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Work-Life-Balance Wie Home-Office tatsächlich gelingen kann

| Redakteur: Lena Müller

Jüngere Politiker und Arbeitnehmer rufen nach gesetzlichen Regelungen zum „Recht auf Home-Office“, wie es die Niederlande bereits 2015 normiert haben. Parallel klagen Arbeitnehmer im heimischen Büro über neue Belastungen. Denn die Digitalisierung kann sich nachträglich auf die Work-Life-Balance auswirken:

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Angesichts der positiven Erfahrungen und Erwartungen in Branchen, die Home-Office bereits nutzen, ist diese Arbeitsweise in Deutschland im Vergleich zum EU-Durchschnitt deutlich unterrepräsentiert.
Angesichts der positiven Erfahrungen und Erwartungen in Branchen, die Home-Office bereits nutzen, ist diese Arbeitsweise in Deutschland im Vergleich zum EU-Durchschnitt deutlich unterrepräsentiert.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Die ständige Erreichbarkeit abends und am Wochenende sowie die Abgrenzung zwischen beruflichem und privatem Leben in der eigenen Wohnung schaffen in der Praxis neue Probleme. Es kommt nicht nur auf die Disziplin des Einzelnen an, sondern auf klare Spielregeln der Organisation. „Nicht alle Mitarbeiter eignen sich für das Home-Office. Chefs und Mitarbeiter brauchen einen Rahmen, wie eine gesunde Zusammenarbeit für beide Seiten gelingen kann“, empfiehlt Markus Dohm, Executive Vice President bei TÜV Rheinland Academy & Life Care.

Microsoft, BMW, Volkswagen und Evonik waren die Vorreiter. Bereits 2011 schaltete VW die Mailserver für die Blackberry-Handys eine halbe Stunde nach Ende der Gleitzeit ab. Bald regte sich Protest von den Führungskräften, die sich in ihrer Zeitsouveränität nicht einschränken lassen wollten. BMW führte Arbeitszeitkonten ein, die mobile Arbeitnehmer und Heimwerker vor unbezahlten Überstunden schützen sollten. Bei Evonik wurden Führungskräfte geschult, um ihr Bewusstsein für die Folgen mobiler Endgeräte zu stärken. E-Mails außerhalb der Kernarbeitszeit sind auf Notfälle begrenzt. Microsoft hat als Vorreiter seit 1998 den Vertrauensarbeitsort und die -zeit fest in Arbeitsverträge und die Unternehmenskultur verankert. Gemeinsam mit Kunden und Partnern entwickelte das Softwareunternehmen den „Digital Workplace“, vollvernetzte Organisationen, agile Prozesse und Social Enterprise-Lösungen (von Skype über Office 365, Outlook bis Share Point). Mit dem „Smart Workspace“ schuf Microsoft in enger Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer IAO ein Bürokonzept für das Arbeiten 4.0. Jeder Mitarbeiter entscheidet selbst, wo und wie und in welcher Art er (zusammen-)arbeiten möchte. Neben dem Home-Office kann er in der Zentrale aus Arbeitsbereichen wählen; vom Einzelbüro für Arbeiten unter hoher Konzentration bis hin zu Büroflächen, die auf Teamarbeit und Kollaboration ausgelegt sind oder flexibel gestaltbare Meetingräume.

So gelingt Home-Office: Checkliste für Arbeitgeber

-Bereitstellung mobiler Endgeräte (Laptop, Tablet, Smartphone mit Fernwartung durch IT für die Sicherheit) sowie großer Flachbildschirm
-Bereitstellung eines Virtual Private Netzwerks (VPN) für sicheren Zugriff auf Firmennetzwerk zur Gewährleistung der EU-Datenschutz Grundverordnung
-Überprüfung und Beratung der ergonomischen Einrichtung des Arbeitsplatzes inklusive Beleuchtung, Heizung, Lüftung gemäß Arbeitsschutzgesetzes, Arbeitsstättenverordnung und der Bildschirmarbeitsplatzverordnung
-Eventuell Zuschuss für ergonomischen Arbeitsstuhl und -Tisch
-Definition der verbindlich nutzbaren Business-Anwendungen sowie Kollaborations- und Kommunikations-Tools
-Definition der Arbeits- und Pausenzeiten gemäß Arbeitszeitgesetz
-Klare Regelungen für Kommunikationsverhalten jenseits der regulären Arbeitszeit
-Schulungen der Mitarbeiter zum Datenschutz, Nutzung der Kollaborations- und Kommunikations-Tools sowie Business-Anwendungen, Zeit- und Selbstmanagement
-Bereitstellung eines Ansprechpartners zur Klärung von Problemen der Heimarbeiter bei sozialer Isolation, Blockaden oder zur individuellen Work-Life-Balance

Nur zwölf Prozent deutscher Arbeitnehmer arbeitet im Home-Office

Angesichts der positiven Erfahrungen und Erwartungen in Branchen, die Home-Office bereits nutzen, ist diese Arbeitsweise in Deutschland im Vergleich zum EU-Durchschnitt deutlich unterrepräsentiert. Während in Schweden bereits 32 Prozent, in Finnland 28 Prozent, in den USA 20 Prozent, in Indien 19 Prozent der Arbeitnehmer mindestens zeitweise remote arbeiten, sind es in Deutschland lediglich zwölf Prozent. Das ermittelte die Internationale Arbeitsorganisation der UN (ILO) 2017. Der Fehlzeiten-Report 2019 des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) berichtet von 40 Prozent aller Beschäftigten, die heute schon regelmäßig außerhalb ihres Unternehmens arbeiten, unabhängig von Ort oder Zeit. Wobei unklar bleibt, wie viele davon dauerhaft im Home-Office arbeiten. Die ILO-Autoren betonen in ihrem Bericht die positiven Seiten der Telearbeit, beispielsweise größere Arbeitszeitautonomie durch höhere Flexibilität in der Arbeitsorganisation. Sie erkennen in Heimarbeit eine bessere Vereinbarung von Familie und Beruf und bestätigen andere Studien, die eine höhere Produktivität nachweisen. Allerdings beleuchten sie auch die Kehrseite der Medaille. Nachteile ergäben sich durch die Tendenz, dass Heimwerker länger arbeiten und häufigere Überschneidungen zwischen Arbeit und Privatleben beklagen, verbunden mit hohen Stresslevels. Wobei auch die Studienautoren betonen, dass sich einige Telearbeiter einer besseren Work-Life-Balance erfreuen, während andere Heimwerker einem höheren Gesundheitsrisiko ausgesetzt seien. „Die Studie belegt, dass der Gebrauch moderner Kommunikationstechnologien allgemein eine bessere Work-Life-Balance erreichen kann. Abhängig vom Ort der Arbeit und den verschiedenen Anforderungen im Beruf verschwimmen aber auch die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben“, so Jon Messenger, Ko-Autor der Studie. Besonders Mehrarbeit durch die permanenten Verlockungen piepender und blinkender Kommunikationstechnologien verführten viele Heimarbeiter zu unbezahlten Überstunden am Abend und Wochenende.

Betriebsvereinbarung, Ergänzung zum Arbeitsvertrag und regelmäßige Evaluation

Immerhin 40 Prozent aller Arbeitsplätze wären nach Einschätzung des Institutes der Deutschen Wirtschaft für Home-Office geeignet. Durch mobile Breitbandanbindung an die Business-Anwendungen sowie Kollaborations- und Kommunikations-Tools lassen sich praktisch alle Büro-Jobs in heimische Gefilde verlagern. Damit solch flexible Arbeitsmodelle aber zum Erfolg für beide Seiten werden, müssen die Arbeitsbedingungen unter den gesetzlichen Bestimmungen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie Arbeitszeitgesetz gestaltet sein. Bisher hat die EU mit dem European Framework Agreement on Telework bereits 2002 eine Empfehlung für betriebliche Rahmenbedingungen vorgelegt, die den Schutz von Telearbeitern mit Regeln sicherstellen soll. Die Leitlinien behandeln den Datenschutz, die Privatsphäre, die Arbeitsorganisation, die Gesundheit und Sicherheit, die Ausbildung und die Berufsaussichten. In einer neueren französischen Gesetzgebung wurde das „Recht auf Abschalten“ in der Arbeitsgesetzgebung festgelegt. In Deutschland engagieren sich immerhin schon einige Unternehmen, die mit dem Betriebs- oder Personalrat in Betriebsvereinbarungen solche Schutzregeln aufgestellt haben.

Für außertarifliche Führungskräfte ist es sinnvoll, eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in denen auch die Regeln der Heimarbeit definiert sind. Von zentraler Bedeutung ist die regelmäßige Evaluation der getroffenen Lösungen und wie die Mitarbeiter damit in ihrem Berufsalltag klarkommen. Das Betriebliche Gesundheitsmanagement sollte bei der ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung im Home-Office mitberaten sowie einen Ansprechpartner benennen, mit dem sich die Mitarbeiter bei Problemen besprechen können.

Fazit: Chancen für Home-Office nutzen und Risiken präventiv eingrenzen

Ob deutsche Unternehmen die Hälfte ihrer Büroflächen einsparen können, wie dies Ctrip wohl in Shanghai gelungen ist, sei dahingestellt. Das aktuelle Forschungswissen zeigt aber, dass es mit der Einführung von einem „Recht auf Home-Office“ alleine nicht getan ist. Wichtiger ist, die Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Kommunikations- und Kollaborations-Tools zu schulen und auch ein „Recht auf Nichterreichbarkeit“ zu etablieren. Zudem sollten Unternehmen die sozialen Bedürfnisse zur Zusammenarbeit zwischen Telearbeitern und ihren Teamkollegen Rechnung tragen und flexibel nutzbare Arbeitsplätze und Meetingflächen bereitstellen. Bei allen neuen Konzepten darf auch der Arbeits- und Gesundheitsschutz der flexiblen Teleworker nicht zu kurz kommen. Idealerweise wird die Umsetzung durch das Betriebliches Gesundheitsmanagement evaluiert. Unterstützen können bei der Einführung beispielsweise auch ABO Psychologen (Arbeits-, Betriebs- und Organisationspsychologen), die Mitarbeiter und Führungskräfte bei der individuellen Klärung ihrer Arbeitsmodelle begleiten. Denn damit die Chancen der neuen Flexibilisierung auch zum Erfolg für Unternehmen und Mitarbeiter werden, sollten die Risiken individuell und präventiv eingehegt werden.

So gelingt Home-Office: Checkliste für Arbeitnehmer

-Einen abschließbaren Raum (Datenschutz) für die ausschließliche berufliche Nutzung als Home-Office, da sonst die Kosten des Arbeitszimmers nicht von den Finanzbehörden anerkannt werden
-Bei Umgang mit vertraulichen Unterlagen und Daten zusätzlich ein zertifizierter Tresor
-Eine stabile Breiband-Internetleitung mit mindestens 50 Mbit-Kapazität für Voice-over-IP-Telefonie sowie die Übertragung von Video-Konferenzen und großer Dateien
-Klare Regelungen mit der Familie, wann und wie eine Störung möglich ist
-Schonungslose Selbstprüfung, ob man für die Isolation im Home-Office geeignet ist beziehungsweise, ob man mit der sozialen Interaktion über Kollaboration-Tools zurechtkommt
-Klare Tages- und Arbeitsstrukturen zur Trennung von Familien- und Arbeitsleben in der Wohnung oder dem Haus
-Pausen- und Kernarbeitszeiten, in den konzentriert gearbeitet oder intensiv erholt wird
-Erarbeitung eines individuellen Ernährungs-, Sport- und Bewegungskonzeptes
-Klare Vereinbarung zur Arbeitsleistung, Arbeitszielen und -ergebnissen -Wenn vom Arbeitgeber nicht gestellt, eine basale Zeiterfassung, wie lange eine definierte Arbeitsleistung dauert

*Markus Dohm ist Leiter des Geschäftsbereichs Academy & Life Care bei TÜV Rheinland.

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