedeutet nicht nur Effizienzsteigerung, sondern auch Verantwortung. Gerade in kritischen Infrastrukturen, im Maschinenbau oder bei internationalen Lieferketten ist es entscheidend, wer Zugang zu welchen Daten hat – und unter welchen Bedingungen. Unternehmen, die sich heute bewusst für europäische Tools entscheiden, senden ein starkes Signal: Wir setzen auf Souveränität, Transparenz und Langfristigkeit.

Datenschutz ist dabei kein Hemmschuh. Im Gegenteil: Unternehmen, die heute auf DSGVO-konforme Tools setzen, schaffen Vertrauen bei ihren Partnern, handeln rechtskonform und sichern sich langfristig einen Wettbewerbsvorteil. In einer Welt, in der Daten ein wertvolles Gut sind, ist es nicht egal, wo diese liegen, wie sie verarbeitet werden und wer Zugriff darauf hat.

Die europäische Datenschutz-Grundverordnung hat einen neuen Standard gesetzt. Wer ihn lebt, statt ihn zu umgehen, profitiert mehrfach: durch mehr Kontrolle, mehr Transparenz und mehr Kundenvertrauen. In Zeiten wachsender Unsicherheit wird Datenschutz damit zum strategischen Anker – und zur echten Chance für den Mittelstand.

*Maximilian Modl ist CEO Germany von Brevo. Das europäische Unternehmen bietet eine DSGVO-konforme, intuitive All-in-One CRM-Plattform an.

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