Advertorial: Messe- und Eventplanung von heute Wie professionelles Besuchermanagement Daten verwertbar macht

Die Einladungen sind verschickt, der Stand oder die Location steht, das Programm ist wohl durchdacht und die Zielvorstellungen klar definiert. Das Event kann also starten. Oder doch nicht?

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Messen und Events sind für B2B-Unternehmen eines der wichtigsten Marketinginstrumente, da sie sich dort mit ihren Kunden persönlich austauschen und neue Kontakte generieren. Doch reicht es, eine Veranstaltung oder einen Messeauftritt im Vorfeld zu planen, Kunden und Geschäftskontakte einzuladen und das erstellte Konzept dann einfach abzuwickeln? Wir haben mit Mirko Voges, Leiter Sales & Marketing bei STR8 und Senior Projektleiter bei ray.seven, darüber gesprochen, was es mit professionellem Besuchermanagement auf sich hat und warum Unternehmen nicht auf automatisierte und personalisierte Prozesse verzichten sollten.

Herr Voges, für den professionellen Auftritt einer Firma ist ein modernes Besuchermanagement essenziell. Wie funktioniert so ein System – vor allem im Hinblick einer fortschreitenden Automatisierung?

Um automatisierte und personalisierte Prozesse festlegen beziehungsweise planen zu können, benötigt man Informationen, die erfasst, ausgewertet und verwertet werden müssen. Ein Beispiel hierfür ist eine persönliche Dankes-E-Mail: Sie versorgt Besucher auf einem Messestand oder einer Veranstaltung automatisch mit gezielten – beispielsweise mit im Gespräch zuvor definierten – Inhalten.

Beim Besuchermanagement geht es im Grunde aber nicht nur um die Betreuung der Besucher, sondern um alle Belange des Personen-, Projekt- und Materialmanagements. Den Fokus bestimmt hierbei die Art der Veranstaltung: Während auf Messen meist das Lead Management oder die Mitarbeiterverwaltung im Vordergrund stehen, konzentriert man sich auf Kongressen oder anderen B2B-Veranstaltungen stärker auf das Einladungs- oder Gästemanagement. Zudem funktioniert professionelles Management heutzutage – im Vergleich zu früher – nicht mehr auf der Grundlage von Excel-Listen. Marketer und Eventplaner müssen alle projektbezogenen Informationen zentral und zu jeder Zeit einsehen und auswerten können. Die Anzahl der aktuellen Anmeldungen für ein Event oder die gegenwärtige Anzahl an Leads auf einem Messestand sind wichtige Kennzahlen, auf deren Basis die nächsten Budgetentscheidungen getroffen oder gezielte Follow-Ups angstoßen werden.

Wie können verschiedene Systeme – beispielsweise CRM und Lead Management – nachhaltig integriert werden, sodass ein effektives Besuchermanagement gewährleistet wird?

Sehr einfach! Sind die Daten bei der Gästeregistrierung bereits online erfasst, so können diese mit einem Lead Management System (zum Beispiel mittels eines Tablets direkt vor Ort) verknüpft und integriert werden. Durch diese schnelle Übernahme in ein bestehendes CRM stehen die ermittelten Daten dem Vertrieb und dem Marketing für weitere Aktionen im Grunde sofort zur Verfügung.

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Über den Interview-Partner:

Mirko Voges ist seit Februar 2010 Leiter Sales & Marketing bei STR8 in Hannover. Zudem betreut er das Tool ray.seven als Senior Projektleiter. Zuvor war er 2006 als Assistent der Geschäftsführung im Nachwuchsleistungszentrum von Hannover 96 tätig und verantwortete von 2007 bis 2009 als Leiter Sponsoring die Veranstaltung „Hannover Firmenlauf“.

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