New Work Geschäftsreisen nach der Pandemie – Same but digital

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Nach über einem Jahr im zwangsweisen Homeoffice packen Außendienstler und Marketer wieder ihre Koffer und gehen im Neuen Normal auf Geschäftsreisen. Doch wie sieht der Status Quo aus?

Das vergangene Jahr war für alle Unternehmensbereiche, insbesondere aber für den Vertrieb eine große Herausforderung. Kunden- und Messebesuche blieben aus; Verkaufsgespräche und -beratungen verliefen via Skype, Zoom, oder Teams – sozial distanziert aus den eigenen vier Wänden. Digitale Vertriebswege, anstatt persönlicher Betreuung und Beratung, waren über ein Jahr lang Modus Operandi. Doch der B2B-Vertrieb, gerade in Industrieunternehmen, funktioniert vor allem über genau diese persönliche Kommunikation. Preisverhandlungen leben von Face-to-Face Präsenz, da auch weiche Faktoren, wie etwa die Körpersprache oder Nuancen in der Stimmlage maßgeblich Gespräche und Ergebnisse steuern.

Nun rollen Geschäftsreisen allmählich wieder an. Eine Auswertung auf Basis der 17.000 Unternehmenskunden von Pleo zeigt: Bereits im Mai wurde jeder zweite Euro in Unternehmen auf Geschäftsreisen oder für ein Geschäftsessen auswärts ausgegeben.

Eine neue Berufspersona – der hybride Geschäftsreisende

Software-Ausgaben gingen 2020 durch die Decke. Unternehmen befeuerten damit die bis dato schleppenden Digitalisierungsbemühungen und stellten die Weichen für eine hybride Zukunft des Arbeitens. Laut einer Studie von Pipedrive rechnen zwei Drittel der 1.100 befragten Unternehmer mit einer erfolgreichen Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells innerhalb des eigenen Betriebes.

Eine hybride Arbeitskultur bringt viele Vorteile mit sich, auch für kundennahe und kommunikationsintesive Abteilungen, wie Marketing und Vertrieb. Künftig werden Verkaufsgespräche, Pitches oder Quarterly Business Reviews weiterhin in Persona stattfinden, wohingegen großformatige Events, wie Unternehmensschulungen oder Konferenzen, hybrid ablaufen könnten. Vertriebsmitarbeiter der Zukunft haben weniger Kilometer auf ihrer Uhr stehen, dafür mehr digitale Helfer in Form von Apps in der Tasche, die ihnen das Arbeiten im neuen Normal erleichtern, so etwa Smartphone-Anwendungen für das digitale Reisekostenmanagement.

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Das Ende des traditionellen, manuellen Reisekostenmanagements

Digital und kontaktlos. Das sind die neuen Buzzwörter im Reisekostenmanagement, denn die Sicherheit der Reisenden ist als ausschlaggebender Faktor in den Vordergrund gerückt. In Folge dessen sollten alle Abläufe auf einer Reise kontaktlos abgewickelt werden. Dabei helfen kontaktlose Bezahlvorgänge mit mobilen Zahlmethoden, wie Apple oder Google Pay. Auch die Nachbereitung einer Geschäftsreise erreicht mit digitalen Ausgabenlösungen neue Standards, denn das mühsame Sammeln der Belege fällt komplett weg. Mit wenigen Klicks landen die Belege in der Buchhaltung. Dieser Tage sind Dienstfahrten mit dem eigenen Auto eine gute Alternative, um unnötige Kontakte zu vermeiden. Um auch die Nerven zu schonen, bietet es sich an, die Dokumentation und den Rückerstattungsprozess für die Kilometerpauschale digital und automatisch abzuwickeln – bestenfalls über die gleiche App.

Digitale Helfer entlasten nicht nur den Außendienst, sondern auch jene, die Reisen im Hintergrund organisieren und administrieren. Dazu zählen Office-Manager oder Buchhalter. Nur mit geschmeidigen, administrativen Arbeitsabläufen im Front-, als auch im Backoffice, bleiben Arbeitsprozesse effizient. Gleichzeitig sehen Verantwortliche in Echtzeit, wann und wofür Unternehmensgelder ausgegeben werden. Zudem ist digitales Reisekostenmanagement immens praktisch: Belege gehen nicht verloren und dank Zwei-Faktor-Authentifizierung in neueren Smartphones ist das Bezahlen auch sicher.

Die drei Grundsäulen erfolgreicher Geschäftsreisen nach der Pandemie

1. Flexibilität zur Priorität machen

Reiserichtlinien und -rahmenbedingungen sind besonders in dieser Zeit vulnerabel. Die Unberechenbarkeit der Pandemielage verlangt dem Vertrieb agile Prozesse ab. Sprints, statt langwieriger komplexer Arbeits- und Planungsprozesse, verschaffen die nötige Flexibilität und eine gewisse Planungssicherheit in ungewissen Zeiten. Die Kommunikation in Echtzeit über Ausgaben oder Budgets, bestenfalls visuell aufbereitet zum einfachen Verständnis für Alle, hilft ad-hoc auf Veränderungen der Auftrags- oder Marktsituation reagieren zu können.

2. Effizienz steigern und Stress reduzieren mit digitalen Tools

Digitale Tools reduzieren Stress auf Reisen. Automatisierte Arbeitsprozesse schaffen mehr Zeit für das Wesentliche und sind in der Zukunft auf Geschäftsreisen unerlässlich. Über eine Slack-Integration zu jeder Zeit mit dem Team im Austausch stehen oder mit der richtigen digitalen Ausgabenlösung Belege via Smartphone mit wenigen Klicks in die Buchhaltung geben – all diese Optionen stellen digitale Abkürzungen manueller Arbeitsprozesse dar. Passé sind lästiges Sammeln von Hotel- und Bewirtungsbelegen oder das Aneinander-vorbei-telefonieren mit Kollegen zur Abstimmung oder Anpassung von Budgets. Im Backoffice freuen sich Mitarbeiter vor der Reise darüber, nicht durch lange Listen mit Tagessätzen für den Verpflegungsmehraufwand scrollen zu müssen.

3. Den Mitarbeiter in den Vordergrund stellen

Vielen Unternehmen steht eine Überarbeitung ihrer Reiserichtlinien bevor. Dabei sollten diese, nicht nur aus Gründen der Kollegialität, besonders auf die Bedürfnisse der Reisenden eingehen. Auch aus unternehmerischer Perspektive sind Investitionen in zufriedene, motivierte und engagierte Mitarbeiter lohnend. Laut einer Studie des Reisedienstleisters Amadeus wünschen sich acht von zehn Befragten kontaktlose Bezahloptionen, wie beispielsweise Apple Pay – direkt vom Unternehmenskonto und nicht aus der eigenen Tasche, so wie es in 92% Prozent der Fälle nach wie vor Usus ist.

Wo geht die (Geschäfts)Reise hin?

Im Sommer 2021 befinden wir uns, obgleich alles wie immer scheint, in einem neuen Normal, inmitten einer weltweiten Pandemie. Waren manuelle Prozesse bereits vor der Pandemie unzeitgemäß und ineffizient, sind sie heute in vielen Betrieben schlicht und ergreifend nicht mehr umsetzbar. Nicht in kleinen Unternehmen und erst recht nicht in Industrieunternehmen.

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Die Veränderungen hin zum hybriden Arbeiten bedingen zwangsläufig die Überarbeitung von Unternehmensrichtlinien, darunter auch Reise- sowie Ausgabenrichtlinien. Die neuen Rahmenbedingungen geben die Stoßrichtung für Geschäftsreisen an, besonders für kundennahe Abteilungen, wie Vertrieb und Marketing. Das Ausmaß, in welchem die anhaltende Pandemie die Vertriebsorganisation verändert, ist noch ungewiss.

Aber bereits zum jetzigen Zeitpunkt steht fest, dass Sicherheitsvorkehrungen und allgemeine Reisebestimmungen in Zukunft fluktuieren und ständigen Anpassungen unterliegen werden. Die Antworten darauf sind agile, digitale Prozesse. Geschäftsreisen der Zukunft sind digital und kontaktlos. Sie halten den Administrationsaufwand gering und helfen Unternehmen und Reisenden stressfrei, effizient und sicher durch das neue Normal und zueinander zu manövrieren. Geändert hat sich wie Unternehmen mit Kunden und Partnern zusammenarbeiten – die Zusammenarbeit selbst aber bleibt ein Grundbaustein erfolgreicher Vertriebsarbeit.

*André Reimers ist Head of Sales bei Pleo Deutschland.

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