Transformationsprozess HR Mitarbeiter vs. Mitgestalter – Empowerment als Schlüssel zur erfolgreichen Transformation

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In Zeiten rasanten Wandels stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsmodelle und Arbeitsprozesse zu transformieren. Häufig wird hier jedoch ein zentraler Aspekt übersehen – die Mitarbeiterbefähigung. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen?

60 Prozent aller Jobs werden sich in entwickelten Volkswirtschaften durch künstliche Intelligenz (KI) verändern. So lautet eine aktuelle Prognose des Internationalen Währungsfonds WL. Dabei attestieren die Autoren in ihrem „AI Preparedness Index“ Deutschland in puncto digitaler Infrastruktur, Innovationsfähigkeit, Humankapital, gesetzlicher Regelungen und Arbeitsmarktpolitik gute Chancen, die KI-Revolution zu meistern.

Gleichzeitig belegen aktuelle Zahlen aus dem Digitalisierungsindex des Bundeswirtschaftsministeriums : Ganz so rosig sieht die Zukunft nicht aus. 2023 geriet die deutsche Wirtschaft eher weiter ins Hintertreffen, wobei insbesondere die großen Unternehmen mit 250 Beschäftigten und mehr zurückfallen. Um hier aufzuholen und künftig wettbewerbsfähig zu bleiben, braucht es neben Investitionen in Technologien vor allem den massiven Ausbau von Kompetenzen und Methoden, um den Wandel aktiv zu gestalten.

Aus analog wird einfach digital?

Hinter der Digitalisierung steckt eine fundamentale Neuausrichtung von Organisationen, Projekten und ganzen Unternehmen. Mit der Integration einiger Technologien, Tools oder Systeme, ein paar begeisternden Workshops und geschliffenen Mantras wie „Wir sind Fortschritt“ auf Whiteboards ist es nicht getan.

Im Gegenteil: Oft führen solche Lippenbekenntnisse nicht nachhaltig zum Erfolg, sondern enden in einem Millionengrab - egal ob es sich um ein mittelständisches Traditionsunternehmen oder ein Unicorn handelt.

Laut einer Bitkom-Umfrage im vergangenen Sommer haben zwar mehr als drei Viertel der deutschen Unternehmen die Bedeutung der Digitalisierung erkannt und versprochen, mehr Geld zu investieren. Allerdings fehlt bei 11 Prozent der Befragten noch immer jegliche Digitalstrategie und 55 Prozent setzen in Sachen Changemanagement auf eine Scheibchentaktik anstatt auf eine umfassende digitale Vision für die Zukunft der Firma.

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Kein Wunder also, dass einschlägige Studien bei Transformationsprojekten regelmäßig von einer 70-prozentigen Rate des Scheiterns sprechen. In Deutschland gilt aus Sicht von Projektexperten im Pulse of the Profession Report 2023 immerhin noch jedes zehnte Projekt als Budgetverschwendung und 14 Prozent der Projekte gelten insgesamt als gescheitert. Aber woran liegt das? Fehlendes Know-how und fehlende Ressourcen erschweren die Einführung neuer Technologien oder digitaler Prozesse ebenso oft wie die mangelnde Unterstützung an den richtigen Stellen.

Herrscht im Unternehmen zudem weiterhin das Prinzip „Haben wir schon immer so gemacht“, wird es schwer, Mitarbeitende, die Kundschaft oder Stakeholder in der Führungsetage davon zu überzeugen, notwendige Veränderungen anzugehen. All das gepaart mit Sicherheitsbedenken, Regulierungsbeschränkungen und potenziell hohen Investitionskosten stellt die häufigsten Fallstricke in Sachen Digitalisierung dar.

Durchdacht und mitgemacht

Es gilt also, bei der Transformation den richtigen Kurs sowie die passende Balance zwischen Change und Stabilisierung zu finden. Das erfordert nicht nur eine Außensicht, beispielsweise durch neutrale Dritte, sondern auch eine methodische Herangehensweise, die Menschen, Prozesse und Technik gleichermaßen umfasst und auf die spezifischen Bedürfnisse des Betriebs eingeht.

In der Praxis und in zahlreichen Studien zeigt sich immer wieder, dass Mitarbeitende und ihre Fähigkeiten eine entscheidende Rolle dabei spielen, den Wandel erfolgreich voranzutreiben. Dies gilt insbesondere, wenn neben bisher gängigen digitalen Technologien künftig auch generative KI verstärkt Tasks automatisieren oder bei Kreativaufgaben unterstützen wird. Schließlich geht Transformation über die Einführung von Tools oder Technologien hinaus.

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Sie erfordert einen Wandel in der Denkweise, im Verhalten und in den Fähigkeiten der Belegschaft. Wenn Mitarbeitende von Anfang an eingebunden sind, entwickeln sie oft eine höhere Anpassungsfähigkeit und sind eher bereit, neue Fähigkeiten zu erlernen. Zudem verstehen sie sich selbst als integralen Teil des Transformationsprozesses und bekommen das Gefühl, dass ihre Ideen geschätzt werden.

Das fördert sowohl die Innovationskultur als auch eine positive Arbeitsumgebung. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden hier nicht aktiv fördern und sie nicht in den Transformationsprozess einbinden, laufen Gefahr, die Vorteile der innovativen Möglichkeiten nicht vollständig auszuschöpfen.

In medias res gehen

Statt bei der Einführung von Chatbots, Enterprise-Service-Management-Systemen oder anderen digitalen Anwendungen sequenziell vorzugehen und erst im letzten Prozessschritt die Unternehmenskultur zu reformieren, gilt es iterativ zu handeln. Bedürfnisse oder Bedenken künftiger Anwender müssen fortwährend Berücksichtigung finden, um auf einen kontinuierlichen Wandel von Kultur und Mindset hinzuarbeiten.

Um potenziellen Widerständen vorzubeugen und den Umfang der Digitalisierungsprojekte transparent zu gestalten, bieten sich verschiedene Kommunikationskanäle an. Expertenvorträge, E-Mail-Newsletter sowie gemeinsame und gegenseitige Online-Schulungen und Tool Talks zeigen beispielsweise die Funktionen und Anwendungsbereiche der neuen Technologien auf. Je nach Größe der Belegschaft und dem Budget können Mitarbeitende in Pilotprojekten testen, welche Auswirkungen das neue Tool oder die neue Software auf ihre Arbeitsweisen hat.

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Dabei geht es nicht nur darum, Anwendern die Chance zu geben, die Technik und ihre Vorteile selbst zu entdecken, sondern auch um ihr konstruktives Feedback und ihren Input. Nur so können gegebenenfalls Anpassungen vorgenommen werden, falls bestimmte Aspekte der Einführung nicht den Erwartungen entsprechen. Zudem ist es empfehlenswert, den informellen Austausch zwischen den Teams zu fördern, um Wissen und Erfahrungen über digitale Plattformen oder Veranstaltungen weiterzugeben.

Wissen macht flügge

Teilhabe am Transformationsprozess bedeutet allerdings nicht nur, von vornherein sicherzustellen, dass Mitarbeitende Change verstehen und akzeptieren, sondern vielmehr sie zur (Mit-)Gestaltung zu befähigen. Als Motor für den permanenten Wandel obliegt es dabei Führungskräften und dem mittleren Management, Sicherheit zu vermitteln, auf Kommunikation, Kollaboration und Kooperation zu setzen sowie, im Sinne ihrer Vorbildfunktion, selbst Offenheit für Neues zu demonstrieren.

In einer Ära des beschleunigten technologischen Fortschritts geht das einher mit kontinuierlichem Upskilling – insbesondere, wenn es um Know-how bei der Planung und Abwicklung von Projekten, Methoden und Tools zur Gestaltung von Wandel sowie die Weiterentwicklung digitaler Geschäftsmodelle geht. Entsprechend wichtig ist es, dass sich Entscheider Zeit nehmen und etwa in maßgeschneiderten Schulungsprogrammen, Workshops und Digital Masterclasses ihre Kompetenzen erweitern.

Dafür existiert allerdings längst nicht in jeder Firma ein Bewusstsein. Impulse durch externe Berater können in diesen Fällen helfen, ein Verständnis von Digitalisierung und Transformation sowie das nötige Know-how zu entwickeln. Diese Experten geben als neutrale Dritte gezielt Anreize, um die Anforderungen des digitalen Wandels zu reflektieren, mögliche Barrieren abzubauen und erkannte Herausforderungen zu meistern

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*Jens Löbbe ist Gründer und Geschäftsführer der Argestes Managementberatung GmbH.

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