Virtuelle Kaffeeküche 5 Tipps für ein Social Homeoffice

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Dinge, die wir aktuell vergessen können: den Schlüssel fürs Büro. Denn für den Zugang zum Homeoffice brauchen wir keinen Firmenausweis. Allerdings erkennen viele Unternehmen, dass ihren Mitarbeitern wichtige Dinge im Homeoffice nicht zugänglich sind: So bleibt zum Beispiel die Kaffeeküche verschlossen.

Ohne Kaffeeküche versiegt eine wichtige Wissensquelle und es fehlt ein zentraler Raum für Begegnungen. Mit der Kaffeeküche verschwinden die Gelegenheiten und Möglichkeiten, mit Kollegen ins Gespräch zu kommen und Informationen im persönlichen Gespräch auszutauschen.

Viele leiden im Homeoffice unter Einsamkeit und Isolation

Die große Gefahr dabei: Mitarbeiter im Homeoffice verlieren das Gefühl, Teil eines Teams zu sein! Das World Economic Forum hat zum Beispiel in einer Studie festgestellt, dass über die Hälfte der Befragten im Homeoffice unter Einsamkeit und Isolation leiden. Aber nicht nur das Fehlen zwischenmenschlicher Beziehungen bedroht den nachhaltigen Erfolg des Homeoffice.

So kommt das Fraunhofer Institut für Arbeit, Wirtschaft und Organisation (IAO) in der Studie „Homeoffice Experience“ zum Ergebnis, dass Möglichkeiten für spontanen Informationsaustausch wesentliche Erfolgsfaktoren sind, damit das Homeoffice dauerhaft erfolgreich ist und sich für die Mitarbeiter gut anfühlt.

Unternehmen und Mitarbeiter brauchen jetzt das Social Homeoffice

Bereits der griechische Philosoph Sokrates erkannte, dass wir im direkten Gespräch effektiv und schnell Wissen austauschen und dass der Dialog das eigene Denken fördert. Deshalb sind informelle Kommunikation und Gelegenheiten für persönliche Gespräche im Homeoffice so wichtig, da die bisherige Kommunikation mit den Kollegen im Alltag wegfällt.

Zudem sind informelle Kommunikation und persönliche Gespräche die Voraussetzung für Aufbau und Stärkung sozialer Strukturen und zwischenmenschlicher Beziehungen. Kurz: Sie sind die Grundlage für ein gutes Miteinander und ein soziales Homeoffice trotz räumlicher Distanz. Damit informelle Kommunikation und persönliche Gespräche an den digitalen Arbeitsplätzen im Homeoffice stattfinden können, brauchen Unternehmen und Menschen einen funktionierenden virtuellen Ersatz für die Kaffeeküche.

Es gilt, das Homeoffice zum Social Homeoffice zu machen. Denn ohne soziale Nähe sind die digitalen Homeoffice-Arbeitsplätze nur ein Ort, an dem Arbeit erledigt wird.

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Fünf Ideen für ein Social Homeoffice

Wie schaffen es Unternehmen und Mitarbeiter, das Team und das Persönliche ins Homeoffice zu bringen? Hier sind fünf Ideen:

1) Informelle Kommunikation: Zeit für einen Kulturwandel

Gute Kommunikation im Sinne des Social Homeoffice ist nicht nur rein auf Arbeitsresultate und ergebnisorientierte Zusammenarbeit fokussiert. Im Gegenteil. Damit Mitarbeiter nicht einfach alleine „vor sich hinarbeiten“, braucht der Arbeitsalltag neben strukturierter Kommunikation auch Raum und Gelegenheiten für informelle Kommunikation.

Deshalb ist es Zeit für den Kulturwandel mit kommunikativer Signalwirkung. Es ist Zeit für Unternehmen, informelle Kommunikation zu fördern und zu fordern, damit Ihre Mitarbeiter im Homeoffice auf dem Laufenden bleiben und nicht kommunikativ abgehängt werden.

2) Spontane informelle Kommunikation ist gut, mit Kalendereintrag klappt sie besser

Auch informelle Kommunikation braucht Regelmäßigkeit und einen festen Platz im Kalender. Ganz besonders im Homeoffice. Unsere Kalender strukturieren nicht nur unseren Arbeitstag. Sie sind perfekt darin uns zu zeigen, welche Themen wir wann in welchen Meetings besprechen.

Reservieren wir doch auch Zeit für gute Gespräche mit Kollegen! 15 Minuten Gesprächsangebot passen in jeden Kalender. So gehen persönliche Gespräche nicht im Trubel des Alltags verloren. Der Termin ist „fix“. Die Wahl des Gesprächspartners und des Gesprächsthemas aber bleibt die eigene Entscheidung, je nach aktuellem Bedürfnis.

3) Einen virtuellen Ersatz für die Kaffeeküche schaffen

Gutes Homeoffice hat einen funktionierenden virtuellen Ersatz für die Kaffeeküche als den zentralen Ort für geplante oder zufällige Begegnungen. Denn diese sind die Basis für Vertrauen und Zusammenarbeitswillen. In der virtuellen Kaffeeküche können sich Mitarbeiter treffen und miteinander ins Gespräch kommen. Hier können sie Situationen in ihrer Gesamtheit besser verstehen und unfertige Ideen und Gedanken austauschen.

Das bedeutet: Die virtuelle Kaffeeküche ist kein temporär geöffneter „Raum“ im Videokonferenztool. Sie ist immer geöffnet, damit sich unterschiedliche Menschen über unterschiedliche Themen unterhalten können – immer dann, wenn sie Zeit und Lust auf ein Gespräch haben.

4) Buddy-Konzept: Geistig und körperlich in Bewegung bleiben

Das Buddy-Konzept ist eine Möglichkeit, um Mitarbeitern den Blick über den Tellerrand zu ermöglichen und um das „große Ganze“ im Auge behalten zu können. Per Zufallsprinzip bekommen zwei Kollegen die Einladung, sich zu einer virtuellen Tasse Kaffee zu treffen. Die Buddies bekommen die Möglichkeit, zwanglos über berufliche und private Themen zu reden, Erfahrungen austauschen und Gemeinsamkeiten zu entdecken. Das fördert die Offenheit der Mitarbeiter, stärkt das Wir-Gefühl und schafft soziale Nähe trotz räumlicher Distanz.

Ein Tipp: Den Bürostuhl, der gemacht ist für acht Stunden Sitzen, gibt es nicht! Das Gespräch mit dem Buddy ist die perfekte Gelegenheit, den Arbeitsplatz im Homeoffice zu verlassen und zum Beispiel die Gesprächszeit für einen Spaziergang zu nutzen.

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5) „Echte“ Stand-Ups mit dem Plus für Alle

Heute nutzen unterschiedliche Teams morgendliche Stand-Ups, um die Arbeit innerhalb des Teams abzustimmen. Typischerweise sind Gruppe und thematische Orientierung klar definiert.

Viele Teams führen die Stand-Ups im Sitzen durch. Keine gute Idee, denn das schadet der Konzentration. Führen Sie den Stand-Up im Stehen durch, um verloren gegangenen Schwung und Fokus in diese Besprechungen zurückzubringen.

Das Plus für Alle gibt es, indem Sie direkt im Anschluss an einen „echten“ Stand-Up noch die Möglichkeit zum Gespräch anbieten. Wichtig hierbei: Im Gegensatz zu den klar definierten Stand-Up-Gruppen können sich hier Kollegen nach Interesse zu einem Gespräch zusammenfinden und Gedanken austauschen.

Fazit

Kurze, informelle Gespräche sind entscheidend für das gute Funktionieren von Unternehmen, insbesondere in Zeiten hybrider Arbeitsmodelle (Präsenzbüro und Homeoffice) und innerhalb dezentraler Unternehmensstrukturen.

Deshalb brauchen Unternehmen und Mitarbeiter geeignete Methoden und Werkzeuge für die informelle Kommunikation und den Wissensaustausch. Die gute Nachricht: Viele davon sind bereits vorhanden und müssen nur im Sinne des Social Homeoffice weiterentwickelt und eingesetzt werden. Ihr Gewinn: Homeoffice, das sich gut anfühlt, in dem gute Resultate erzielt werden und der Zusammenhalt „stimmt“.

*Marc Herling ist Co-Gründer und CEO von Breaklounge.

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