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Tools und praktische Einsatzbereiche Wie die Digitalisierung die Vernetzung in KMU antreibt

| Autor / Redakteur: Ninette Pett* / Lena Müller

Deutsche KMU sind mittendrin in der Digitalisierungswelle – auf allen Arbeits- und Kommunikationsebenen. Dabei eröffnet die Digitalisierung neben potenziellen Risiken vor allem neue Möglichkeiten und Chancen zur Erleichterung verschiedener organisatorischer Aufgaben.

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Immerhin 56 Prozent der Mitarbeiter wünschen sich laut Capterra-Studie, „dass ihr Unternehmen die Vorteile von Software besser nutzt und technologisch fortgeschrittener ist.“
Immerhin 56 Prozent der Mitarbeiter wünschen sich laut Capterra-Studie, „dass ihr Unternehmen die Vorteile von Software besser nutzt und technologisch fortgeschrittener ist.“
(Bild: gemeinfrei / Unsplash )

Die Rede ist dabei nicht von simplem Softwareeinsatz – vielmehr führt die digitale Transformation zur Frage, wie Unternehmen relevante Informationen und Akteure mithilfe digitaler Kanäle in eigene Prozesse integrieren.

Davon profitieren nicht nur Produktion und Verwaltung, sondern insbesondere die begleitende Wertschöpfung durch Informations- und Kommunikationsprozesse. Der Beitrag beleuchtet basierend auf den Daten der Capterra-Digitalisierungsstudie die Tendenzen im gegenwärtigen Nutzungsverhalten von KMU hinsichtlich cloudbasierter, vernetzter Software. Diese Einschätzungen werden durch die Erfahrungen in den Mittelstand 4.0-Komptenzzentren bestätigt. Anschließend wird ein Blick auf die Digitalisierung von Verwaltung und Kommunikationsmanagement geworfen.

Misstrauen gegenüber Cloudlösungen hält an

Die Digitalisierung macht vor keiner Berufsgruppe, ob im Handel, Produktion oder im Handwerk halt. Das Angebot an Software und cloudbasierten Plattformen wird von den deutschen Unternehmen jedoch noch recht unterschiedlich genutzt. Mit nur 5,4 Prozent nutzen KMU cloudbasierte Lösungen bislang relativ selten aus Angst vor Datenverlust und Missbrauch. Installierte Software-Programme in Kombination mit Cloudspeichern werden mit 64 Prozent am häufigsten verwendet, gefolgt von unternehmensinternen Softwarelösungen (24 Prozent). Installierte Office-Lösungen, insbesondere Excel, stehen, dicht gefolgt von SAP-Lösungen, immer noch an erster Stelle. Das Problem mit installierten Lösungen wie Office Excel: es vernetzt keine Teams und bietet keine Nachvollziehbarkeit. Dazu braucht es intelligentere, cloudbasierte Businesslösungen, in diesem Fall beispielsweise Office 365. Ob Office-Basis oder nicht: es gibt es inzwischen sehr gute Cloud-Lösungen, die entgegen anfänglicher Sicherheitsbedenken mittlerweile gut geschützt sind und weitestgehend den deutschen Richtlinien zur Datensicherheit entsprechen.

Besonders in den Bereichen Datenspeicherung und -übertragung sowie Kunden-, Projekt- und Personalmanagement nutzen kleine und mittlere Unternehmen digitale Lösungen. Vor allem beim Datenaustausch, Datenmanagement sowie Vernetzung mit Kunden und Lieferanten wird weitestgehend digitalisiert gearbeitet. Hier dienen Office, SAP, Adobe Cloud, Skype und Datev als meistgenutzte Softwareanwendungen.

Was ist wozu gut?

Der Gebrauch digitaler Lösungen kann je nach Einsatzbereichen verschiedene Vorteile für die Unternehmen bringen: Projektmanagement-Systeme strukturieren und gliedern, stellen Transparenz her, zeigen Risiken früher auf und tragen so zur Komplexitätsreduktion bei. Sie unterstützen die Kommunikationsarbeit innerhalb und über Projektteams hinweg.

CRM-Software bietet transparente, automatisierte Arbeitsschritte und damit effizientere Arbeitsabläufe für das Kundenmanagement. Tools dieser Art sorgen für eine höhere Zeitersparnis, Qualität, Produktivität und Rentabilität, da sie die Kommunikationsarbeit mit den verschiedenen Kundengruppen systematisieren und optimieren. Daten können schneller und ortsungebunden abgerufen werden, Fehlerquellen in der Kundenkommunikation werden früher identifiziert und minimiert. Das erleichtert natürlich auch die Arbeit im Außendienst, mit internationalen Kunden oder anderen Unternehmenszweigen.

Inzwischen häufiger eingesetzt werden digitale Buchhaltungslösungen, die je nach Lizenzanzahl, Rechnungskreisen, Datensicherung, Rechnungslegung und Controlling ganz individuell auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden können, wie z. B. Papierkram, fastbill, lexoffice, sevdesk, Monkey Office, WISO und mehr.

Erleichterung für die Kommunikationsarbeit im Unternehmen

Doch nicht nur für das Datenmanagement ergeben sich Optimierungspotenziale – insbesondere für die unternehmensinterne und -externe Kommunikation liefert die ortsungebunden Echtzeitkommunikation neue Möglichkeiten, mit relevanten Stakeholdern in Kontakt zu treten, Informationen transparent zu teilen, Beziehungen zu pflegen und Ansprechpartner vorzuhalten.

Diese müssen dort angesprochen werden, wo sie sich bewegen. Ausgehend von der privaten Mediennutzung bieten sich hier also eine Vielzahl digitaler Kanäle, die auch in den Unternehmen bereits angekommen sind: So gehört E-Mails lesen und Dokumente öffnen von unterwegs bereits zum Alltag vieler Mitarbeiter. Netzwerke wie Facebook und Instagram werden zudem in fast jedem Unternehmen zur Werbung und Imagepflege genutzt.

Obwohl 63 Prozent der im Rahmen der Studie befragten KMU angeben, kein Smartphone für die Arbeit zu nutzen, wird WhatsApp als beliebteste App für die vernetzte interne Kommunikation genannt. Auch extern dient WhatsApp Business häufig für Marketing-Zwecke. Jedoch wurde die Newsletter-Funktion im Dezember 2019 eingestellt. Alternativen können dann Messenger-Dienste wie Facebook, Telegram und Co. sein.

Um die relevanten Bezugsgruppen weiterhin zu erreichen und gleichzeitig die Sichtbarkeit des Unternehmens sowie die Interaktion mit Interessenten zu erhöhen, bedarf es der systematischen Auswahl zielgruppengerechter Kanäle anhand der eigenen Stärken und Schwächen. Denn durch die Digitalisierung ergeben sich neben ganz neuen Berufsgruppen auch veränderte Tätigkeitsbereiche, die höhere Ansprüche an die Mediennutzungskompetenz der Fachkräfte stellen.

FAQ-Links reichen nicht

Wollen die Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, müssen sie an die mit der Digitalisierung einhergehenden Kompetenzdefizite anknüpfen und in die Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter investieren. Etwa die Hälfte der Befragten gab zur Einführung digitaler Lösungen an, geschult worden zu sein. Capterra berichtet aber auch: „Weitere 26 Prozent wurden geschult, empfanden das Training jedoch nicht als ausreichend und 25 Prozent erhielten keinerlei Schulung auf die eingesetzte Anwendung.“ Unternehmen sollten also in erster Linie dafür Sorge tragen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf die Softwarenutzung mittels Schulungen und Weiterbildungen vorzubereiten – denn die beste Software nützt nichts, wenn man sie nicht einzusetzen weiß.

Woher weiß ich, was ich brauche?

Obwohl die Vorteile digitaler Prozesse den meisten Unternehmensentscheidern bereits bekannt sind, stoßen sie bei der Umsetzung im eigenen Unternehmen auf unterschiedliche Probleme. So verliert man in der Menge an Möglichkeiten leicht den Überblick, stößt auf Ängste und Unsicherheiten bei den zukünftigen Anwendern im eigenen Haus oder wird von Anforderungen zur Einrichtung bzw. einer neuen Datenflut überrollt.

Ein Lichtblick: Immerhin 56 Prozent der Mitarbeiter wünschen sich laut Capterra-Studie, „dass ihr Unternehmen die Vorteile von Software besser nutzt und technologisch fortgeschrittener ist.“

Wichtig bei der Auswahl der Tools: der Einsatz sollte zunächst bedarfsgerecht und anhand der eigenen Verfügbarkeit von Ressourcen erfolgen, um keine Informationsflut herbeizuführen. Allerdings sollte auch sichergestellt sein, dass Funktionen erweitert und Daten bei einem Systemwechsel ohne weiteres übertragen werden bzw. in andere Systeme integriert werden können.

Die EINE optimale Lösung für eine Mehrheit von KMU gibt es vor dem Hintergrund der hohen Individualität der Unternehmen nicht. Aufgrund mangelnder Prognostizierbarkeit zur Entwicklung zukünftiger Anwendungen und Medienkanäle darf die Einführung deshalb auch schrittweise und experimentell erfolgen. Die umfangreichsten Kenntnisse zu den Prozessen haben im Übrigen die Mitarbeiter selbst – sie von Anfang an ins Boot zu holen, um Anforderungen und mögliche Lösungen zu diskutieren, bringt nicht nur rechtzeitig die wichtigsten Informationen auf den Tisch, sondern auch das gesamte Team in seiner Entwicklung weiter.

Hintergrund:

Capterra führte zur Nutzung digitaler Lösungen in KMU im Dezember 2018 eine Online-Umfrage unter berufstätigen, voll- und teilzeitbeschäftigten oder selbstständigen Softwareanwendern durch, die in einem kleinen bis mittleren Unternehmen (1–250 Mitarbeiter) arbeiten. Von 560 versendeten Fragebögen qualifizierten sich 401 Teilnehmer für die Vervollständigung der Umfrage.

Was ist Mittelstand-Digital?

Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Unternehmen über die Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung. Die geförderten Kompetenzzentren helfen mit Expertenwissen, Demonstrationszentren, Best-Practice-Beispielen sowie Netzwerken, die dem Erfahrungsaustausch dienen. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie ermöglicht die kostenfreie Nutzung aller Angebote von Mittelstand-Digital. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de

*Ninette Pett arbeitet am Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Ilmenau, wo sie sich im Schwerpunkt mit der digitalen Transformation im Kommunikationsmanagement von KMU beschäftigt. Neben dem Transfer zwischen Wissenschaft und Praxis tauscht sie sich regelmäßig mit den Zentren und Projektverantwortlichen des Mittelstand Digital-Netzwerks zur Entwicklung der digitalen Transformation in der Unternehmenskommunikation aus.

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