Standardisiertes Datenmanagement Der Held hinter Compliance, Innovation und Kosteneffizienz

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Aufsichtsbehörden schauen Unternehmern genau auf die Finger, weshalb mit Datenverarbeitung verbundene Risiken schnell gravierende Auswirkungen haben. Wer Fehler macht, riskiert Bußgelder, ein negatives Image oder gar rechtliche Konsequenzen. Marielle Verschoor verrät, wie Sie Ihre Daten sicher managen.

Hersteller müssen eine Vielzahl lokaler, nationaler und multinationaler Vorschriften einhalten, um ihre Produkte erfolgreich verkaufen zu können. Dabei sind sie auf geschäftskritische IT-Systeme angewiesen, um den Überblick behalten zu können. Damit Kosten hierfür nicht zu hoch ausfallen, aber Prozesse effizient laufen, braucht es eine moderne Infrastruktur. Modernisierungen halten allerdings viele Stolperfallen parat. Also wie können Hersteller ihren Betrieb am besten durch dieses heikle Terrain führen? Und lohnt es sich überhaupt, die Systeme zu modernisieren oder empfiehlt es sich eher, so viel wie möglich aus der bestehenden IT-Infrastruktur rauszuholen?

Letztendlich müssen die Antworten auf diese Fragen mit dem Nutzen übereinstimmen. Strategisch angegangen, ist es möglich, einen Umgang mit Daten zu entwickeln, der sowohl den Geschäftserfolg als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben ermöglicht.

Wachsender Modernisierungsbedarf

In der Regel verfügen Unternehmen über eine Vielzahl geschäftskritischer Systeme, einschließlich Niederlassungen in verschiedenen Ländern. Die Bereitstellung sauberer und umfassender Compliance-Daten bedeutet, dass Datenströme konsolidiert werden müssen, was Kosten senkt und Prozesse rationalisiert. Dafür müssen jedoch zunächst riesige Datenmengen aus verschiedenen Quellen bereinigt werden, zum Beispiel Informationen über Vorschriften, Produkte, Inhaltsstoffe, Kunden und vieles mehr.

Es benötigt keinen promovierten Daten-Experten, um zu verstehen, dass ein solches Projekt einem Himmelfahrtskommando gleicht, besonders wenn es mit veralteter Software und Infrastruktur umzusetzen ist. Datenmengen wachsen exponentiell. Hersteller sollten also robuste, KI ausgestattete, intelligente Systeme implementieren, um vom Mehrwert ihrer Daten profitieren und zukunftsfähig bleiben zu können. Je nach Größe des Datenbestands ist eine Modernisierung sogar die einzige Möglichkeit, um bei Aufsichtsbehörden auf der sicheren Seite zu bleiben. Wenn Daten über viele verschiedene Systeme verteilt und von unterschiedlicher Qualität sind, ist es nahezu unmöglich, Compliance fristgerecht nachzuweisen. In der Regel bedeutet dies, dass Daten gesammelt, relevante Punkte ermittelt und umfangreiche Tabellen verwendet werden, um Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.

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Wenn die Expertise fehlt

Eine moderne Datenverarbeitung bringt viele Vorteile mit sich. Allerdings müssen sich Entscheider darüber bewusst sein, was es bedeutet, wenn sie sich dabei auf bestehende Systeme stützen. Von ungenauen Inhaltsstoffangaben bis hin zu unvollständigen Informationen zur Nachhaltigkeit innerhalb der Lieferkette: Die Auswirkungen von Fehlern im Datenmanagement können enorm sein. Hinzu kommt, dass Datenmigrationen häufig komplex und teuer in der Umsetzung sind. Dies gilt insbesondere dann, wenn Daten über einen langen Zeitraum zwischen alten und neuen Systemen synchron gehalten werden müssen, wenn Unternehmen Daten aus mehreren Altsystemen neue Systeme konsolidieren möchten oder wenn der Datenbestand der Altsysteme über Jahrzehnte hinweg aufgebaut wurde.

Eine von Panorama Consulting durchgeführte Studie ergab, dass 47 Prozent der Modernisierungsprojekte das Budget überschreiten. 34 Prozent der Befragten gaben Datenprobleme als wesentliche Ursache dafür an. Außerdem liegen 42 Prozent der Projekte nicht im Zeitplan. Auch hier gelten Datenprobleme für 31 Prozent der Befragten als Hauptgrund. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein lückenhaft ausgeführtes Datenmanagementprojekt weitaus kostspieliger sein kann als ein erfolgreiches IT-Modernisierungsprojekt, so dass Entscheider die Kosten und Vorteile sorgfältig abwägen müssen.

Der Weg durch das Datenlabyrinth

Budget- und Zeitüberschreitung lassen sich aber durch die richtige Planung vermeiden. Dazu muss man wissen, welche Daten wo gespeichert sind, ob es mehrere Stellen gibt, an denen ähnliche Daten gespeichert sind und wie es um die Datenqualtät bestellt ist. Wenn sich Modernisierungen über mehrere Jahre oder Phasen erstrecken, müssen Daten immer wieder neu bewertet werden.

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Es kann vorkommen, dass Entscheider den Fortschritt der Modernisierung mithilfe von KPIs messen müssen. Eine automatisierte Lösung kann diese Analyse- und jederzeit im Laufe der Umstellung wiederholen. Eine mit KI ausgestattete Lösung kann dazu beitragen, diesen Prozess zu beschleunigen und Kosten zu senken. Dies hilft nicht nur, den Fortschritt nachvollziehen, sondern auch bestehende Lücken zu erkennen. Während der Projektdurchführung sollte das neue System über genaue und vollständige Daten verfügen, um die neuen Geschäftsprozesse zu unterstützen. Dies bedeutet, dass Daten zwischen dem alten und dem neuen System während der Modernisierung durchgehend synchron gehalten werden müssen, was einen Mechanismus zur Datendeduplizierung und Qualitätsverbesserung erfordert.

Was standardisiertes Datenmanagement ermöglicht

Dadurch, dass alle Daten im gleichen, benutzerfreundlichen Format und am gleichen Ort gespeichert werden, können sie einfacher für Analysen genutzt werden. Durch ein standardisiertes Datenmanagement ist es Entscheidern möglich, Innovationen zu unterstützen, Kosteneinsparungen zu erzielen und von einer größeren Flexibilität im Unternehmen zu profitieren. Nach immer ausführlicheren Berichten zu streben mag zunächst wie unnötige Bürokratie erscheinen, kann aber einem größeren Geschäftserfolg dienen.

*Marielle Verschoor leitet Community of Practice, ERP-Modernisierung bei Informatica.

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