Kommunikation

So formulieren Sie Botschaften eindeutig

| Autor / Redakteur: Stefan Kreckwitz / Georgina Bott

Gerade in der Unternehmenskommunikation sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaften auch richtig beim Empfänger ankommen. Hier finden Sie Tipps dafür.
Gerade in der Unternehmenskommunikation sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaften auch richtig beim Empfänger ankommen. Hier finden Sie Tipps dafür. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Sind Sie sicher, dass Ihre Angebote, Präsentationen und E-Mails beim Empfänger immer unmissverständlich ankommen? Welche häufig zu lesenden Formulierungen Ihre Kommunikation verwässern, lesen Sie hier.

„Man könnte wahrscheinlich unser Produkt auf Ihre Anforderungen ausrichten. Dann kann unsere Lösung Ihre Prozesse optimieren. Wir glauben, dass das funktioniert, und sind dabei, diese Anforderung umzusetzen.“ Bei diesen Formulierungen verfällt jedes „Phrasenschwein“ in Ekstase. Warum? Die „Informationen“ sind unverbindlich und lassen damit viel Spielraum für Interpretationen.

Dabei gibt es die Neurolinguistik, die sich mit der Verarbeitung von Sprache im Gehirn auseinandersetzt. Aus dieser Wissenschaft liegen Erkenntnisse vor, wie Sie sicherstellen, dass Ihre Botschaften beim Gegenüber zweifelsfrei ankommen. Der Kommunikationsstratege Dr. Karsten Bredenmeier hat sich damit intensiv beschäftigt und die Bezeichnung „faktizierende Sprache“ geprägt – ein Wortspiel aus „Fakten“ und „faszinieren“. Sein Appell: Präzise Formulierungen wählen, die so konkret sind, dass das menschliche Gehirn sie einfach verarbeiten kann! Dafür gibt es fünf Regeln:

  • 1. Vermeiden Sie anonymisierende Botschaften
  • 2. Entfernen Sie Weichmacher
  • 3. Unterlassen Sie konjunktive Formulierungen
  • 4. Lassen Sie Glaubenssätze in der Kirche
  • 5. Schaffen Sie mit Formulierungen im Präsens Fakten

Angewandt auf das oben stehende Beispiel lauten die Sätze dann wie folgt: „Wir werden unser Produkt auf Ihre Anforderungen ausrichten, sodass sich Ihre Prozesse um 30 Prozent beschleunigen. Wir sind davon überzeugt, dass das funktioniert, und präsentieren Ihnen in zwei Wochen unsere Lösung.“ Eindeutige Informationen und Botschaften, die das menschliche Gehirn eindeutig interpretiert.

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12.02.18 - Private Nachrichten an Freunde und Bekannte sind voll mit Emoticons. Doch inwiefern werden diese im beruflichen Umfeld eingesetzt und wie beeinflussen sie die Wahrnehmung von Nachrichten? Mit diesem Thema setzt sich eine Studie der Frankfurt UAS auseinander. lesen

Das Gehirn liebt positive, aktive Formulierungen

Neben diesen Regeln, die Fakten schaffen, gibt es weitere, die aus der Neurolinguistik ableitbar sind. Eine wichtige Regel ist, dass das menschliche Gehirn positive Formulierungen bevorzugt. Negative Formulierungen suggerieren Verbote. Der Mensch will aber hören, was möglich ist, anstatt zu wissen, was nicht funktioniert. Darüber hinaus verwässern Passivformulierungen die Botschaft. Sie sind schwerer zu verstehen und ein Beleg für Unsicherheit. Aktivformulierungen unterstreichen dagegen Ihr Tun, eben die Aktivität.

Verständlichkeit ist das A und O für klare Botschaften

Verfassen Sie Botschaften so, dass sie eindeutig ankommen! Anders herum verführen unverständliche Texte zu eigenen Interpretationen. Im schlechtesten Fall ist der Leser überfordert und wandert zum Wettbewerber ab. Die wichtigsten Empfehlungen für verständliche Texte:

  • 1. Verwenden Sie maximal einen Nebensatz oder Einschub pro Hauptsatz!
  • 2. Verzichten Sie auf Konstruktionen der Form „sein“ + „zu“ + Infinitiv und ersetzen Sie diese durch eine direkte Anweisung!
  • 3. Vermeiden Sie auf den Infinitiv die Befehlsform und verwenden Sie stattdessen die direkte Anrede mit „Sie“!
  • 4. Wenn diese Fremdwörter unumgänglich sind, dann erklären Sie sie unmittelbar nach deren Gebrauch!
  • 5. Verwenden Sie Bezeichnungen eindeutig! Eine konsistente Terminologie sorgt für korrekte Bezüge und stärkt zudem die Markenbindung.
  • 6. Verzichten Sie auf zu viele Nominalisierungen und verwenden Sie stattdessen Verben!
  • 7. Ersetzen Sie ungenaue Verben durch aussagekräftigere Verben!
  • 8. Vermeiden Sie Wortdoppelungen beim Anschluss von Relativsätzen! Ersetzen Sie die Relativpronomen „der“, „die“ oder „das“ durch „welcher“, „welche“ oder „welches“ oder formulieren Sie den Satz so um, dass der Relativsatz entfällt!
  • 9. Verwenden Sie das Verb „sollen“ nur dann, wenn es durch „dürfen“ oder „müssen“ ersetzt werden kann!

Stefan Kreckwitz verfügt über den richtigen Mix an strategischen und technologischen Fähigkeiten.
Stefan Kreckwitz verfügt über den richtigen Mix an strategischen und technologischen Fähigkeiten. (Bild: good news!)

Über den Autor

Stefan Kreckwitz ist Geschäftsführer der Congree Language Technologies GmbH. Der Diplom-Informatiker verfügt über den richtigen Mix an strategischen und technologischen Fähigkeiten, eine pragmatische Herangehensweise und eine große Portion Leidenschaft für die Technologie.

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