Zeitmanagement 4 Zeitfresser, die Sie 2020 vermeiden sollten

Wer hat an der Uhr gedreht? Diese Frage stellen wir uns kurz vor dem Jahreswechsel sehr häufig. Ist denn schon alles erledigt, was für das Jahr geplant war? Im beruflichen Alltag lauern einige Zeitfresser, die wir vermeiden sollten, um im nächsten Jahr effektiver Aufgaben erledigen zu können.

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Irgendwie ist jeder Mitarbeiter gehetzt auf der Arbeit, überall fehlt es an Zeit und die harte Deadline hängt stets unerbittlich im Nacken. Doch das Problem scheint hausgemacht. Vielleicht fiele es Mitarbeitern leichter die Deadlines einzuhalten, sie nicht soviel Zeit darauf verwenden würden, die Arbeitsschritte zu planen, abzuwägen oder Meetings darüber zu halten, wie und ob jeder die Deadline einhalten wird und kann. Gut, ein Meeting über die Einhaltung von Deadlines scheint an dieser Stelle etwas weit hergeholt – oder vielleicht doch nicht?

Fakt ist, dass jeder Angestellte seine Zeit mit vielen Aufgaben verbringt, die das Erreichen des Ziels nicht wirklich unterstützen, sondern es noch weiter in die Ferne rückt und so der Eindruck entsteht, der Zeit hinterherrennen zu müssen. Wirklich produktiv, so die Erkenntnis einer Studie, arbeiten wir wohl nur 27 Prozent unserer Arbeitszeit. Womit aber verbringen wir dann die restlichen Stunden?

1. Zeiterfassung

Vielen verhasst, doch in vielen Unternehmen Standard oder auch zwingende Notwendigkeit: das Timesheet. Motivierte Gesellen tracken ihre Zeit andauernd und immer sofort und springen so stets zwischen Aufgabe und Zeiteintrag hin und her. Ein löbliches Verhalten, das aber sicherlich nicht dem schnellen und konzentrierten Arbeiten zuträglich ist. Die eigene Arbeit genau zu dokumentieren ist ein enormer Zeitaufwand, denn die Aufgaben müssen festgehalten, zugeordnet und mit dem entsprechenden Zeitaufwand versehen werden. Hat man nur einen kleinen Zuständigkeitsbereich mit wenigen und eindeutig zuordenbaren Aufgaben, dann gehört man zu den Gewinnern, denn langwieriges Sinnieren darüber, welchem Tätigkeitsbereich die eben ausgeführte Arbeit zugeordnet werden könnte, ist nicht notwendig.

Die meisten werden sich mit einem komplexen Konstrukt an Aufgaben und Tätigkeitsfeldern konfrontiert sehen und viel Zeit mit Gedanken der Zugehörigkeit ihrer geleisteten Arbeit zubringen. Wer sich erst am Ende des Tages dem Tracking seiner Arbeitszeit widmet, der darf sich über ein Puzzle an Erinnerungen, Notizen und halbfertigen Einträgen freuen, die es zu einem schlüssig ausgefüllten Timesheet zusammenzubringen gilt. Natürlich muss hier die Frage erlaubt sein, warum hier mit Methoden aus der Steinzeit unnötig wertvolle Arbeitszeit gestohlen wird und worunter eigentlich der Zeitaufwand für die Zeitaufwandserfassung erfasst wird.

2. Meetings

Ja, es sieht zunächst nach Arbeit aus und es sind auch alle dabei, mit denen für gewöhnlich gearbeitet wird, aber dem Projektfortschritt dienlich sind Meetings nicht unbedingt. Schon gar nicht, wenn sie übertrieben lang sind und ohne Plan und Ziel abgehalten werden. Wer kein Ziel verfolgt, der wird am Ende des Meetings auch kein Ergebnis haben, außer vielleicht weniger Zeit für die eigentliche Arbeit. Meetings sind absolute Zeitvernichter.

Abgesehen von dem Meeting selbst, gibt es weitere Faktoren, die wertvolle Arbeitszeit verbrauchen. Wer muss teilnehmen? Was gibt es für das Meeting vorzubereiten? Was ist ein guter Zeitpunkt für alle und innerhalb des Projekts? All diese Faktoren müssen im Vorfeld bedacht und koordiniert werden und das ist nur ein geringer Bruchteil des Planungsaufwands. Ehe man sich also dazu hinreißen lässt, ein weiteres Meeting für die Auswahl der Kaffeebohnen einzuberufen, sollte man immer abwägen, ob es die eigene Zeit und die Zeit der Kollegen wirklich Wert ist. Abgesehen davon, dass das Wer und Warum sorgfältig bedacht werden sollte, können auch kürzere Meetings mit einer höheren Frequenz die Produktivität steigern.

3. Kommunikation (wirklich!)

Kommunikation ist natürlich super wichtig für einen erfolgreichen Arbeitsablauf, doch leider ist sie in vielen Arbeitsumfeldern auch ein Störfaktor. Wer ständig Mails erhält, noch dazu nebenher in einem Chat mit den Kollegen kommuniziert und vielleicht noch weitere Tools oder auch Social Media zum Austausch nutzt, wird sicherlich die Minuten am Tag ohne das Aufpoppen eines Alerts im Sichtfeld an einer Hand abzählen können. Und das sind nur die digitalen Faktoren. Unter diesen Voraussetzungen fokussiert zu arbeiten, ist nahezu unmöglich. Viel zu häufig lässt man sich von den Nachrichten aus der Konzentration reißen. Mitunter auch mit dem Gedanken, dass es vielleicht für die aktuelle Aufgabe und deren Fortgang wichtig sein könnte. Das ist jedoch eher selten der Fall, aber ein guter Vorwand für das eigene Gewissen.

Der Wust an Überkommunikation kann zudem auch den Effekt haben, dass der Überblick verloren geht und am Ende des Tages gar nicht mehr klar ist, wer für was zuständig ist. Das kann zur Folge haben, dass Tasks übersehen werden und unerledigt bleiben oder aber zweifach erledigt werden. Zweimal ist meist vermutlich besser als keinmal, aber so wirklich effektiv ist beides nicht. Wenn es also irgendwie möglich ist, sollte die Kommunikation pro Projekt auf einen Chatkanal reduziert werden. So lässt sich der Fortgang des Unterfangens gut nachvollziehen, wer später dazukommt, kann sich leichter einarbeiten und Absprachen oder geteilte Unterlagen sind für alle Beteiligten leichter auffindbar.

4. Zeit sparen

Das klingt zunächst vielleicht etwas paradox, aber wer versucht die Arbeit von vier Stunden in zwei zu quetschen, um vielleicht als besonders engagiert in der Chefetage aufzufallen, der zahlt am Ende womöglich doppelt drauf. Klar, es gibt Menschen, die Aufgaben schneller abarbeiten können als andere und das auch eine Zeit lang problemlos durchhalten, doch die Regel sind sie nicht. Das System Mensch ist eben auch nur begrenzt belastbar. Und diese Grenze gibt es nicht ohne Grund, denn wird sie überschritten, dann steigt für gewöhnlich die Fehlerquote und Überlastung als Dauerzustand führt zum Kollaps beziehungsweise Burnout. Wer also richtig Gas gibt, um Kunden, Chefs und Kollegen zu beeindrucken, der lässt es am Ende entweder an Qualität missen oder – und das ist fatal – verfälscht die Berechnungsgrundlage für die realistische Zeitkalkulation künftiger Projekte.

Damit werden unrealistische Maßstäbe gesetzt, die sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmen selbst in Mitleidenschaft ziehen. Am Ende ist der Auftraggeber nicht mit der Qualität und dem zeitlichen Ablauf zufrieden oder die Gewinnspanne des Unternehmens schrumpft, da die veranschlagten Kosten weit überschritten wurden und das System Mensch macht schlapp. Es ist also ratsam, wirklich so viel Zeit zu nutzen, wie eine Aufgabe eben braucht und nicht die Basis des eigenen künftigen Burnouts zu schaffen. Auch jeden Tag Überstunden zu machen, um fehlende Zeit wieder reinzuholen, ist kontraproduktiv. Das führt wiederum nur zu schlechterer Qualität, weniger Kreativität und eben geringerer Produktivität – von steigender Unzufriedenheit ganz zu schweigen.

Der produktive Arbeitsalltag wird weiter eine Herausforderung bleiben, aber wir sollten es uns auch nicht unnötig schwer machen. Jedes Team muss hier seinen eigenen Weg, die geeigneten Tools und vor allem die richtige Balance finden, um Ende 2020 nicht wieder vor der altbekannten Frage zu stehen: „Wer hat an der Uhr gedreht?“

* Sean Hoban ist Mitgründer und CEO von Kimble Applications.

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