Serie: Rechtskonformes E-Mail-Marketing und Lead Management – Teil 2 Nicht lange fackeln: So finden Sie den richtigen Software-Anbieter

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Um E-Mail-Marketing und Lead-Management rechtssicher zu gestalten, müssen Unternehmen auf Datenschutz und Datensicherheit achten – auch bei der Wahl des richtigen Software-Anbieters.

Im ersten Teil der Serie „Rechtskonformes E-Mail-Marketing und Lead-Management“ standen acht grundlegende Datensicherheitsgebote im Fokus. Teil 2 erläutert, welche Rolle Zertifizierungen bei der Auswahl eines Dienstleisters spielen und was Unternehmen bei Cloud-Anbietern beachten müssen.

Gebote sind gut, Zertifizierung ist besser

Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten oder nutzen – folglich auch jedes Unternehmen, das Interessentenkontakte erhebt und verwertet – muss für ein angemessenes Datensicherheitsniveau gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sorgen. Dies gilt ausdrücklich auch dann, wenn hierfür ein Dienstleister eingesetzt wird. Datensicherheitsgebote, wie im ersten Teil der Serie beschrieben, bieten zunächst eine gute Grundlage. In der Praxis orientiert sich Daten- oder auch Informationssicherheit aber unter anderem an der internationalen ISO/IEC 27000-Normenreihe. Demzufolge haben sich im Bereich der IT-Sicherheit Zertifizierungen etabliert, um die Erfüllung bestimmter Sicherheitsstandards festzustellen. Während ein Datensicherheitszertifikat in einigen Branchen bereits Voraussetzung ist, um überhaupt als Geschäftspartner in Frage zu kommen, bietet es auch in anderen Bereichen einen klaren Wettbewerbsvorteil. Zertifizierte Unternehmen zeigen damit ihren Kunden und Partnern, dass Informationssicherheit nachweislich umgesetzt wird.

experte Serie: Rechtskonformes E-Mail-Marketing und Lead-Management – Teil 1

8 Gebote zur Datensicherheit, die jeder kennen sollte

ISO, IEC & CSA – vielfältige Zertifizierungsmöglichkeiten

In Deutschland sind Zertifikate nach ISO 27001 oder ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz verbreitet. Die ISO 27001 ist die international führende Norm für Informationssicherheits-Managementsysteme. Durch ihre Umsetzung können Unternehmen die Verfügbarkeit von IT-Systemen erhöhen, die Integrität betrieblicher Daten sicherstellen und vertrauliche Daten besser schützen. Ein Zertifikat nach ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz bietet zusätzlich die Garantie, dass die Anforderungen aus dem IT-Grundschutzkatalog umgesetzt wurden. Erteilt wird es vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Unternehmen, die Wert auf eine sichere, datenschutzkonforme und funktionale Software legen, sollten bei der Auswahl zudem prüfen, ob der Hersteller ein TÜV-Zertifikat für Datensicherheit und Softwarequalität vorweisen kann. Berücksichtigt werden hier nicht nur die gesetzlichen Vorgaben gemäß Bundesdatenschutz- und Telemediengesetz sowie der IT-Grundschutzkatalog, sondern auch die ISO 25051 bezüglich der Funktionalität. Insbesondere bei der Auswahl einer Software für E-Mail-Marketing und Lead-Management, sollten Auftraggeber zusätzlich darauf achten, dass der Hersteller bei der Certified Senders Alliance (CSA) eingetragen ist. Damit ist nämlich sichergestellt, dass E-Mails auch tatsächlich beim Empfänger ankommen und nicht bereits auf Provider-Servern als Spam aussortiert werden.

Drei Tipps, um Daten auch in der Cloud zu schützen

Unternehmen entscheiden sich bei der Lösung für ihr E-Mail-Marketing und Lead Management oftmals für ein Software-as-a-Service-Angebot, das vom Hersteller gehostet und zur Verfügung gestellt wird. Zudem sind es vor allem Kostenvorteile, die dafür sprechen, Anwendungen aus der Cloud zu beziehen. Zugriffsberechtigte Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, orts- und zeitungebunden, browsergestützt auf Daten und Anwendungen zuzugreifen. Im Hinblick auf datenschutzrechtliche Aspekte ergeben sich hier aber auch Herausforderungen, die mit folgenden drei Tipps gut bewältigt werden können:

1. Holen Sie sich die Einwilligung in die werbliche Datenverarbeitung!

Wer E-Mail-Marketing betreiben möchte, benötigt zwingend die Einwilligung des Empfängers in den werblichen E-Mail-Versand. Wichtig ist, dass das beauftragende Unternehmen dafür verantwortlich ist, diese Einwilligung rechtskonform einzuholen. Der Anbieter sollte hierbei nur die technischen Rahmenbedingungen vorgeben – vom Double-Opt-in bis zum Abmeldelink.

2. Schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) ab!

Ein ADV-Vertrag sollte unter anderem verbindlich festlegen, in welchem Umfang und für welchen Zweck Daten erhoben und verarbeitet werden sollen; welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen sind; wie sich Daten berichtigen, löschen oder sperren lassen; und was mit den Daten nach Beendigung des Auftrags geschieht. Als Auftraggeber muss der Cloud-Anwender dafür sorgen, dass alle schriftlich vereinbarten Punkte vom Anbieter eingehalten werden.

3. Seien Sie wachsam bei grenzüberschreitender Datenverarbeitung!

Auch bei der Beauftragung eines Cloud-Anbieters aus dem Ausland ist der Anwender für die Einhaltung des Datenschutzrechts verantwortlich und muss sicherstellen, dass im Verarbeitungsland ein angemessenes Datensicherheitsniveau besteht. Das Unternehmen sollte folglich wissen, wo alle möglichen Verarbeitungsstandorte des Dienstleisters liegen. Im Hinblick auf die aktuelle Rechtssprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Safe-Harbor-Abkommen empfiehlt es sich generell, einen Anbieter aus Deutschland bzw. der EU zu beauftragen.

Ausblick auf Teil 3

Grundsätzlich gilt: Je besser Unternehmen informiert sind und wissen, was sie bei der Nutzung von Cloud-Anwendungen aus rechtlicher Sicht beachten müssen, desto mehr hilft ihnen dieses Wissen dabei den passenden Anbieter zu finden. Ist dieser Schritt geschafft, geht es nun vor allem darum, E-Mail-Marketing- und Lead-Management-Kampagnen rechtskonform aufzusetzen. Was dabei zu beachten ist, erfahren Sie im dritten Teil der Serie und natürlich im kostenfreien E-Book „E-Mail-Marketing und Lead-Management rechtskonform gestalten“.

* Hier können Sie den dritten Teil der Serie lesen.

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