Anbieter für Bürobedarf stellt um Digitale Prozesse statt Papier

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Büroartikel wie Papier und Drucker verkaufen und gleichzeitig intern auf digitale Prozesse umstellen? Das setzt ein Familienunternehmen aus Oberbayern um. Denn auch wer Papier und Drucker verkauft, kann digital arbeiten.

Der oberbayerische Büroartikel-Anbieter Bensegger zeigt, wie papierloses Arbeiten gelingen kann. Andreas Bensegger legt weiterhin viel Wert auf den persönlichen Kontakt mit seinen Kunden. Trotzdem weiß der Geschäftsführer, dass es effiziente interne Prozesse braucht, um das Unternehmen in einem rückläufigen Markt fit zu halten und sich gegen die Konkurrenz durchzusetzen.

Gerade die Archivierung und das Rechnungsmanagement eignen sich, um digitalisiert zu werden. Vorausgesetzt, es gibt eine intuitiv bedienbare und auf das Unternehmen anpassbare Softwarelösung.

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Kundenanfragen schneller beantworten

Bei rund 5000 Lieferscheinen im Monat braucht es moderne Lösungen, um bei Bedarf schnell die passende Information zu finden. Das bedeutet auch einen schnelleren Service für die Kundschaft. Bensegger entschied sich für das Dokumentenmanagement mit „topfact6“ der Firma Topfact, die sich auf digitale Geschäftsprozesse spezialisiert haben. Seither können alle berechtigten Mitarbeitenden auf ein digitales Archiv zugreifen. Die Filterfunktion hilft zudem, bei einer Kundenrückfrage den passenden Beleg zu finden. Auch eingehende und ausgehende E-Mails können regelbasiert und automatisch archiviert und wiedergefunden werden. Das Dokumentenmanagement erfüllt die Anforderungen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) und bietet Rechtssicherheit.

Nahtlose Integration, intuitive Bedienung

Die Software ließ sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft integrieren, Stammdaten aus dem führenden ERP-System werden automatisch zu Verfügung gestellt. Nach der erfolgreichen Digitalisierung des Archivs, sollte auch der Rechnungsworkflow papierlos werden. Die Einführung der E-Rechnungspflicht Anfang 2025 spielte ebenfalls eine Rolle, vor allem aber wollte Bensegger auch in diesem Bereich die Effizienz und Rechtssicherheit steigern. „Bei rund 30.000 Rechnungen im Jahr ist es essenziell, dass die Verarbeitung schnell, einfach und korrekt erfolgt“, erklärt der Geschäftsführer. Inzwischen laufen die Rechnungen aller Lieferanten nur noch digital ein. Auch bei Retouren oder Reklamationen ist es zentral, die passende Rechnung schnell wiederzufinden, ebenso für die Analyse von Preisentwicklungen. Der digitale Workflow erlaubt es, Rechnungen der letzten Jahre schnell zu vergleichen und zu prüfen, wie sich bestimmte Preise entwickelt haben.

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Digitale Vertragsverwaltung

Auch die Vertragsverwaltung läuft im Familienunternehmen inzwischen digital. Verträge ausdrucken, abzeichnen, verschicken und überprüfen, wann das Dokument zurückgeschickt wird – all diese Aufwände sind durch die Softwarelösung überflüssig geworden. Verträge werden digital erstellt und verschickt, das System überwacht den Vorgang automatisiert. Das Dokument ist dabei zu jeder Zeit für alle berechtigten Personen einsehbar. Dank der Digitalisierung dieses Prozesses sowie des Rechnungsmanagement und des Archivs haben alle Mitarbeitenden nun mehr Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten.

Fazit: Abgeschlossen ist die Digitalisierung nicht

Tradition und digitale Innovation lassen sich verbinden: Das Familienunternehmen mit 165-jähriger Geschichte setzt auf digitale Prozesse. Schnellere Auskunftsfähigkeit, weniger manuelle Aufgaben und eine höhere Rechtssicherheit sind nur einige der Vorteile. Geschäftsführer Andreas Bensegger hat weitere Ideen, um die internen und externen Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die digitale Personalakte möchte genauso einführen, wie digitale Formulare und Kundenakten.

*Julia Kowal ist freie Redakteurin, hier schrieb sie für das Unternehmen Topfact.

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