Enterprise-Resource-Planning-System

Welche Erfolgsfaktoren bieten ERP-Systeme für den Mittelstand?

| Autor / Redakteur: Tobias Ambrosch* / Elena Koch

Mithilfe eines ERP-Systems können Daten auch ganz unkompliziert im Homeoffice abgerufen werden.
Mithilfe eines ERP-Systems können Daten auch ganz unkompliziert im Homeoffice abgerufen werden. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Gerade im Bereich Marketing und Kommunikation ist flexibles Arbeiten das A und O. Mit einem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) sind Informationen nicht mehr an einen Ort gebunden, sondern können auch im Außendienst oder im Homeoffice ganz unkompliziert abgerufen werden.

In kürzester Zeit stehen Ihnen alle Daten zur Verfügung, die Sie für die Abwicklung von Projekten benötigen. Eine einheitliche Datenbasis, die nahezu in Echtzeit aktualisiert wird – ERP-Systeme sorgen so für eine zuverlässige und transparente Gestaltung von Geschäftsbeziehungen.

Ab wann macht der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems Sinn?

Kleine und mittlere Unternehmen stehen immer wieder vor der Frage, wie sie ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können. Der Einsatz eines ERP-Systems ist sinnvoll, sobald durch dessen Einsatz mehr Kosten eingespart werden können, als die bisherigen Arbeitsabläufe verursachen.

Mit dem Einsatz eines Warenwirtschaftssystems können Sie Ihrer Konkurrenz immer einen Schritt voraus sein. Es verschafft Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil durch bereits integrierte Module, die zum Beispiel ein effizientes Customer Relationship Management oder auch Rücksendeverwaltungen ermöglichen beziehungsweise automatisieren.

Wieso steigern ERP-Systeme die Leistungsfähigkeit von Unternehmen?

Das ERP-System unterstützt zum Beispiel die Marketing- und Kommunikationsabteilung darin, die Bedürfnisse ihrer Neukunden und ihrer Bestandskunden zu ermitteln und auf sie einzugehen. Die übersichtliche Datenbasis ist ein optimaler Ausgangspunkt, um Marketingstrategien zu entwickeln und so den Absatz zu erhöhen. Wer neue Kunden gewinnen möchte und Bestandskunden halten will, wird von einem modernen ERP-System und den aufbereiteten Daten (Reporting) stark profitieren.

Erfolgsfaktor 1: Individuelle Kundenansprache möglich
In einem ERP-System können alle Einzelheiten hinterlegt werden, die für die Kommunikation mit Kunden von Vorteil sind. So werden auch ganz neue Serviceleistungen möglich. Speichern Sie Termine, Aufträge, detaillierte Absprachen, Reklamationen und Kontaktdaten übersichtlich in einem ERP-System ab und rufen Sie die Daten jederzeit und an jedem Ort wieder auf. Sichten Sie Informationen zu:

  • Absprachen
  • Aufträgen
  • Kontaktdaten (im CRM-System)
  • Reklamationen (im RMA-Modul)
  • Produktion (PPS)
  • uvm.

Dank der großen Datenbasis können Sie Angebote perfekt auf Ihre B2B Kunden zuschneiden und steigern damit die Kundenzufriedenheit deutlich. Zudem strahlen Sie Kompetenz und Zuverlässigkeit aus, wenn Sie mit wenigen Klicks alle relevanten Daten ad hoc zur Verfügung haben.

Erfolgsfaktor 2: Prozesse automatisieren
Automatisierung ist das Zauberwort, um das ein modernes KMU nicht mehr herumkommt. Wer mit der Konkurrenz mithalten will, sollte die Vorteile der Automatisierung für sich erkennen und nutzen:

  • Automatisierung spart Zeit,
  • erhöht die Leistungsfähigkeit,
  • erleichtert Arbeitsschritte und
  • erhöht die Zuverlässigkeit.

ERP-Systeme können in ganz unterschiedlichen Bereichen Arbeitsschritte automatisieren. Sei es beim Einkauf, in der Buchhaltung oder in der Produktion – die Automatisierung schafft Raum für neue Aufgaben und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Erhöhung der Wertschöpfung.

Erfolgsfaktor 3: Transparenz dank ERP
Mit einem ERP-System lassen sich wichtige Informationen jederzeit abrufen. Die Transparenz ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor, der mit einem Warenwirtschaftssystem einhergeht. Wie ist der Stand der Auftragsabwicklung? Gibt es spezielle Kundenwünsche oder Kundenbeschwerden? Die Transparenz ermöglicht eine schnelle und sehr zuverlässige Forecast-Berechnung.

Um einen Trend zu bestimmen, sind Ist-Zahlen das A und O. Diese können Sie im ERP-System jederzeit einsehen und für Ihre Hochrechnungen nutzen. Das Warenwirtschaftssystem sammelt eine umfangreiche Datenmenge, die sinnvolle Prognosen möglich macht. Mithilfe des ERP-Systems erstellen Sie umfassende Statistiken, welche die Grundlage für zukünftige Optimierungen bieten.

Erfolgsfaktor 4: Weniger Kapital wird gebunden
Das ERP ermöglicht eine gezielte Planung aller Ressourcen, sodass große Lagerbestände- und Flächen oft nicht mehr notwendig sind. Das System wickelt die Planung effizient ab und sorgt gleichzeitig dafür, dass es nicht zu Engpässen kommt.

Auf welche Anforderungen muss geachtet werden?

Wenn in einem Unternehmen ein ERP-System eingeführt werden soll, hilft ein Anforderungskatalog bei der Auswahl. Es gilt herauszufinden, welche Forderungen Sie an das System stellen. Folgende Fragen gilt es zu beantworten, bevor Sie ein ERP auswählen:

  • Welche Aufgaben soll das ERP erleichtern?
  • Welche Prozesse sollen automatisiert werden?
  • Welche Daten sollen in das ERP migriert werden?
  • Welche technischen Anforderungen müssen erfüllt werden?
  • Welche Anforderungen sollte das ERP zukünftig erfüllen können?
  • Wie viel Budget steht zur Verfügung?
  • Wie viele Mitarbeiter werden mit dem ERP-System arbeiten?

Halten Sie alle Erwartungen im Detail fest, bevor Sie bei verschiedenen Anbietern Demoversionen zum Testen anfordern. Achten Sie auch darauf, dass die Anbieter entsprechende Module zur Verfügung stellen können, die zum Beispiel Ihr Customer Relationship Management vereinfachen.

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Datenmigration - Können alte Daten übernommen werden?

Grundsätzlich lassen sich alte Daten in das neue ERP-System übertragen. Die entscheidende Frage dabei ist: wie gut? Bei der Migration kann es vor allem Probleme geben, wenn die Strukturen im neuen System anders angelegt sind. Damit bei der Migration keine Überraschungen auftreten, empfiehlt sich eine Test-Migration.

Bei dem Test werden alle Daten in das neue System übertragen und unter realen Bedingungen können die Mitarbeiter mit ihnen arbeiten. Das alte und das neue System werden in dieser kurzen Zeit noch parallel betrieben.

Für Bewegungsdaten wie Angebote und Rechnungen sollten Sie detailliert bei den ERP-Dienstleistern nachfragen, welche Lösungen angeboten werden können, um auch diese aus Alt-Systemen fehlerfrei in ein neues ERP zu übertragen.

Datenexport von ERP-Systemen: Welche Möglichkeiten brauchen wir?

In welchem Format benötigen Sie einen Datenexport? Diese Frage sollten Sie sich vor der Anschaffung eines Warenwirtschaftssystems unbedingt stellen und die Systemauswahl darauf abstimmen. Die am meisten angewandte Exportvariante ist die Microsoft Excel bzw. CSV Liste.

So sollte der Datenexport erfolgen:
1. Daten auswählen
2. Format auswählen
3. zusätzliche Optionen auswählen, die vom Format abhängig sind

Fazit: mit einem ERP-System werden B2B-Unternehmen erfolgreicher

Ein gut integriertes ERP-System bietet KMU die optimale Unterstützung um erfolgreich zu sein. Es ermöglicht neue Service-Leistungen, verschafft Transparenz und hilft, Zeit und Kosten zu sparen, die wiederum in das Wachstum des Unternehmens investiert werden können. B2B-Unternehmen sollten diese Vorteile moderner ERP-Systeme für ihren Erfolg nutzen.

* Tobias Ambrosch ist seit 2007 im Marketing der SelectLine Software GmbH tätig. Seine Business-Leidenschaft gehört den Themen rund um die Prozessoptimierung in kleinen und mittleren Unternehmen durch optimal angepasste ERP-Software und Warenwirtschaftssysteme. Dazu gehören immer mehr auch die Themen Digitalisierung und Industrie 4.0.

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