B2B-Onlineshops einführen – Teil 2 5 Ansätze für die Produktdatenpflege

Im ersten Teil der Serie haben Sie erfahren, warum Produktdaten der Schlüssel für einen erfolgreichen E-Commerce sind. Für die Pflege der produktbezogenen Informationen gibt es allerdings verschiedene Ansätze – mit ganz unterschiedlichen Vor- und Nachteilen.

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Viele Wege führen nach Rom. Welchen Weg Unternehmen einschlagen, ist eine höchst individuelle Entscheidung, die von vielen verschiedenen Faktoren abhängig ist. Wichtig ist jedoch, den präferierten Ansatz bereits in der Konzeptionierungsphase des Onlineshops festzulegen. Für die Pflege von Produktdaten haben sich unterschiedliche Lösungen bewährt:

B2B-Onlineshops einführen – Teil 1

Warum Produktdatenmanagement wichtig ist

Ansatz 1

Die Pflege der Daten erfolgt im ERP-System, das über eine entsprechende Schnittstelle zum Datenaustausch mit dem Onlineshop verfügt.

Vorteil: Fast alle B2B-Unternehmen haben bereits ein ERP-System im Einsatz. So ist nur die Schnittstelle zu entwickeln; es bedarf keiner weiteren System-Integration. Zudem ist der Workflow bereits etabliert, was eine schnelle Einführung ermöglicht.
Nachteil: Häufig sind Standard-ERP-Systeme nicht für die Pflege von erweiterten Produktdaten ausgelegt – zumal die für die Produktdatenpflege zuständigen Mitarbeiter nicht auf das Tool zugreifen können. Das ERP-System entsprechend zu erweitern, ist mit großem Zeitaufwand verbunden und verursacht darum hohe Zusatzkosten. Außerdem zeigt die Praxis, dass einige Systeme ihre Updatefähigkeit verlieren, wenn man sie zu stark anpasst.

Ansatz 2

Unternehmen pflegen die Produktkerndaten, das heißt die kaufmännischen Daten, im ERP-System und integrieren es über eine Schnittstelle mit dem Onlineshop. Alle weiteren Daten wie Beschreibungen und Bilder bearbeiten die Anwender direkt in der Shop-Lösung.

Vorteil: Durch den Rückgriff auf vorhandene Systeme bleiben Entwicklungsaufwand und Zeiteinsatz gering. Außerdem erfolgt die Datenpflege genau dort, wo die Informationen benötigt werden.
Nachteil: Webbasierten Onlineshop-Systemen mangelt es häufig an Möglichkeiten für eine komfortable Produktpflege, was insbesondere bei großen Artikelmengen kritisch ist. Daneben ist die nachträgliche Integration weiterer Datenquellen bzw. die Bereitstellung von Daten in anderen Formaten sehr aufwändig und kompliziert.

Ansatz 3

Anwender verwalten die Produkte im Onlineshop-Tool. Die entsprechenden Daten sind mit dem ERP-System über einen eindeutigen Schlüssel wie eine interne Artikelnummer verbunden.

Vorteil: Neben einer sehr schnellen Umsetzung profitieren Shopbetreiber auch davon, dass das ERP-System nicht berührt ist. Das stellt sicher, dass die Qualität der dortigen Daten nicht beeinträchtigt wird.
Nachteil: Nutzer pflegen Informationen, die sie in beiden Systemen vorhalten, teilweise doppelt. Doch ohne komfortable Produktpflege ist auch die Massendatenpflege deutlich schwieriger. Zusätzliche Datenquellen nachträglich anzubinden bzw. Daten in anderen Formaten bereitzustellen, ist zudem sehr aufwändig und kompliziert.

Ansatz 4

Unternehmen führen ein separates PIM-System ein und binden es an ERP-System und Onlineshop an.

Vorteil: PIM-Systeme bieten die besten Möglichkeiten zur Produktdatenpflege und sind anderen Systemen insbesondere beim Umgang mit umfangreichen Sortimenten, mehrsprachigen Informationen, verschiedenen Vertriebskanälen und grenzüberschreitenden Lieferungen deutlich überlegen.
Nachteil: Als eigenständiges Projekt ist die PIM-Einführung mit einem entsprechenden Kosten- und Zeitaufwand verbunden. Aufgrund fehlender personeller und finanzieller Ressourcen kann sich das E-Commerce-Projekt verzögern.

Ansatz 5

Händler führen den Onlineshop mit einem begrenzten Produktsortiment ein, das keine komplexe Produktdatenpflege erfordert, und erweitern das Angebot kontinuierlich.

Vorteil: Ein derartiges Vorgehen punktet durch seine Schnelligkeit – zumal Anwender dank des agilen Ansatzes wichtige Erfahrungen sammeln, die die Produktdatenpflege bei der späteren Sortimentserweiterung vereinfachen. Im Anschluss an diese Lösung ist es ohne Funktionseinbußen möglich, mit den Ansätzen 1, 2 oder 3 fortzufahren.
Nachteil: Das verkleinerte Sortiment könnte die Kunden enttäuschen, sodass sich aufgrund der schlechten Verkäufe keine Schlüsse auf die Erfolgsaussichten des Gesamtprojekts ziehen lassen.

Gemäß individueller Ziele entscheiden

In der Praxis ist es unbedingt ratsam, das E-Commerce-Projekt und die Vorgehensweise bei der Produktdatenoptimierung aufeinander abzustimmen. Je nachdem, welche Zielvorgaben ein Onlineshop hat und wie das Unternehmen aufgestellt ist, sollte es das Produktdatenmanagement-Konzept wählen, das die individuellen Anforderungen bestmöglich abdeckt. Bei der Entscheidung helfen weitere Überlegungen:

• Wie weit ist das Unternehmen im Produktdatenmanagement unter Berücksichtigung der oben genannten Aspekte?

• Wie groß sind die Anforderungen an ein verbessertes Produktdatenmanagement unabhängig vom Onlineshop?

• Wie wichtig ist der Zeitfaktor beim E-Commerce-Projekt? Wie schnell soll der Shop online sein?

• Wollen und können Unternehmen vor Einführung eines Onlineshops ein internes Infrastrukturprojekt bzgl. Produktdatenmanagement angehen?

• Sind genügend interne Ressourcen für solch ein Projekt verhanden?

• Sind die Anforderungen und Ziele des zu entwickelnden Onlineshops bereits definiert? Oder geht es darum, in einem überschaubaren Rahmen zunächst Erfahrungen zu sammeln?

• Wie flexibel sind interne IT und ERP-Dienstleister bei der Umsetzung von Produktdatenmanagement-Erweiterungen?

In den seltensten Fällen gibt es eine Lösung, die alle Anforderungen zu 100 Prozent erfüllt. Gerade deswegen spielt die gründliche Konzeptionierung des E-Commerce-Projektes eine erfolgsentscheidende Rolle. Oftmals geht die agile Einführung des Onlineshops Hand in Hand mit einem agilen Vorgehen beim Produktdatenmanagement. Verfügen Unternehmen über einen geeigneten Sortimentsbereich, ist es möglich, selbst in der Projektphase auf neue Anforderungen oder geänderte Herausforderungen flexibel zu reagieren. Unabhängig von der Entscheidung gilt: Gut präsentiert ist halb verkauft. Wer mit einem B2B-Onlineshop erfolgreich sein will, muss die Kunden mit seinen Produkten überzeugen. Darum sollte das Thema Produktdatenmanagement schon bei Projektstart auf der Agenda stehen.

Michael Märtin ist geschäftsführender Gesellschafter der atlantis media GmbH

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