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So wird die technische Dokumentation effizienter

| Redakteur: Georgina Bott

Als Weltmarktführer ist die technische Dokumentation eine große Herausforderung. Für viele verschiedene Produkte benötigen Unternehmen Anleitungen in zahlreichen Sprachen. Um die Herausforderung zu meistern, kann Sprachtechnologie helfen.
Als Weltmarktführer ist die technische Dokumentation eine große Herausforderung. Für viele verschiedene Produkte benötigen Unternehmen Anleitungen in zahlreichen Sprachen. Um die Herausforderung zu meistern, kann Sprachtechnologie helfen. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Als Weltmarktführer sind es nicht nur viele verschiedene Produkte, die die technische Dokumentation auf den Prüfstand stellen. Auch die zahlreichen Sprachen sind eine Herausforderung. Das hat auch Herrenknecht erkannt und seine technische Dokumentation in neuer Konstellation umgesetzt.

Gemeinsam mit Congree setzt Herrenknecht die technische Dokumentation optimal um. Das Erstellen von Betriebsanleitungen in zahlreichen Sprachen funktioniert für den Weltmarktführer in maschineller Tunnelvortriebstechnik nun noch effizienter. Konkret unterstützt Congree Language Technologies Herrenknecht dabei, die Effizienz ihrer Betriebsanleitungen voranzutreiben. Für seine verschiedenen Produkte benötigt das Unternehmen diese Anleitungen in zahlreichen Sprachen.

Als einzige Firma weltweit liefert Herrenknecht Tunnelbohrmaschinen für alle Geologien und in sämtlichen Durchmessern. Sie gilt als ein Top Hidden Champion in Deutschland. Die Maschinen des in Schwanau-Allmannsweier ansässigen Unternehmens gruben zum Beispiel am Gotthard-Basistunnel und am Eurasia-Tunnel unter dem Bosporus mit. Der Konzern beschäftigt rund 5000 Mitarbeiter, mit 76 Tochter- sowie geschäftsnahen Beteiligungsgesellschaften weltweit.

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Beste Qualität von Anfang an

Entsprechend komplex wie die Produkte sind auch die Anforderungen an die Dokumentation. Deshalb steigt Herrenknecht derzeit innerhalb seines Redaktions- und Content-Management-System TIM von der FCT AG auf ein neues Produkt um – von Classic auf den InfoManager. Mitte des kommenden Jahres 2018 sollen sämtliche Betriebsanleitungen damit verfasst werden. Um im neuen System von Anfang an beste Qualität sicherzustellen, legt das Unternehmen bei der Übernahme der bereits vorliegenden Daten großen Wert auf deren Bereinigung. „Hier bestand die Möglichkeit, noch nicht genutzte Synergien mit unserem Übersetzungsmanagementsystem zu nutzen, indem wir die Technologie von Congree implementieren“, verrät Mathias Tancredi, Gruppenleiter Technische Redaktion BUUT bei der Herrenknecht AG.

Stefan Kreckwitz ist Geschäftsführer der Congree Language Technologies GmbH.
Stefan Kreckwitz ist Geschäftsführer der Congree Language Technologies GmbH. (Bild: Congree)

Die Spezialisten für maschinelle Sprachverarbeitung und Sprachtechnologie von Congree installierten Mitte 2017 den Congree Authoring Server bei Herrenknecht. „Dieser unterstützt technische Redakteure, linguistische Sprachregeln einzuhalten. Dazu zählen die korrekte Rechtschreibung und Grammatik, passender Stil sowie Terminologie“, erläutert Congree-CEO Stefan Kreckwitz. Dabei fungiert das Authoring Memory als Satzspeicher. Es zeigt den Erstellern der Texte sämtliche ähnliche, in der Vergangenheit bereits geschriebene und freigegebene Textsegmente an. Damit das Authoring Memory eine saubere Basis für die Redakteure bilden kann, wurde ein Workflow definiert, nach dem Sätze und Satzteile nur nach Überprüfung von festgelegten Kriterien gespeichert werden. Mit der Bereinigung der vorhandenen Daten sowie der permanenten Aufnahme neuer Segmente wächst das Authoring Memory Stück für Stück.

Effizienz bei der Texterstellung

Da die Autorenunterstützung freigegebene Textbausteine anzeigt und sich diese per Mausklick in neue Texte übernehmen lassen, vereinfacht sich die gesamte Texterstellung zunehmend. Dabei stellt Congree auch die Verständlichkeit sicher. Denn die IT-Lösung hilft den Redakteuren, einheitliche Terminologien zu verwenden. So gibt es beispielsweise für das „Anziehdrehmoment“ nur noch diese eine erlaubte Bezeichnung. Durch die Festlegung von „Anzugdrehmoment“, „Anzugsdrehmoment“ und „Anzieh-Drehmoment“ als Negativterme können Redakteure eine irritierend wirkende Inkonsistenz vermeiden.

Mathias Tancredi ist Gruppenleiter der technischen Redaktion BUUT bei der Herrenknecht AG.
Mathias Tancredi ist Gruppenleiter der technischen Redaktion BUUT bei der Herrenknecht AG. (Bild: Herrenknecht)

Obwohl die Arbeit mit der Autorenunterstützung von Congree gerade erst begonnen hat, lobt Mathias Tancredi schon jetzt die Usability: „Die Lösung lässt sich einfach bedienen und mit der bevorzugten Arbeitsweise der technischen Redakteure vereinen.“ Die Software kann sowohl bei der Eingabe des Textes verwendet werden als auch anschließend, um das Geschriebene im Ganzen zu prüfen. Congree bietet die Möglichkeit, die angezeigten Verbesserungsvorschläge zu übernehmen oder zu verwerfen. Damit ergibt sich gleichzeitig ein Lerneffekt.

Hebelwirkung für Übersetzungsprojekte

Die hohe Qualität der Texte ist zudem ein großer Hebel, damit die Kosten beim steigenden Übersetzungsvolumen nicht in die Höhe schnellen. Dadurch, dass einzelne Bausteine wiederverwendet werden und weniger Varianten vorliegen, reduziert sich der Übersetzungsaufwand. Dabei wächst der Einspareffekt mit der Anzahl der Zielsprachen. Und das sind bei Herrenknecht eine Menge. Insgesamt wurden bisher mit dem Across Language Server der Across Systems GmbH Projekte aus dem Deutschen in 26 Sprachen übersetzt, hauptsächlich ins Englische, Spanische, Italienische, Französische, Russische, Chinesische und Portugiesische. 2015 lag das dieses Übersetzungsvolumen bei circa 2,5 Millionen Wörtern, 2016 bei über drei Millionen Wörtern. Für 2017 rechnet Herrenknecht mit knapp 3,5 Millionen Wörtern. Ein großer Teil davon entfällt auf die technische Dokumentation. Dort spielt Across zusammen mit Congree durch eine Anbindung des Congree Language Servers an das Translation Memory von Across seine besonderen Stärken aus – beste Voraussetzungen, um den weltweit erfolgreichen Konzern effizient bei seiner Arbeit zu unterstützen.

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