Lead Management Summit 2025 Wie KI den Mittelstand aus der Recruiting-Krise holen kann

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Im Wettbewerb um die besten Fachkräfte müssen Unternehmen kreativ werden: KI kann dabei unterstützen, die passenden Kandidatinnen ausfindig zu machen, den Bewerbungsprozess zu beschleunigen und die Candidate Journey zu verbessern.

Während Großkonzerne durch ihre starke Arbeitgebermarke und hohe Budgets meist noch genügend Bewerbungen erhalten, kämpfen viele Mittelständler mit unbesetzten Stellen. Studien zeigen, dass sich seit 2019 das Interesse von Hochschulabsolventen an kleinen und mittelständischen Unternehmen um 19 % verringert hat.

Gleichzeitig dauert die Besetzung einer offenen Stelle im Durchschnitt 130 Tage – in IT-Berufen sogar mehr als 200 Tage. Diese Entwicklung stellt KMU vor Herausforderungen – sie brauchen dringend Lösungen, um erfolgreicher im aktiven Recruiting zu werden, also Talente gezielt zu lokalisieren und zu gewinnen.

Künstliche Intelligenz als Gamechanger im Recruiting

Der Arbeitsmarkt ist bereits seit einigen Jahren ein Arbeitnehmermarkt, das heißt: Unternehmen müssen sich bei Talenten bewerben, nicht andersrum. Personalabteilungen sehen sich dadurch mit völlig neuen Aufgabenstellungen konfrontiert. Wo bewährte Maßnahmen nicht mehr greifen, lohnt es sich neue Wege zu gehen. KI kann Unternehmen an mehreren Stellen des Recruiting-Prozesses unterstützen:

• Automatisierte Profilerstellung: Mit KI lassen sich in wenigen Minuten detaillierte en-Personas basierend auf bestehenden Mitarbeiterdaten und Marktanalysen generieren.

• KI-gestützte Jobanzeigen: Algorithmen optimieren Stellenanzeigen in Echtzeit, um sie für die jeweilige Zielgruppe ansprechender zu gestalten.

• Automatische Vorauswahl: KI kann Bewerbungen in Sekundenschnelle nach Relevanz filtern, wodurch HR-Teams erheblich entlastet werden.

Ein Case aus der Praxis: Deutsche Telekom setzt auf KI im Recruiting

Die Deutsche Telekom hat in ihrem Recruiting-Prozess erfolgreich KI implementiert, um die Effizienz und Fairness zu steigern. Ein zentrales Element ist der HR-Chatbot "AskT", der auf Basis einer umfangreichen Wissensdatenbank HR-bezogene Fragen beantwortet. Dieser Chatbot fungiert als HR-Concierge und liefert personalisierte Antworten, beispielsweise zur Anzahl verbleibender Urlaubstage oder zu offenen Positionen.

Zudem kann "AskT" Fragen zur Rolle beantworten und somit die Erfahrung der en verbessern. Durch die Nutzung diskriminierungsfreier Sprache trägt der Chatbot außerdem zur Förderung einer inklusiven Kommunikation bei.

Diversität anstelle von Vorurteilen und Diskriminierung

Ein weiterer Schwerpunkt der Telekom ist das "Recruiting AI"-Tool, das darauf abzielt, en vorurteilsfrei mit passenden Stellen zu verknüpfen und Vorschläge aus der internen Mitarbeiterfähigkeitsdatenbank zu generieren. Das Thema Mitarbeiterentwicklung wird dadurch eng mit dem Recruitingprozess verknüpft. Eine fähigkeitsbasierte Vorauswahl fördert die Chancengleichheit im Bewerbungsprozess und stellt sicher, dass auch en mit unterschiedlichen Profilen berücksichtigt werden.

Menschen tendieren dazu, Mitarbeiter auszuwählen, die ihrem eigenen Profil ähneln – der sogenannte "Mini-Me-Bias" wird durch den Einsatz von „Recruiting AI“ vermieden. Die Folge: Es entstehen diversere Teams.

Zusätzlich testet die Telekom eine "Coaching AI", die es Managern ermöglicht, Interviews oder schwierige Gespräche mit Mitarbeitern zu simulieren. Dies dient der Vorbereitung und Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten der Führungskräfte: Verschiedene Gesprächsverläufe und Strategien können so vorab ausprobiert, die Wirkung der eigenen Wortwahl und des Tonfalls reflektiert werden.

Das erhöht die Gesprächsqualität für Mitarbeitende. Auch dieses Tool kann explizit dazu eingesetzt werden, um inklusive Führung zu fördern und für eigene Vorurteile zu sensibilisieren.

KI-gestützte Marketing-Kampagnen für bessere Kandidatenansprache

Sichtbarkeit und ein positives Image der Arbeitgebermarke sind heute wichtige Faktoren, um Talente für sich zu gewinnen. Erfolgreiches Recruiting sollte sich daher mit Tools aus dem Marketing beschäftigen, um potenzielle Interessenten zu erreichen. Auch hier kann KI eine große Unterstützung sein, gezielt Kampagnen ausspielen und potenzielle Bewerber über verschiedene Kanäle hinweg ansprechen:

• Personalisierte Werbung auf LinkedIn, Google und Facebook mit maßgeschneiderten Botschaften für jede Zielgruppe.

• Automatisierte E-Mail-Sequenzen, die Interessenten sanft durch den Recruiting-Funnel leiten.

• Landingpage-Optimierung durch KI-Analysen, um Konversionsraten zu verbessern.

Direktansprache mit KI: Talente gezielt finden

Passive Kandidaten – also Fachkräfte, die nicht aktiv auf Jobsuche, aber offen für Angebote sind – machen fast zwei Drittel des Marktes aus. KI kann durch Predictive Analytics genau die richtigen Talente identifizieren und gleich noch individuell ansprechen. Anschreiben, die sowohl den aktuellen Job als auch persönliche Informationen enthalten, haben eine höhere Erfolgsquote. So können Unternehmen ihre Reichweite erhöhen und den Kandidatenpool vergrößern.

Die konkrete Umsetzung

In der Theorie klingen die Möglichkeiten, die sich durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz bieten, zu schön um wahr zu sein. Entscheidend ist die Umsetzung. Und hier krankt es in vielen Unternehmen.

Grundlage einer erfolgreichen Transformation hinsichtlich Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz sind standardisierte Prozesse. Von der Bewerbung offener Stellen, über die Generierung von Interessenten bis zur Einstellung müssen Abläufe klar definiert sein. Nur dann kann Künstliche Intelligenz innerhalb dieser Prozesse effizient eingesetzt werden. Wenn hier keine Klarheit herrscht, erzeugt der Einsatz neuer Tools im schlechtesten Fall mehr Arbeit, statt für Effizienzgewinn zu sorgen.

Was heißt das konkret? Jedes Recruiting-Projekt sollte mit einem ausführlichen, standardisierten Briefing beginnen. Das hat zum einen den Effekt, dass alle Stakeholder ein gemeinsames Bild der gesuchten Person definieren. Zum anderen werden hier auch wichtige Details festgehalten und Wordings formuliert, die im weiteren Prozess wertvoll sind.

Ein solches Briefing lässt sich einfach digitalisieren und im Wortlaut transkribieren. Mit einem geeigneten Prompt lässt sich aus diesem Transkript – in Kombination mit weiteren Informationen – zum Beispiel eine erste Candidate Persona, ein Textvorschlag für die Direktansprache in Business-Netzwerken, Suchprofile oder auch die Zielgruppenansprache von Social Media Kampagnen generieren.

Schon dieses einfache Beispiel zeigt, wie wichtig der Standard-Prozess (in diesem Fall das gemeinsame Briefing mit vorbereitetem Gesprächsleitfaden) in Kombination mit Digitalisierung (automatische Transkription) ist, um im Anschluss Künstliche Intelligenz zu nutzen, welche zeitfressende Arbeitsschritte beschleunigt oder ersetzt.

KI prägt die Zukunft des Recruitings – vor allem in kleinen HR-Teams

Die vielfältigen Möglichkeiten und Angebote rund um KI-Anwendungen können abschreckend sein. Mittelständische Unternehmen müssen umdenken, wenn sie weiterhin wettbewerbsfähig bleiben wollen. KI-gestützte Recruiting-Prozesse ermöglichen nicht nur eine höhere Effizienz, sondern können auch die Qualität der eingehenden Bewerbungen verbessern. Wer frühzeitig auf KI setzt, sichert sich die besten Talente – und damit die Zukunft seines Unternehmens.

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