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B2B Vertrieb Wie können ERP Systeme im Vertrieb unterstützen?

Ein Gastbeitrag von Hilmar Brodner* 5 min Lesedauer

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Maximieren Sie Ihre Vertriebseffizienz mit ERP Systemen. Diese leistungsstarken Tools revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäftsprozesse steuern und Kundenbeziehungen pflegen. Erfahren Sie, wie sie den modernen Vertrieb unterstützen.

Mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet, verlaufen Prozesse reibungsloser. Ein ERP System bringt beispielsweise auch für den Vertrieb immense Vorteile.(Bild: frei lizenziert / Unsplash)
Mit den richtigen Werkzeugen ausgestattet, verlaufen Prozesse reibungsloser. Ein ERP System bringt beispielsweise auch für den Vertrieb immense Vorteile.
(Bild: frei lizenziert / Unsplash)

Im digitalen Zeitalter suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten und ihren Wettbewerbsvorteil zu maximieren. ERP Systeme (Enterprise Resource Planning) gehören zu den leistungsfähigsten Werkzeugen, die in diesem Zusammenhang zur Verfügung stehen.

Sie revolutionieren die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsprozesse steuern und ihre Ressourcen verwalten. Gerade im Vertrieb können ERP Systeme eine entscheidende Rolle spielen, denn moderner Vertrieb ist kundenorientiert und flexibel.

Er hat stets die Kundenbedürfnisse im Blick, reagiert schnell auf Marktentwicklungen und wählt immer den passenden Vertriebskanal. Vertriebsmitarbeiter verkaufen heute nicht mehr nur ein Produkt oder eine Dienstleistung. Vielmehr unterstützen sie ihre Kunden bei deren Entscheidungsprozessen. Und dafür brauchen sie eine solide Datenbasis in Form einer ERP Software.

Doch wie genau können ERP Systeme den Vertrieb unterstützen?

Was muss eine ERP Software können, um den Vertrieb voranzubringen?

Die Geschichte der ERP-Software reicht bis in die 60er Jahre zurück. Anfangs drehte sich alles um die Materialbedarfsplanung. Erst in den 90er Jahren kamen dann Module und Funktionalitäten für den Vertrieb hinzu. Diese hatten zunächst die Hauptaufgabe, den Verkauf von Produkten (oder Dienstleistungen) an Geschäftspartner abzubilden. Klassische Funktionen waren Angebote, Aufträge, die Versandabwicklung und die Rechnungsstellung.

Ab dem Jahr 2000 kam ein weiterer Begriff, das Customer Relationship Management (CRM), hinzu. CRM Komponenten unterstützten fortan Unternehmen dabei, sich konsequent auf ihre Kunden auszurichten und Kundenbeziehungsprozesse bewusst zu gestalten. Heute ist CRM häufig integraler Bestandteil von Vertriebssoftware und vielen ERP Systemen und mittlerweile Standard.

Funktionen wie Angebots- und Rechnungserstellung, Preis- oder Auftragsverwaltung sind also Bestandteil jeder herkömmlichen Software.

Was für moderne Funktionen sollte eine ERP Software heutzutage noch mitbringen?

Fokus auf Online Vertrieb

Guter Vertrieb bedeutet heute, den Kunden so früh wie möglich im Kaufprozess zu erreichen und ihm über die richtigen Vertriebskanäle gezielte Angebote zu unterbreiten. Dies gilt sowohl für den B2C als auch für den B2B Bereich. Denn rund die Hälfte aller Entscheider auf Kundenseite ist heute jünger als 35 Jahre. Doch wie kann ein ERP System im Vertrieb dazu beitragen, die Bedürfnisse dieser neuen Generation zu erfüllen?

Im Bereich des Online Vertriebs setzen ERP Anbieter auf verschiedene Strategien. Dazu gehören insbesondere Schnittstellen zu E-Commerce Lösungen sowie integrierte Webshops und B2B Portale.

Alle Daten aus dem ERP, einschließlich aktueller Artikelinformationen, Preise, Konditionen und Lagerbestände, sollten ohne Medienbrüche in Echtzeit zur Verfügung stehen. Diese Lösungen ermöglichen eine enge Kundenbindung und das Anbieten von Mehrwertdiensten ohne zusätzlichen Aufwand. Darüber hinaus trägt dieser Ansatz dazu bei, ein wichtiges Ziel der Digitalisierung zu erreichen: die vollständig papierlose Abwicklung von Geschäftsprozessen.

Interne Abwicklung darf nicht vernachlässigt werden

Die Aufgaben des Vertriebs beschränken sich jedoch nicht nur auf den Abschluss von Verträgen. Sie ist auch für die Pflege der Kundenbeziehungen, den Kundendienst und bestimmte Aspekte der internen Verwaltung zuständig. Nach dem Vertragsabschluss ändert sich jedoch der Schwerpunkt. Während der Vertrieb vorher hauptsächlich allein für das potenzielle Projekt verantwortlich war, rückt nach Vertragsabschluss die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen in den Mittelpunkt. In diesem Zusammenhang ist ein ERP System von großem Nutzen.

Ein Beispiel ist die interne Auftragsabwicklung: Nutzt der Vertrieb ein eigenständiges CRM System ohne ERP Anbindung, muss er nach Vertragsabschluss alle Auftragsdaten an die Produktion, Buchhaltung, Logistik und das Controlling weiterleiten. In einigen Fällen können auch Einkauf, Service, Marketing und andere Abteilungen beteiligt sein.

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Kunden- und Auftragsdaten sollten dem Außendienst jederzeit zur Verfügung stehen. Selbst wenn diese Abteilungen über ein ERP System miteinander vernetzt sind, muss der Außendienst alle Auftragsdaten per Excel-Import oder sogar manuell übertragen. Diese Methode ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Ein ERP System hingegen ermöglicht es, den Kundenauftrag direkt an andere Abteilungen weiterzuleiten. Hat der Kunde das Angebot angenommen, stehen alle relevanten Daten sofort allen Unternehmensbereichen zur Verfügung.

Mobile Verfügbarkeit

Im Vertrieb sind mobile Anwendungen besonders wichtig, da Außendienstmitarbeiter auch unterwegs auf aktuelle ERP Daten zugreifen müssen. Kunden erwarten, auch bei persönlichen Terminen, jederzeit individuell betreut zu werden. Die CRM Module moderner ERP Systeme sind daher in der Regel auch auf mobilen Endgeräten verfügbar.

Wichtig ist dabei, dass auch offline auf vertriebsrelevante Daten zugegriffen werden kann. Es ist unrealistisch zu erwarten, dass Außendienstmitarbeiter jederzeit und überall über eine Internetverbindung verfügen. Auf der anderen Seite bestehen häufig Sicherheitsbedenken im Offline Betrieb, da ein gewisses Maß an Kontrolle verloren geht. Aus diesem Grund sind mobile ERP Anwendungen in der Regel mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen ausgestattet. Diese erlauben zwar den Zugriff auf das ERP System ohne Internetverbindung, verhindern aber den unberechtigten Zugriff auf Daten.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Was bringt eine ERP Software für den Vertrieb, wenn man es mal auf den Punkt bringen möchte?

Effizientere Vertriebsprozesse: ERP Systeme können den Vertriebsprozess automatisieren und damit effizienter gestalten. Sie können Bestellungen, Rechnungen und Lieferungen verwalten, was den manuellen Arbeitsaufwand verringert und die Bearbeitungszeit verkürzt. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und kann den Umsatz steigern.

Bessere Kundenbeziehungen: Ein ERP System kann Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen und Vertriebsmitarbeitern einen umfassenden Überblick über die Kundenhistorie geben. Dazu gehören frühere Bestellungen, Zahlungshistorie, Anfragen und Beschwerden. Mit diesen Informationen können die Vertriebsmitarbeiter die Kundenbeziehungen verbessern und besser auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden eingehen.

Genauere Verkaufsprognosen: Ein ERP System kann historische Verkaufsdaten analysieren und daraus Prognosen für zukünftige Verkäufe erstellen. Dies hilft den Vertriebsmitarbeitern, ihre Verkaufsziele besser zu planen und zu erreichen. Außerdem können sie Trends frühzeitig erkennen und gezielte Verkaufsaktionen durchführen.

Fazit

ERP Systeme sind für den modernen Vertrieb unverzichtbar. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, die den Vertriebsprozess effizienter gestalten und eine bessere Kundenbeziehung ermöglichen. Durch die Integration von CRM Modulen in ERP Systeme können Vertriebsmitarbeiter auf alle kundenrelevanten Daten zugreifen und so eine individuelle und zielgerichtete Betreuung anbieten.

Die Möglichkeit, auch offline auf vertriebsrelevante Daten zugreifen zu können, ist insbesondere für Außendienstmitarbeiter von großer Bedeutung, die häufig ohne Internetverbindung arbeiten müssen. ERP Systeme können auch die interne Auftragsabwicklung verbessern, indem sie den Datenaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen automatisieren und damit den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit reduzieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ERP Systeme den Vertriebsmitarbeitern eine zentrale Datenbank zur Verfügung stellen, die es ihnen ermöglicht, effizienter zu arbeiten, bessere Kundenbeziehungen aufzubauen und genauere Verkaufsprognosen zu erstellen. All dies trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und letztlich auch den Umsatz zu steigern.

*Hilmar Brodner ist Geschäftsführer der SYNERPY GmbH.

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