Advertorial: Messe- und Eventplanung von heute

Wie professionelles Besuchermanagement Daten verwertbar macht

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Welche Prozesse müssen vor, während und nach einer Veranstaltung berücksichtigt werden?

Ein wichtiger Punkt hierbei ist das Thema Schnittstellen. Womit ich nicht nur elektronische Schnittstellen meine. Daten, die zum Beispiel im Rahmen einer Lead Management-Lösung mit ray.seven auf einer Messe erfasst werden, sollten im Idealfall sofort und sinnvoll im CRM zur Verfügung stehen. Genauso, wie Informationen von Gästen einer Veranstaltung – ob sie zum Beispiel ein Hotelzimmer benötigen oder sich als Aussteller in einem Ausstellerportal registrieren – schnellstmöglich den richtigen Personen zur Verfügung stehen sollten. Das alles natürlich automatisiert und für sie als verantwortlichen Eventplaner zentral und jeweils aktuell einsehbar. Diese Prozesse gilt es für die Phasen eines Events zu definieren.

Wie gelingt es, Besucher in allen Phasen, also vor, während und nach der Veranstaltung, optimal zu betreuen? Welche Prozesse müssen hierbei beachtet werden?

Dies hängt komplett von den Zielen der Veranstaltung ab. Deshalb gilt zunächst: Definieren Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung. Danach sollten die Besucher in jede Phase mit eingebunden werden: Vor der Veranstaltung erhält der Gast automatisch sein e-Ticket, während des Events kann er über die Veranstaltungs-App Workshops und Vorträge buchen und bewerten oder aktuelle Informationen über die Parkplatzsituation abrufen. Im Anschluss an die Veranstaltung erhält er dann automatisch ein Mailing mit personalisierten Informationen.

Welche Stolpersteine oder Probleme können auftreten?

Auch Daten haben Gefühle. Das bedeutet, sie wollen gepflegt, geschützt und beachtet werden und dies schnell und vollständig. So stellen unvollständige Daten ein echtes Risiko dar – oder auch Daten, die nicht beachtet werden. Ein weiterer Stolperstein lauert, wenn Sie Ihr Event auf Basis falscher Zahlen planen oder wenn am Projekt beteiligte Kollegen mit ganz anderen Zahlen arbeiten, weil sie mal wieder die falsche Excel-Liste haben. Hotelzimmer und Catering sind beispielsweise bei vielen Veranstaltungen ein erheblicher Kostenfaktor, der sich aber mit den richtigen Informationen zur richtigen Zeit viel besser planen und gegebenenfalls sogar reduzieren lässt.

Können diese Abläufe mithilfe technischer Lösungen vereinfacht oder komprimiert werden?

Ja. Wir haben mit ray.seven Live-IT ein online basiertes System geschaffen, das individuell je nach Veranstaltungsformat auf alle Anforderungen des Kunden und des Projektes in Form einer ganzheitlichen Lösung abgestimmt wird. Ob Sie „nur“ Leads über eine Tablet Lösung auf Messen erfassen wollen, oder ob Sie für Ihre zweitägige Hausmesse mit 10.000 Besuchern neben einem Teilnehmermanagement inklusive Event-App noch eine Workshopverwaltung und ein Ausstellerportal benötigen. Live-IT-Systeme umfasst mit ray.seven all diese und weitere Punkte in einer Lösung.

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