Remote Wie On- und Reboarding aus dem Homeoffice gelingt

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Deutschland ist vor dem Corona-Virus ins Homeoffice geflüchtet, dennoch starten auch in dieser Phase neue Kollegen in den Job und müssen ongeboardet werden. Gleichzeitig wechseln Kollegen auch innerhalb des Unternehmens den Job, kehren aus der Elternzeit zurück oder kämpfen nach etlichen Wochen im Homeoffice mit dem neuen Corona-Alltag im Büro.

Aufgrund zahlreicher Lockerungen steht der Rückkehr ins Büro nichts mehr im Wege – nach über zehn Wochen Homeoffice eine ganz neue Situation, auf die sich Mitarbeiter und Unternehmen einstellen sollten: Dies bedeutet eine große Herausforderung für HR, den intern ohnehin oft schon mangelhaften On- und Reboarding-Prozess in der aktuellen Krise fortzuführen. Doch ohne gute Einarbeitung und soziale Integration keine (engagierten) Mitarbeiter – eigentlich eine einfache Rechnung. Doch wie kann gutes On- und Reboarding in Zeiten gelingen, in denen Social Distancing oberste Bürgerpflicht ist?

Warum Reboarding so wichtig ist

Nicht nur „neue“ Mitarbeiter müssen mit gezielten Onboarding-Maßnahmen angesprochen und abgeholt werden, auch in der aktuellen Krise. Doch 94 Prozent der Unternehmen schenken einer durchdachten Einarbeitung von bestehenden Mitarbeitern keine Beachtung. Dabei muss auch ein zurückgekehrter Kollege, der Reboardee, erst wieder Fuß im Unternehmen fassen. Als einfache Faustregel gilt: Je länger er nicht im Unternehmen gearbeitet hat, desto intensiver muss er begleitet werden. Schließlich hat sich seit seinem Weggang viel verändert und die Kosten eines missglückten Einarbeitungs- und Integrationsprozesses sind bei einer internen (Wieder-)Einstellung nicht geringer als bei einer externen Einstellung. Schließlich ist der Mitarbeiter bereits gut im Unternehmen vernetzt und trägt seine Enttäuschung viel weiter ins Unternehmen als dies ein neuer Mitarbeiter tun würde. Häufen sich solche Fälle, spricht sich dies herum und interne Besetzungen einer ausgeschriebenen Stelle werden von den eigenen Mitarbeitern vermieden und eher kritisch betrachtet. Darüber hinaus können Unternehmen damit einen wichtigen Kanal für Ihr Recruiting verlieren.

Sicherheit steht an erster Stelle

Folgendes hat hier oberste Priorität: Prävention ist besser als Intervention – Unsicherheit, ob der Jobwechsel auch in unsicheren Zeiten gelingen wird, sollte erst gar nicht aufkommen. Das gilt sowohl für neue Kollegen, die aus einem anderen Unternehmen wechseln, als auch für bestehende Mitarbeiter. Egal ob der On- oder Reboardee schon aktiv arbeitet oder ob er seinen ersten Arbeitstag noch vor sich hat – bestehende Ängste müssen wahrgenommen und schnellstmöglich abgebaut werden. Transparenz und eine ehrliche, offene Kommunikation sind hier gefordert.

Passende Infrastruktur schaffen

Ohne die richtige technische Ausrüstung gestaltet sich das Remote On- und Reboarding allerdings schwierig. Es muss vor Arbeitsbeginn sichergestellt sein, dass jedem neuen Mitarbeiter ein Laptop mit VPN-Zugang zur Verfügung gestellt wird – zur Not auf postalischem Wege im Zuge eines Welcome Packages. Ebenso sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass alle wichtigen Standard- und mitarbeiterspezifischen Programme installiert sind.

Da alltägliche Teamaktivitäten, wie der gemeinsame Team-Lunch oder regelmäßige Kaffeepausen, in Zeiten wie der Corona-Krise wegfallen, müssen alternative Integrations-Wege gegangen werden.

Hier einige Punkte, die helfen, neue und „alte neue“ MitarbeiterInnen auch aus der Ferne gut ins Boot zu holen:

• 1. Soziale und fachliche Integration: Bei einem internen Wechsel sollte unbedingt die soziale Integration in das entsprechende Team sowie die fachliche Einarbeitung im Vordergrund stehen. Auch hier freut sich der neue Kollege über einen herzlichen Empfang und eine vorbereitete Umgebung. Da sich das Team mit jedem „Neuen“ neu formiert, verbessert auch hier ein Teamevent nach zwei bis drei Monaten das Teamklima und die Zusammenarbeit. Auch bei internen Wechslern ist eine strukturierte und persönlich zugeschnittene Einarbeitung unbedingt Pflicht, um den Reboardees eine Übersicht über ihre neuen Tätigkeiten zu geben und die fachliche Einarbeitung zu unterstützen. Der bereits in der Preboarding-Phase begonnene Dialog mit Chef, HR und dem Paten sollte auch mit dem Start weitergeführt werden. Ein täglicher Anruf, wie es dem neuen Kollegen geht, ist Pflicht – abseits von allem Operativem.

• 2. Feedback und Mitarbeitergespräche: Konstruktives Feedback ist hier ganz besonders wichtig und fördert die Motivation des On- und Reboardees. Natürlich sollte das Ganze keine Einbahnstraße sein: Feedback des neuen Mitarbeiters ist für Unternehmen ein unschätzbares Gut, denn dieser bringt einen neuen und frischen Blick auf eingefahrene Arbeitsstrukturen mit und liefert vielleicht die ein oder andere Möglichkeit zur Prozessoptimierung.

• 3. Onboarding-Software: Lediglich zwölf Prozent der Unternehmen setzen bislang auf Software-Unterstützung im Onboarding-Prozess – ein verheerendes Ergebnis und klarer Nachteil für Unternehmen. Die neuen Mitarbeiter werden bereits vor dem Start via Onboarding-App virtuell abgeholt und lernen hier in ersten Schritten die Firmenkultur kennen. Schon vor dem ersten Arbeitstag können Informationen, Aufgaben und Termine remote hochgeladen werden, um so einen lückenlosen Prozess der Einarbeitung zu garantieren – voll umfänglich beim mobilen Arbeiten oder als Unterstützung für das Büro.

#experte

„Hannes managt“

Hannes im Lockdown

In Ausnahmesituationen wie der derzeitigen ist eines besonders wichtig: Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter zu haben und auch Onboardees/Reboardees, trotz erschwerter Bedingungen, den Einstieg so leicht wie möglich zu machen.

Um auch den „alten Hasen“ die neue Teamzusammenstellung schmackhaft zu machen, sollte gespiegelt werden, dass auch sie von internen Wechseln profitieren. Denn grundsätzlich bringt der Neuzugang, beispielsweise aus anderen Unternehmensbereichen, viele neue Impulse und Erfahrungen mit. Ganz ähnlich, als käme der neue Kollege aus einer anderen Firma. Dies erfordert eine offene, wertschätzende Atmosphäre im Team, die von der Führungskraft vorgelebt werden muss.

* Veit Lemke ist bei der Haufe Group für die Weiterentwicklung des Themenfeldes „Mitarbeiter-Onboarding“ verantwortlich.

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