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RPA Robotic Process Automation – Eine Einführung

| Autor / Redakteur: Milad Safar* / Lena Müller

Robotic Process Automation (RPA) spielt als Technologie in der digitalen Transformation eine wichtige Rolle zur Automatisierung standardisierter Prozesse. Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung sind die Buzzwords, die bei den Automatisierungsexperten im Zusammenhang mit RPA für glänzende Augen sorgen.

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Was ist RPA und wie arbeitet ein Software-Roboter? Die Antworten auf diese sowie weitere spannende Fragen erhalten Sie im Artikel.
Was ist RPA und wie arbeitet ein Software-Roboter? Die Antworten auf diese sowie weitere spannende Fragen erhalten Sie im Artikel.
(Bild: gemeinfrei / Pexels )

Aber was verbirgt sich hinter RPA? Wie funktioniert RPA? Was sind die typischen Anwendungsfälle für RPA? In seinem kleinen RPA-Guide gibt Milad Safar, Managing Partner der Weissenberg Group, Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um RPA.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Softwaretechnologie, die Front- und Back Office Prozesse automatisiert durchführt. RPA, manchmal auch als Software-Roboter oder Bot bezeichnet, imitiert, wie Menschen ihren Computer bedienen, Anwendungen nutzen und Prozesse durchführen. Durch das Nachahmen von Benutzereingaben über die Benutzeroberfläche einer Anwendung entfällt das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle. RPA greift nicht in die bestehenden Systeme oder die IT-Infrastruktur eines Unternehmens ein oder nimmt keine Veränderungen in den Anwendungen vor. Somit muss kein kostspieliges Investment zur Anpassung der Software erfolgen.

Wie arbeitet ein Software-Roboter?

Der Software-Roboter ahmt das Verhalten eines menschlichen Nutzers nach. Dazu loggt er sich in verschiedene Anwendungen ein und führt die bisher von Mitarbeitern durchgeführten Aufgaben aus. In der Regel handelt es sich dabei um repetitive Routinevorgänge, wie das Verschieben von Dateien und Ordnern, das Kopieren, Einfügen und Vergleichen von Daten, das Ausfüllen von Formularen oder das Extrahieren strukturierter und halbstrukturierter Daten aus Dokumenten.

Was ist der Unterschied von RPA zu Business Process Optimization?

Bei RPA handelt es sich um Lösungen, welche hochvolumige, manuelle Aufgaben über desktopbasierte Anwendungen hinweg automatisieren. RPA wurde entwickelt, um die Belastung der Mitarbeiter durch repetitive, alltägliche Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz und Produktivität des Unternehmens zu steigern.

Business Process Optimization beinhaltet die Analyse und Verbesserung von Prozessen. Das heißt, es wird jede Abfolge von Ereignissen oder Aufgaben im Unternehmen analysiert, um die Effizienz zu verbessern. Die Prozesse werden optimiert, indem sie entweder umstrukturiert oder automatisiert werden oder ihre Funktionsweise vollständig verändert wird.

Was sind aktuell die typischen Anwendungsfälle für RPA?

Für eine Automatisierung durch RPA eignen sich alle strukturierten Prozesse, die immer wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen folgen. Vor allem im Marketing bietet RPA verschiedene Möglichkeiten der Prozessoptimierung. Unternehmen setzen RPA ein, um die Prozesse im gesamten Marketing-Trichter von der Lead-Generierung bis zum Kundenerlebnis zu beschleunigen. Unterschiedliche Marketinglösungen, vom Werbemanager bis zur Customer Journey, bieten Unternehmen die Möglichkeit, Botschaften für jeden Kunden zu personalisieren, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.

RPA hilft, die Preisgestaltung und die Websites der Mitbewerber im Auge zu behalten, aktualisiert automatisch Kundendaten, behält die sozialen Medien der Mitbewerber im Auge und erkennt den Grund dafür, warum ein bestimmter Post im Vergleich zu anderen mehr Likes bekommt.

Als weitere Anwendungsbereiche von RPA bieten sich

  • die Durchführung von Bonitätsprüfungen
  • die Generierung von Verlängerungsprämien
  • die Zuordnung von Sachbearbeitern
  • die Segmentierung von Zielgruppen
  • die Personalisierung von Inhalten
  • die Datenaggregation und -verwaltung
  • die Optimierung von Anzeigenplatzierungen
  • die automatisierte Zuweisung von Leads

an.

Wie erkennt man, ob sich ein Prozess für RPA eignet?

Mit Hilfe von Tools wie Process Mining und Process Recording lassen sich zur Automatisierung geeignete Prozesse schnell identifizieren. Generell sind zur Automatisierung durch RPA besonders Prozesse geeignet, die arbeitsintensiv sind, einen hohen manuellen Anteil haben, fehleranfällig sind, auf strukturierten Eingangsdaten basieren und ein mittleres bis hohes Transaktionsvolumen haben.

Welche Ergebnisse kann ich vom RPA-Einsatz erwarten?

Mithilfe der Automatisierung entstehen effizientere Geschäftsprozesse und somit ein besserer Kundenservice. Dank RPA können Unternehmen beispielsweise höhere Umsätze, höhere Kundenzufriedenheitsraten, höhere Datenqualität, Reduzierung von Compliance-Risiken, niedrigere Kosten, deutlich weniger Fehler und Nacharbeit sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit erwarten. Da das aufwendige Programmieren einer Anwendungsschnittstelle (API) entfällt, sind Prozesse in zwei bis sechs Wochen, von der Planung bis zur Inbetriebnahme, automatisierbar.

Erfüllt RPA die Anforderungen einer Enterprise-Software-Architektur?

RPA ist mittlerweile eine Software-Plattform, die alle Anforderungen der Unternehmens-IT an Sicherheit, Skalierbarkeit, Revisionssicherheit und Änderungsmanagement erfüllt. Da RPA häufig für wichtige Geschäftsprozesse verwendet wird, verfügen die zentralen Steuerungskomponenten der RPA-Technologie längst über die erforderlichen Funktionen, die Firmen von unternehmensweit eingesetzter Software erwarten und kennen.

*Milad Safar ist Managing Partner bei der Weissenberg Group.

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