Digital Asset Management 5 Gründe, warum Webshop-Betreiber ein DAM-System brauchen

Autor / Redakteur: Gunter Leonhardt* / Viviane Krauss

Um erfolgreichen E-Commerce zu betreiben setzen viele Unternehmen auf einen eigenen Onlineshop. Egal ob mit diesem B2C oder B2B Kunden angesprochen werden – der Mensch hinter dem Bildschirm muss vom Produkt überzeugt werden. Dies geschieht meist über Bilder und Videos. Wie Sie mit Hilfe einer DAM Lösung den Überblick behalten, lesen Sie hier.

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Ein Bild muss individuell bearbeitet und händisch in die Systeme eingepflegt werden. Das braucht Zeit und wahrscheinlich sogar mehrere Mitarbeiter. Ein DAM-System kann diesen Prozess komplett übernehmen.
Ein Bild muss individuell bearbeitet und händisch in die Systeme eingepflegt werden. Das braucht Zeit und wahrscheinlich sogar mehrere Mitarbeiter. Ein DAM-System kann diesen Prozess komplett übernehmen.
(Bild: gemeinfrei / Unsplash)

Ein wichtiger Touchpoint der Customer Journey ist im Onlinehandel vor allem der Webshop, in dem das Produkt erworben wird. Um Kunden hier ein optimales Online-Einkaufserlebnis zu bieten, benötigen Webshops viel Pflege. Während Kunden im Laden Artikel betrachten und anfassen können, helfen im Onlinehandel umfassende Produktinformationen und vor allem Bilder und Videos des Produkts bei der Kaufentscheidung. Neben reinen Produktbildern werden daher meist auch Imagebilder eingebunden. Diese zeigen das Produkt in Benutzung und können aus Marketingsicht meist noch anderweitig verwendet werden – zum Beispiel auf den Social-Media-Kanälen des Unternehmens oder im gedruckten Produktkatalog. Eine Digital Asset Management (DAM) Lösung kann Webshop-Betreiber unterstützen, den Überblick über diese Bilderflut zu behalten.

1. DAM beschleunigt die Suche nach der passenden Datei

Was im Onlineshop ansprechend aussieht, kann im Hintergrund großen Verwaltungsaufwand verursachen, der von mehreren Personen betrieben werden muss. Insbesondere die Suche nach Dateien kann dabei viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn diese lokal abgelegt oder in einzelnen Systemen, wie dem CMS oder PIM-System vergraben werden. Selbst wenn es einen zentralen Dateienserver gibt, sind Dateien dort meist in einer verschachtelten Ordnerstruktur versteckt. Vor allem neue Kollegen oder externe Partner finden sich in diesen historisch gewachsenen Strukturen oft nur schwer zurecht. Auch die Benennung von Dateien ist nicht immer einheitlich. Oder Dateien werden doppelt und dreifach abgelegt, insbesondere wenn Bilder nicht nur auf der Website Verwendung finden und daher vielfältige Versionen und Varianten entstehen. Die Originaldateien sind dann nur schwer auffindbar oder die gefundene Datei liegt in ungeeigneter Auflösung oder Format vor. Solche Probleme können viel Zeit kosten!

Mit einem DAM-System werden alle digitalen Dateien, wie Grafiken, Videos, Musik- oder Textdateien, an einem zentralen Ort gespeichert, verwaltet und den Nutzern zugänglich gemacht. Diese können sich von der klassischen Ordnerstruktur lösen und Dateien auch ohne die Hilfe von Kollegen deutlich schneller finden. Dies ist über intelligente Suchfunktionen und die Verwendung von Metadaten möglich. Das sind Informationen, die im DAM-System an der Datei hinterlegt werden. Manche DAM-Systeme bieten zusätzlich die Möglichkeit, über eine Ähnlichkeitssuche Bilder desselben Produktes einfacher zu finden.

2. DAM macht Workflows effizienter

Bis ein Produktbild im Webshop landet, ist es manchmal ein langer Weg vom abgelichteten Artikel bis hin zum finalen Bild im Web. Ein DAM-System kann diesen Weg vereinfachen: Der Fotograf, der die Produktbilder schießt, kann diese etwa über einen Uploadlink direkt auf das System laden. In diesem Zug können die Bilder direkt mit den passenden Artikelnummern der abgebildeten Produkte versehen werden. Das DAM-System informiert den verantwortlichen Mitarbeiter aus dem E-Commerce-Team automatisch. Dieser kann die Bilder, welche weiterbearbeitet werden sollen, markieren. Über eine Notizfunktion kann er direkt am Bild vermerken, was geändert werden soll oder worauf die Grafiker bei der Bearbeitung achten sollen. Nach der Bearbeitung müssen die Änderungen nur final für die weitere Nutzung freigegeben werden. Auch diese Markierung erfolgt direkt im System und ist für alle Nutzer deutlich sichtbar. So kann ein DAM-System nicht nur die Suche nach der freigegebenen Datei beschleunigen, sondern auch Bearbeitungs- und Korrekturschleifen enorm verkürzen.

3. DAM nimmt unnötige Arbeit ab

Nachdem das Produktbild fertig bearbeitet wurde, muss es noch an die verschiedenen Systeme wie den Webshop, das CMS oder PIM-System verteilt werden. Jedes System, in dem das Bild angezeigt werden soll, hat jedoch unterschiedliche Anforderungen (zum Beispiel Größe, Format, Farbraum etc.). Daher muss das Bild entsprechend individuell bearbeitet und händisch in die Systeme eingepflegt werden. Das braucht Zeit und wahrscheinlich sogar mehrere Mitarbeiter, die sich mit Bildbearbeitung und den jeweiligen Systemen auskennen. Ein DAM-System kann diesen Prozess komplett übernehmen: Der Fotograf hat durch die Angabe der Artikelnummer an der Bilddatei direkt bei der Erstellung des Fotos einen automatischen Workflow ausgelöst. Dieser verknüpft die im PIM-System hinterlegten Produktinformationen mit der Datei. Mit den richtigen Schnittstellen muss das Originalbild dann nicht händisch an jeder Stelle ausgetauscht werden, sondern wird direkt im richtigen Format dorthin übermittelt. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Solche eingerichteten automatischen Abläufe sorgen dafür, dass Kunden im Onlineshop stets die passenden Bilder zum Produkt in bester Qualität vorfinden.

4. DAM erleichtert (internationale) Markenführung

Auch internationale Partner, die einen eigenen Webshop in ihrer Landessprache betreiben oder internationale Kollegen können gemeinsam auf alle relevanten Dateien zugreifen und mit Ihnen arbeiten. Die Benutzeroberfläche eines DAM-Systems kann auf verschiedene Sprachen angepasst werden, sodass es auch Kollegen aus unterschiedlichen Ländern unkompliziert nutzen können. Hilfreiche Features, wie zum Beispiel die automatische Übersetzung von eingegebenen Schlagwörtern machen Dateien für alle schnell und einfach auffindbar. So haben Partner stets aktuelle Bilder und Produktbeschreibungen zur Verfügung. Die Marketingabteilung hingegen hat die Gewissheit, dass alle Markenstandards eingehalten werden. Denn sie haben die Kontrolle darüber, welche Originalbilder zur Verwendung freigegeben werden. Dabei kann vom Administrator festgelegt werden, wem welche Dateien im System angezeigt werden oder welche Dokumente zum Beispiel nur für das interne Marketing-Team zugänglich sind. Ein weiterer Vorteil: Auch Mitarbeiter ohne die passenden Programme können bei einigen DAM-Systemen zum Beispiel die Vorschau von Photoshop- oder InDesign-Dateien ansehen.

Bildergalerie

5. Mit einem DAM-System werden teure Lizenzfehler vermieden

In einem Webshop kommen häufig viele unterschiedliche Bilder aus verschiedenen Quellen zum Einsatz. In einem DAM-System können Lizenzrechte für alle Bilder direkt an der Datei vermerkt werden, sogar automatisch: Lizenzverträge werden mit den dazugehörigen Bilddateien verknüpft und per Texterkennung ausgelesen. Der aktuelle Lizenzstatus aus dem Vertrag wird direkt am Bild im System angezeigt oder Nutzer bei ablaufenden Lizenzen gewarnt. So sorgt ein DAM-System dafür, dass Lizenzen eingehalten werden und erspart Unternehmen unnötige Rechtsstreitigkeiten.

Dies sind nur fünf Beispiele, die zeigen, wie Mitarbeiter im E-Commerce mit Hilfe eines Digital Asset Management Systems wertvolle Zeit einsparen können. Nicht alle DAM-Systeme bieten jedoch dieselben Funktionen, sodass sich bei der Wahl des passenden Systems eine genaue Recherche lohnt. Auch preislich gibt es zum Teil große Unterschiede: Viele Anbieter, die auf den ersten Blick günstig erscheinen, lassen sich interessante Features zusätzlich teuer bezahlen. Daher sollte man lieber ein System wählen, das von Anfang an ein gutes Gesamtpaket bietet.

*Gunter Leonhardt ist Geschäftsführer der PEAK-14 GmbH

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